[vc_row][vc_column][vc_column_text]Los documentos son el alma de una empresa. Sin embargo, si su empresa aún ejecuta un sistema manual en papel, puede arruinar fácilmente su presupuesto.
Con la creciente disponibilidad de servicios de gestión documental digitales, la implementación de soluciones de gestión documental puede ser de gran ayuda para usted; reduzca costos, mejore su proceso comercial y aumente la productividad.
A continuación, se muestran 10 formas en que un software de gestión documental (DMS) podría ahorrarle a su empresa altos costos operativos y automatizar los flujos de trabajo.
1.- Menores costos de suministros y equipos de almacenamiento.
En primer lugar, el cambio de un sistema manual en papel a un sistema de gestión de procesos digitales elimina la necesidad de comprar costosos equipos de almacenamiento y otros suministros relacionados. Esto incluye elementos como archivadores, impresoras, archivos, papel, tinta, tóner y costos de mantenimiento.
2.- Costos de copiado e impresión.
El uso de registros digitales en lugar de papel elimina la necesidad de crear varias copias del mismo documento para los clientes, la distribución entre oficinas o el almacenamiento interno.
En un DMS, se crearán copias maestras de los documentos en los repositorios o almacenamientos centralizados y se implementará el control de acceso. El resultado es menos tiempo y dinero en papel, impresión, equipos y otros suministros.
3. Tiempo del personal.
Cuanto más tiempo dedican los empleados a los procesos manuales, como buscar documentos en los archivadores, caminar hasta la impresora o la máquina de fax, menos tiempo tienen para concentrarse en el negocio principal de la organización.
En un sistema de gestión de documentos, todos los documentos están en una ubicación centralizada.
4.- Optimice y maximice los costos comerciales.
Los sistemas de gestión documental vienen con flujo de trabajo automatizado y control de acceso. Estas características permiten a las empresas optimizar procesos como ventas, contabilidad, servicio al cliente y recursos humanos. En cambio, esta optimización da como resultado una producción de trabajo más rápida, un cobro de pagos más rápido, menores costos de compra, una mayor retención de empleados y una mayor satisfacción del cliente. Un DMS eficiente le permitirá ahorrar tiempo y dinero, generará beneficios y reducirá los gastos generales.
5. Costos de seguridad y recuperación ante desastres.
Hacer copias de seguridad de los documentos es fácil y seguro con las soluciones de gestión de documentos electrónicos. La copia de seguridad está automatizada para proteger los servidores y garantiza la continuidad del negocio en caso de una infracción de seguridad o un desastre, como un incendio o una inundación.
Un DMS también aumenta la seguridad de sus archivos a través de varias opciones de control de acceso.
6.- Proporcione una recuperación de documentos conveniente.
Con un sistema de gestión documental con almacenamiento en la nube, es más fácil restaurar los documentos perdidos, evitando así altos costos de recuperación. Buscar y localizar un documento en un DMS también es muy rápido y sencillo.
7.- Evite los costos de incumplimiento.
Cuando una organización no cumple con las regulaciones con respecto a la presentación de documentos, es probable que se le impongan los siguientes cargos:
- Multas impuestas por el gobierno.
- Honorarios legales.
- Costo de ejecución de la respuesta a la infracción.
- Incertidumbre bursátil.
8.- Promover una excelente gestión de las relaciones con los clientes.
El cliente moderno es curioso, no está dispuesto a esperar y le gusta estar bien informado sobre el producto o servicio que está comprando. Antes de comprar, harán millones de preguntas y buscarán servicios de soporte posventa.
Un sistema de gestión documental mejora la gestión de las relaciones en tiempo real y eficaz con los clientes, lo que permite fidelizarlos rápidamente.
9.- Permitir el acceso remoto a los documentos.
Un sistema de gestión documental, funciona como un software de colaboración para minimizar estos costes. Al permitir el acceso remoto a los documentos, es más fácil comunicarse con los clientes, colegas y proveedores en entornos de trabajos distribuidos y automatizados. Ya no necesita enviar documentos a través de servicios de mensajería, que pueden resultar costosos.
10.- Menos costos al reubicar oficinas.
Un sistema de gestión documental facilita la reubicación o expansión de una oficina. No es necesario gastar en un costoso servicio de mudanza para transportar todos sus archivos. El sistema le permite avanzar rápidamente en su mudanza e instalarse rápidamente en su nueva oficina.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]