sistema de gesti贸n documental, software de gesti贸n documental, digitalizaci贸n masiva de documentos, servicio de digitalizaci贸n de documentos, gesti贸n documental

5 Ventajas de un Sistema de Digitalizaci贸n de Documentos.

Algunas personas prefieren escenarios de oficinas ca贸ticas, alegando que contribuye a su creatividad. Aunque a veces esto puede ser cierto, no funciona correctamente en los ambientes empresariales para un buen funcionamiento tanto de los trabajadores como del sistema.

Incluso a los mejores trabajadores se le puede extraviar un documento y pasar horas busc谩ndolo, muchas veces sin tener 茅xito. Y justo cuando decide rendirse en la b煤squeda, cuando ya lo ha olvidado, el papel decidir谩 aparecer debajo de una pila de otros documentos desordenados, 驴cierto?

En este contexto, 驴qu茅 pasa si este documento extraviado es necesario para comenzar un proyecto estrictamente urgente?

En esos momentos es donde resulta necesario un sistema de gesti贸n documental.

Un software de gesti贸n documental facilita a las empresas la combinaci贸n de archivos en papel y digitales en un solo centro, ya que los documentos f铆sicos, se escanean y los formatos digitales se exportan. Los formatos de archivo admitidos pueden variar desde documentos de Word, hojas de c谩lculo de Excel, presentaciones de PowerPoint, archivos PDF, etc.

Los componentes b谩sicos de los sistemas de gesti贸n de documentos incluyen:

1) Almacenamiento de documentos.

2) Control de acceso y seguridad.

3) B煤squeda y recuperaci贸n.

4) Control de versiones.

5) Clasificaci贸n.

6) Anotaciones.

Es m谩s que quedarse sin papel, es un gran avance tecnol贸gico.

Tal y como es uno de los prop贸sitos para el desarrollo digital de una empresa, obtener un software de gesti贸n documental basado en la nube, resulta beneficioso para el medio ambiente, evitando as铆 la contaminaci贸n y p茅rdida de 谩rboles por la producci贸n de papel.

Ventajas:

1. Selecci贸n de archivos

Ya como queremos evitar gastar tiempo en buscar con desesperaci贸n alg煤n documento entre enormes pilas de carpetas, mediante la digitalizaci贸n masiva de documentos, se crea un dep贸sito central para todos los documentos importantes a los que se podr谩 acceder, ver, modificar y compartir en cualquier momento.

2. Seguridad del contenido

La informaci贸n vital y sensible que cae en las manos equivocadas puede ocasionar da帽os irreversibles a una empresa. Las soluciones que proporciona un software de gesti贸n de documental, permiten guardar de manera segura la informaci贸n comercial confidencial, donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos.

En el caso de desastres como incendios o inundaciones, el guardado en la nube garantiza que los datos de su negocio se mantengan sin da帽o alguno.

3. Facilidad de acceso en cualquier momento

Con este servicio de digitalizaci贸n de documentos tienes la capacidad de acceder a archivos y documentos en cualquier lugar, independientemente del dispositivo que est茅s utilizando, lo que puede ser muy 煤til cuando se crea proyectos con miembros del equipo que est谩n en movimiento.

4. Mejor organizaci贸n del sistema

Se puede utilizar etiquetas y categor铆as para marcar sus archivos y documentos, se vuelven m谩s f谩ciles de organizar, ubicar y recuperar para el futuro. 

5. Eficiencia en tiempo y los costos de la empresa

La eficiencia de los empleados ahorra tiempo. Desde el punto de vista empresarial o no, ahorrar tiempo es ahorrar dinero.

Y a ti, 驴qu茅 sistema de gesti贸n documental te gustar铆a utilizar?

Leave a Comment

Your email address will not be published.