[vc_row][vc_column][vc_column_text]Un sistema de gestión documental ayuda a las empresas a lograr mejores resultados. Las tecnologías que se emplean son claves para ayudar a realizar el trabajo de una manera más eficaz, además de mejorar la calidad operativa en el tiempo indicado.
Cuando toda la empresa aprovecha estas herramientas tecnológicas el resultado de sus metas es poderoso. También puede suceder todo lo contrario, si no se usa un software de gestión documental para llevar a cabo toda la gestión de procesos puede significar una pérdida de tiempo y dinero en su proyecto.
Por eso es importante contar con una empresa que ofrezca sus servicios de gestión documental, ya que si estás iniciando acciones para que tu oficina mejore la calidad operativa y atienda los requerimientos en el marco de los objetivos establecidos, es necesario tener la asesoría apropiada para la clasificación y estructuración de la información de tus archivos físicos para realizar una correcta gestión documental.
A continuación te presentamos las 5 poderosas ventajas de una gestión documental:
1.- CUMPLIMIENTO:
Un sistema de gestión documental, le permite a las organizaciones fijar los indicadores u objetivos que demuestren el cumplimiento normativo, con mayor visibilidad y control.
Por consiguiente, los DMS pueden proporcionar gráficos representativos del flujo de gestión de procesos tanto comerciales y operativos en la intranet de tu empresa, lo que conduce a un enfoque basado en niveles de riesgos en el control de calidad.
El incumplimiento de las regulaciones en el caso de que tu empresa se le realice una auditoría en sus procesos, puede resultar perjudicial y causar daños en la reputación. Así que tener un software de gestión documental que refuerce naturalmente el cumplimiento de los procedimientos mitiga estos riesgos.
2.- SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS:
Un DMS minimiza los riesgos de ataques cibernéticos y los malware que se filtran al sistema de datos de la empresa. La gestión de seguridad y actualizaciones del DMS suministra una capa adicional de control a través del acceso granular con el inicio de sesión de usuarios, lo que posibilita compartir de forma segura la información controlada interna y externamente.
Los proveedores que ofrecen servicios de gestión documental en los archivos digitales de las empresas, garantizan el almacenamiento y respaldo electrónico proporcionado por su DMS, lo que significa que todos tus documentos más sensibles, estén seguros incluso en caso de desastres.
3.- FUNCIÓN DE BÚSQUEDA:
Encontrar información de sus archivos digitales se hace más simple y rápido con una función de búsqueda integrada en el DMS, en la herramienta de administración de documentos. Otras de estas grandes ventajas es que puedes estar seguro de que el personal recupera la versión correcta de un documento, debido a que la opción de búsqueda avanzada le permite encontrar el documento relacionado con un tema en específico.
4.- COLABORACIÓN MEJORADA:
Un DMS facilita la gestión de trabajo interno, pero la ventaja real proviene del apoyo y la colaboración entre las partes interesadas. Este proceso permite que todos los participantes autorizados se involucren en la creación, revisión y aprobación de la documentación, generando una experiencia de usuario perfecta, lo que mejora la calidad operativa y la investigación en general.
Por lo tanto, un DMS protege y almacena los documentos de tu negocio, puesto que son los pilares de tu empresa, los cuales, te ayudarán a promover una mejor productividad en general y generar beneficio de valor para el cliente. Cuando se administran los documentos de manera efectiva, pueden salvar a tu empresa de las implicaciones de seguridad y cumplimiento, recursos desperdiciados y amenazas en el mercado.
Si bien estas poderosas ventajas impactan altamente en tu empresa, es importante destacar que la búsqueda de un proveedor con una sólida comprensión de tu caso de uso comercial, objetivos y planes estratégicos, te llevarán más rápido a los resultados esperados.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]