Las aplicaciones de automatización del flujo de trabajo o software de gestión documental son más efectivas cuando son específicas para su negocio, es por eso que poseen las siguientes características:
Fácil de usar
Al seleccionar una aplicación de automatización de flujo de trabajo o software de gestión educativa para su negocio, tenga en cuenta el hecho de que no todos sus trabajadores serán expertos en tecnología. Por lo tanto, seleccione un software de flujo de trabajo que no requiera el uso de códigos. Es mejor si el software tiene una función simple de arrastrar y soltar para crear procesos de flujo de trabajo.
Sistema basado en la nube
Otra característica a tener en cuenta en el software de gestión documental o de flujo de trabajo es el software de gestión de procesos empresariales (BPM) basado en la nube. Los sistemas de automatización basados en la nube tienen la mejor accesibilidad, confiabilidad, seguridad de datos y operabilidad, esto facilitará la digitalización masiva de documentos de una manera mucho más rápida y efectiva.
Integración de terceros
Seleccione un software de automatización del flujo de trabajo que se integre a la perfección con aplicaciones de terceros que son vitales para sus procesos comerciales.
Personalización
El software de automatización del flujo de trabajo debe permitir personalizaciones flexibles que se adapten a ajustes y necesidades comerciales específicas de la empresa incorporándolas en la gestión de procesos.
Informes y análisis
Es importante seleccionar un software de flujo de trabajo que muestre análisis e informes en una interfaz fácil de usar. Los datos del software pueden brindarle información sobre la mejor manera de mejorar sus procesos comerciales, esto es vital para la empresa o compañía ya que en base a los informes es donde verán en qué procesos están fallando y cuales siguen siendo óptimos.
Compatibilidad móvil
No es la mejor solución de automatización del flujo de trabajo, si no es compatible con dispositivos móviles. Una buena herramienta de gestión educativa permite a los usuarios ver el estado de sus procesos y las aprobaciones en cualquier lugar y en cualquier momento.