Algunas personas prefieren escenarios de oficinas caóticas, alegando que contribuye a su creatividad. Aunque a veces esto puede ser cierto, no funciona correctamente en los ambientes empresariales para un buen funcionamiento tanto de los trabajadores como del sistema.
Incluso a los mejores trabajadores se le puede extraviar un documento y pasar horas buscándolo, muchas veces sin tener éxito. Y justo cuando decide rendirse en la búsqueda, cuando ya lo ha olvidado, el papel decidirá aparecer debajo de una pila de otros documentos desordenados, ¿cierto?
En este contexto, ¿qué pasa si este documento extraviado es necesario para comenzar un proyecto estrictamente urgente?
En esos momentos es donde resulta necesario un sistema de gestión documental.
Un software de gestión documental facilita a las empresas la combinación de archivos en papel y digitales en un solo centro, ya que los documentos físicos, se escanean y los formatos digitales se exportan. Los formatos de archivo admitidos pueden variar desde documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint, archivos PDF, etc.
Los componentes básicos de los sistemas de gestión de documentos incluyen:
1) Almacenamiento de documentos.
2) Control de acceso y seguridad.
3) Búsqueda y recuperación.
4) Control de versiones.
5) Clasificación.
6) Anotaciones.
Es más que quedarse sin papel, es un gran avance tecnológico.
Tal y como es uno de los propósitos para el desarrollo digital de una empresa, obtener un software de gestión documental basado en la nube, resulta beneficioso para el medio ambiente, evitando así la contaminación y pérdida de árboles por la producción de papel.
Ventajas:
1. Selección de archivos
Ya como queremos evitar gastar tiempo en buscar con desesperación algún documento entre enormes pilas de carpetas, mediante la digitalización masiva de documentos, se crea un depósito central para todos los documentos importantes a los que se podrá acceder, ver, modificar y compartir en cualquier momento.
2. Seguridad del contenido
La información vital y sensible que cae en las manos equivocadas puede ocasionar daños irreversibles a una empresa. Las soluciones que proporciona un software de gestión de documental, permiten guardar de manera segura la información comercial confidencial, donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos.
En el caso de desastres como incendios o inundaciones, el guardado en la nube garantiza que los datos de su negocio se mantengan sin daño alguno.
3. Facilidad de acceso en cualquier momento
Con este servicio de digitalización de documentos tienes la capacidad de acceder a archivos y documentos en cualquier lugar, independientemente del dispositivo que estés utilizando, lo que puede ser muy útil cuando se crea proyectos con miembros del equipo que están en movimiento.
4. Mejor organización del sistema
Se puede utilizar etiquetas y categorías para marcar sus archivos y documentos, se vuelven más fáciles de organizar, ubicar y recuperar para el futuro.
5. Eficiencia en tiempo y los costos de la empresa
La eficiencia de los empleados ahorra tiempo. Desde el punto de vista empresarial o no, ahorrar tiempo es ahorrar dinero.
Y a ti, ¿qué sistema de gestión documental te gustaría utilizar?
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