La digitalización de documentos es determinante dentro del proceso de transformación digital de las empresas. Esta es una inversión tecnológica que aporta beneficios esenciales para el negocio. Además, tras la situación generada a raíz de la crisis sanitaria y económica por la COVID-19, muchas empresas se han visto en la necesidad de digitalizar todos sus procesos, fomentando el teletrabajo y la adquisición de datos en tiempo real. Por ello, desde FROST estamos seguros que es de vital importancia reunir todas y cada una de las ventajas de la digitalización de documentos.
Impulse su negocio con los 10 beneficios de digitalización :
- Respetuoso con el medio ambiente: menos papel significa menos desperdicio. Gracias a la digitalización, podemos contribuir a preservar el Medio Ambiente y a evitar el derroche de papel de forma excesiva e innecesaria. el medio ambiente te lo agradecerá.
- Mejor capacidad de almacenamiento: ¿Qué ocupa más espacio: una habitación llena de archivadores o un solo disco duro? Los archivos y documentos impresos implican una necesidad de almacenamiento físico. Gracias a la digitalización, ese espacio puede destinarse a otro fin más necesario, como por ejemplo, la creación de una zona de trabajo más cómoda.
- Recuperación rápida de archivos: en lugar de recorrer innumerables carpetas, simplemente escriba lo que está buscando en una barra de búsqueda y encuéntrelo al instante. En el caso de un archivo online, obtienes el valor de la inmediatez como usuario. A lo largo de la jornada de trabajo, estas búsquedas son tan frecuentes y necesarias que, al optimizar los tiempos en estas tareas son muchos los minutos que ganas al final de la jornada.
- Colaboración más fácil y rápida: omita la tarea de hacer copias de archivos para compartir con sus compañeros de trabajo. Envíelos por correo electrónico y colabore en tiempo real, incluso cuando no esté en la misma sala.
- Accesibilidad fácil: es mucho más fácil para los empleados hacer clic en una carpeta de archivos que revisar los gabinetes. Varias personas pueden buscar simultáneamente para obtener aún más accesibilidad.
- Mayor organización: no puede poner miles de archivos en una carpeta en un gabinete, pero puede hacerlo con un disco duro.
- Mayor seguridad: Olvídese de cerraduras y llaves, Los archivos de documentos digitales están encriptados y seguros; Se necesitará más que un martillo para acceder a sus documentos, sin embargo Un sistema digital ofrece medidas de seguridad para filtrar el acceso a los contenidos.
- Ahorre en recursos: deje de comprar papel y tóner para documentos físicos y ahorre dinero en suministros de oficina.
- Mejor recuperación de datos: las copias de seguridad digitales pueden restaurar sus archivos, incluso después de una falla grave en el sistema utilizado. Si pierde sus archivos en papel, se habrán ido para siempre.
- Longevidad del archivo: los archivos en papel se desgastan con el tiempo. Los documentos digitales se mantienen impecables para siempre.
¡Contáctanos! Y Conozca cómo Frost puede ayudar a su empresa a implementar una estrategia de digitalización de documentos y aprovechar todas las ventajas para su empresa.