Un sistema de gesti贸n documental ayuda a las empresas a lograr mejores resultados. Las tecnolog铆as que se emplean son claves para ayudar a realizar el trabajo de una manera m谩s eficaz, adem谩s de mejorar la calidad operativa en el tiempo indicado.
Cuando toda la empresa aprovecha estas herramientas tecnol贸gicas el resultado de sus metas es poderoso. Tambi茅n puede suceder todo lo contrario, si no se usa un software de gesti贸n documental para llevar a cabo toda la gesti贸n de procesos puede significar una p茅rdida de tiempo y dinero en su proyecto.聽
Por eso es importante contar con una empresa que ofrezca sus servicios de gesti贸n documental, ya que si est谩s iniciando acciones para que tu oficina mejore la calidad operativa y atienda los requerimientos en el marco de los objetivos establecidos, es necesario tener la asesor铆a apropiada para la clasificaci贸n y estructuraci贸n de la informaci贸n de tus archivos f铆sicos para realizar una correcta gesti贸n documental.
A continuaci贸n te presentamos las 5 poderosas ventajas de una gesti贸n documental:
1.- CUMPLIMIENTO:
Un sistema de gesti贸n documental, le permite a las organizaciones fijar los indicadores u objetivos que demuestren el cumplimiento normativo, con mayor visibilidad y control.聽
Por consiguiente, los DMS pueden proporcionar gr谩ficos representativos del flujo de gesti贸n de procesos tanto comerciales y operativos en la intranet de tu empresa, lo que conduce a un enfoque basado en niveles de riesgos en el control de calidad.
El incumplimiento de las regulaciones en el caso de que tu empresa se le realice una auditor铆a en sus procesos, puede resultar perjudicial y causar da帽os en la reputaci贸n. As铆 que tener un software de gesti贸n documental que refuerce naturalmente el cumplimiento de los procedimientos mitiga estos riesgos.
2.- SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS:
Un DMS minimiza los riesgos de ataques cibern茅ticos y los malware que se filtran al sistema de datos de la empresa. La gesti贸n de seguridad y actualizaciones del DMS suministra una capa adicional de control a trav茅s del acceso granular con el inicio de sesi贸n de usuarios, lo que posibilita compartir de forma segura la informaci贸n controlada interna y externamente.
Los proveedores que ofrecen servicios de gesti贸n documental en los archivos digitales de las empresas, garantizan el almacenamiento y respaldo electr贸nico proporcionado por su DMS, lo que significa que todos tus documentos m谩s sensibles, est茅n seguros incluso en caso de desastres.
3.- FUNCI脫N DE B脷SQUEDA:
Encontrar informaci贸n de sus archivos digitales se hace m谩s simple y r谩pido con una funci贸n de b煤squeda integrada en el DMS, en la herramienta de administraci贸n de documentos. Otras de estas grandes ventajas es que puedes estar seguro de que el personal recupera la versi贸n correcta de un documento, debido a que la opci贸n de b煤squeda avanzada le permite encontrar el documento relacionado con un tema en espec铆fico.
4.- COLABORACI脫N MEJORADA:
Un DMS facilita la gesti贸n de trabajo interno, pero la ventaja real proviene del apoyo y la colaboraci贸n entre las partes interesadas. Este proceso permite que todos los participantes autorizados se involucren en la creaci贸n, revisi贸n y aprobaci贸n de la documentaci贸n, generando una experiencia de usuario perfecta, lo que mejora la calidad operativa y la investigaci贸n en general.
Por lo tanto, un DMS protege y almacena los documentos de tu negocio, puesto que son los pilares de tu empresa, los cuales, te ayudar谩n a promover una mejor productividad en general y generar beneficio de valor para el cliente. Cuando se administran los documentos de manera efectiva, pueden salvar a tu empresa de las implicaciones de seguridad y cumplimiento, recursos desperdiciados y amenazas en el mercado.
Si bien estas poderosas ventajas impactan altamente en tu empresa, es importante destacar que la b煤squeda de un proveedor con una s贸lida comprensi贸n de tu caso de uso comercial, objetivos y planes estrat茅gicos, te llevar谩n m谩s r谩pido a los resultados esperados.