6 etapas para digitalizar sus documentos empresariales.

La digitalización de documentos es una mejor forma de crear espacio en su oficina y facilitar el acceso a los archivos. Internet se convirtió en la forma más rápida y común de transferir datos, por lo que ahora es el mejor momento para hacer el cambio digital que su empresa necesita.

Los beneficios de la digitalización de archivos son:

• Mejor accesibilidad.
• Mayor productividad de sus empleados.
• No daña al medio ambiente.
• Protección contra posibles daños físicos.
• Más comodidad para almacenar y recuperar.
• Ahorrar dinero en espacio fisíco de almacenamiento.

Aquí hay 6 puntos que debes tener en cuenta si estás pensando en digitalizar los documentos de su empresa.

1) Selección de documentos para la digitalización

Para comenzar la gestión de procesos es importante tener una idea de qué tipo de documentos desea pasar a digital,  esto lo ayudará a elegir qué método que puede utilizar. Cada documento requiere de una experiencia diferente, por ejemplo, los documentos a doble cara o los documentos en color deberán tratarse de una manera diferente.

2) Organización de archivos

Asegurarse de que los documentos estén totalmente listos para la digitalización no es tan simple como parece, es muy importante que sus documentos estén libres de objetos de oficina como: sujetapapeles, notas adhesivas, alfileres y encuadernaciones en espiral.

3) Escaneo Masivo

Existe una diversidad de sistema de gestión documental como aplicaciones y softwares que hacen posible el escaneo de documentos, las empresas ahora pueden enviarlos para escanear directamente desde sus dispositivos móviles. El escaneo masivo puede provocar atascos, y es probable que un escáner que pueda manejar volúmenes tan altos sea costoso de comprar y tenga altos costos operativos. Lo más recomendable en estos casos es elegir un proveedor de servicios de digitalización empresarial, que le apoye con el escaneo masivo de sus papeles.

4) Cambio Digital

Puede almacenar sus documentos digitales como imágenes o archivos PDF. Elegir entre los dos implica evaluar el documento. Por ejemplo, si se trata de un documento escrito a mano, es más fácil almacenarlo como una imagen que como archivo.

Un “OCR” (reconocimiento óptico de caracteres), se utiliza para convertir imágenes escaneadas en texto codificado electrónicamente. El software OCR también se puede lograr en línea cargando el documento escaneado en varios sitios web. Sin embargo, este método solo se recomienda para un volumen bajo de documentos.

Lo más común es convertir los archivos a PDF, ya que la mayoría de las oficinas tienen computadoras equipadas con un lector de PDF y este tipo de documentos ocupan poco espacio de memoria.

5) Transformación a Formatos digitales

La gestión documental es solo el primer paso: administrar y almacenar los archivos digitales es un proceso mucho más delicado.

Cuando sus documentos estén digitalizados, pueden almacenarse en una variedad de formatos, que pueden ser: unidades USB, discos duros, servidores locales o en la nube.

Para tener más control de los documentos digitales, es recomendable un sistema de gestión documental, ya que hace que la recuperación de archivos sea más eficiente y significa que sus documentos pueden protegerse mejor contra algún malware.

6) Documentos digitales seguros

Para la seguridad y protección del medio ambiente, el mejor paso a seguir es la subcontratación de servicios en digitalización de documentos y almacenamiento inteligente. De esta manera asegura la digitalización masiva de documentos en su empresa sin problemas.