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6 etapas para digitalizar sus documentos empresariales.

La digitalizaci贸n de documentos es una mejor forma de crear espacio en su oficina y facilitar el acceso a los archivos. Internet se convirti贸 en la forma m谩s r谩pida y com煤n de transferir datos, por lo que ahora es el mejor momento para hacer el cambio digital que su empresa necesita.

Los beneficios de la digitalizaci贸n de archivos son:

  • Mejor accesibilidad.
  • Mayor productividad de sus empleados.
  • No da帽a al medio ambiente.
  • Protecci贸n contra posibles da帽os f铆sicos.
  • M谩s comodidad para almacenar y recuperar.
  • Ahorrar dinero en espacio fis铆co de almacenamiento.

Aqu铆 hay 6 puntos que debes tener en cuenta si est谩s pensando en digitalizar los documentos de su empresa.

1) Selecci贸n de documentos para la digitalizaci贸n

Para comenzar la gesti贸n de procesos es importante tener una idea de qu茅 tipo de documentos desea pasar a digital, esto lo ayudar谩 a elegir qu茅 m茅todo que puede utilizar. Cada documento requiere de una experiencia diferente, por ejemplo, los documentos a doble cara o los documentos en color deber谩n tratarse de una manera diferente.

2) Organizaci贸n de archivos

Asegurarse de que los documentos est茅n totalmente listos para la digitalizaci贸n no es tan simple como parece, es muy importante que sus documentos est茅n libres de objetos de oficina como: sujetapapeles, notas adhesivas, alfileres y encuadernaciones en espiral.

3) Escaneo Masivo

Existe una diversidad de sistema de gesti贸n documental como aplicaciones y softwares que hacen posible el escaneo de documentos, las empresas ahora pueden enviarlos para escanear directamente desde sus dispositivos m贸viles. El escaneo masivo puede provocar atascos, y es probable que un esc谩ner que pueda manejar vol煤menes tan altos sea costoso de comprar y tenga altos costos operativos. Lo m谩s recomendable en estos casos es elegir un proveedor de servicios de digitalizaci贸n empresarial, que le apoye con el escaneo masivo de sus papeles.

4) Cambio Digital

Puede almacenar sus documentos digitales como im谩genes o archivos PDF. Elegir entre los dos implica evaluar el documento. Por ejemplo, si se trata de un documento escrito a mano, es m谩s f谩cil almacenarlo como una imagen que como archivo.

Un 鈥淥CR鈥 (reconocimiento 贸ptico de caracteres), se utiliza para convertir im谩genes escaneadas en texto codificado electr贸nicamente. El software OCR tambi茅n se puede lograr en l铆nea cargando el documento escaneado en varios sitios web. Sin embargo, este m茅todo solo se recomienda para un volumen bajo de documentos.

Lo m谩s com煤n es convertir los archivos a PDF, ya que la mayor铆a de las oficinas tienen computadoras equipadas con un lector de PDF y este tipo de documentos ocupan poco espacio de memoria.

5) Transformaci贸n a Formatos digitales

La gesti贸n documental es solo el primer paso: administrar y almacenar los archivos digitales es un proceso mucho m谩s delicado.

Cuando sus documentos est茅n digitalizados, pueden almacenarse en una variedad de formatos, que pueden ser: unidades USB, discos duros, servidores locales o en la nube.

Para tener m谩s control de los documentos digitales, es recomendable un sistema de gesti贸n documental, ya que hace que la recuperaci贸n de archivos sea m谩s eficiente y significa que sus documentos pueden protegerse mejor contra alg煤n malware.

6) Documentos digitales seguros

Para la seguridad y protecci贸n del medio ambiente, el mejor paso a seguir es la subcontrataci贸n de servicios en digitalizaci贸n de documentos y almacenamiento inteligente. De esta manera asegura la digitalizaci贸n masiva de documentos en su empresa sin problemas.

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