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10 formas de reducir costos con un Software de Gesti贸n Documental.

Los documentos son el alma de una empresa. Sin embargo, si su empresa a煤n ejecuta un sistema manual en papel, puede arruinar f谩cilmente su presupuesto.

Con la creciente disponibilidad de servicios de gesti贸n documental digitales, la implementaci贸n de soluciones de gesti贸n documental puede ser de gran ayuda para usted; reduzca costos, mejore su proceso comercial y aumente la productividad.

A continuaci贸n, se muestran 10 formas en que un software de gesti贸n documental (DMS) podr铆a ahorrarle a su empresa altos costos operativos y automatizar los flujos de trabajo.

1.- Menores costos de suministros y equipos de almacenamiento.

En primer lugar, el cambio de un sistema manual en papel a un sistema de gesti贸n de procesos digitales elimina la necesidad de comprar costosos equipos de almacenamiento y otros suministros relacionados. Esto incluye elementos como archivadores, impresoras, archivos, papel, tinta, t贸ner y costos de mantenimiento.

2.- Costos de copiado e impresi贸n.

El uso de registros digitales en lugar de papel elimina la necesidad de crear varias copias del mismo documento para los clientes, la distribuci贸n entre oficinas o el almacenamiento interno.

En un DMS, se crear谩n copias maestras de los documentos en los repositorios o almacenamientos centralizados y se implementar谩 el control de acceso. El resultado es menos tiempo y dinero en papel, impresi贸n, equipos y otros suministros.

3. Tiempo del personal.

Cuanto m谩s tiempo dedican los empleados a los procesos manuales, como buscar documentos en los archivadores, caminar hasta la impresora o la m谩quina de fax, menos tiempo tienen para concentrarse en el negocio principal de la organizaci贸n.

En un sistema de gesti贸n de documentos, todos los documentos est谩n en una ubicaci贸n centralizada.

4.- Optimice y maximice los costos comerciales.

Los sistemas de gesti贸n documental vienen con flujo de trabajo automatizado y control de acceso. Estas caracter铆sticas permiten a las empresas optimizar procesos como ventas, contabilidad, servicio al cliente y recursos humanos. En cambio, esta optimizaci贸n da como resultado una producci贸n de trabajo m谩s r谩pida, un cobro de pagos m谩s r谩pido, menores costos de compra, una mayor retenci贸n de empleados y una mayor satisfacci贸n del cliente. Un DMS eficiente le permitir谩 ahorrar tiempo y dinero, generar谩 beneficios y reducir谩 los gastos generales.

5. Costos de seguridad y recuperaci贸n ante desastres.

Hacer copias de seguridad de los documentos es f谩cil y seguro con las soluciones de gesti贸n de documentos electr贸nicos. La copia de seguridad est谩 automatizada para proteger los servidores y garantiza la continuidad del negocio en caso de una infracci贸n de seguridad o un desastre, como un incendio o una inundaci贸n.

Un DMS tambi茅n aumenta la seguridad de sus archivos a trav茅s de varias opciones de control de acceso.

6.- Proporcione una recuperaci贸n de documentos conveniente.

Con un sistema de gesti贸n documental con almacenamiento en la nube, es m谩s f谩cil restaurar los documentos perdidos, evitando as铆 altos costos de recuperaci贸n. Buscar y localizar un documento en un DMS tambi茅n es muy r谩pido y sencillo.

7.- Evite los costos de incumplimiento.

Cuando una organizaci贸n no cumple con las regulaciones con respecto a la presentaci贸n de documentos, es probable que se le impongan los siguientes cargos:

  • Multas impuestas por el gobierno.
  • Honorarios legales.
  • Costo de ejecuci贸n de la respuesta a la infracci贸n.
  • Incertidumbre burs谩til.

8.- Promover una excelente gesti贸n de las relaciones con los clientes.

El cliente moderno es curioso, no est谩 dispuesto a esperar y le gusta estar bien informado sobre el producto o servicio que est谩 comprando. Antes de comprar, har谩n millones de preguntas y buscar谩n servicios de soporte posventa.

Un sistema de gesti贸n documental mejora la gesti贸n de las relaciones en tiempo real y eficaz con los clientes, lo que permite fidelizarlos r谩pidamente.

9.- Permitir el acceso remoto a los documentos.

Un sistema de gesti贸n documental, funciona como un software de colaboraci贸n para minimizar estos costes. Al permitir el acceso remoto a los documentos, es m谩s f谩cil comunicarse con los clientes, colegas y proveedores en entornos de trabajos distribuidos y automatizados. Ya no necesita enviar documentos a trav茅s de servicios de mensajer铆a, que pueden resultar costosos.

10.- Menos costos al reubicar oficinas.

Un sistema de gesti贸n documental facilita la reubicaci贸n o expansi贸n de una oficina. No es necesario gastar en un costoso servicio de mudanza para transportar todos sus archivos. El sistema le permite avanzar r谩pidamente en su mudanza e instalarse r谩pidamente en su nueva oficina.

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