El sector bancario tradicional se está transformando estos últimos años por medio de sus instituciones, donde han adaptado sus sistemas de trabajo en soluciones rápidas, innovadoras y estratégicamente orientadas a la gestión de procesos eficientes, prácticos y sencillos para la atención de sus clientes.
Los múltiples desafíos, como regulaciones y políticas en constante cambio, altas competencias y clientes exigentes, desacelera el cambio hacia la transformación.
Un sistema de gestión documental es vital para la industria bancaria, con el uso de tecnologías de la información y la comunicación pueden liberar el potencial de la digitalización y brindar un excelente servicio al usuario.
Aunque las instituciones bancarias han trabajado en la gestión documental, para reducir el uso del papel en estos últimos años, aún sigue siendo un desafío para ellos. Además, no toda la banca cuenta con una gestión documental automatizada y en muchos casos los softwares que disponen no cumplen con los requerimientos más actuales.
Los servicios de gestión documental para la banca traen muchos beneficios, los cuales mencionamos a continuación:
1.- Servicio al cliente de primer nivel
Las soluciones de un sistema de gestión documental para la banca satisfacen las necesidades del cliente y le permite al personal bancario atender cualquier solicitud de la manera más ágil posible.
Por ejemplo, un cliente potencial necesita abrir una cuenta bancaria, el representante de cuentas ubica la información de los tipos de cuentas y ofertas de los productos bancarios en segundos, a través de un sistema de gestión documental, por lo que procede a suministrar una respuesta coherente, completa y rápida a ese cliente, con una buena atención logra captar la fidelización, convirtiendo a esa persona en un cliente bancario.
Los clientes odian esperar, así que una gestión de procesos fortalecida con un sistema de gestión documental hace la diferencia.
2.- Cumplimiento normativo
Las normativas bancarias se encuentran cambiando constantemente, por lo que los bancos apenas logran mantenerse actualizados ya que las medidas de penalización en caso de incumplir con las regulaciones entran en vigor sin ninguna demora.
Con un sistema de gestión documental, las instituciones bancarias ganan ventaja para trabajar y gestionar en tiempos establecidos, por medio de la captura de los datos seguros y auditables que garantizan el cumplimiento de las normativas como los estándares mundiales en los procedimientos que se manejan dentro del sector bancario.
3.- Ganancia Financiera
Conservar y gestionar un sinfín de copias impresas correspondientes a las solicitudes de los clientes, también de los estados financieros, informes crediticios y contratos de préstamo cuestan mucho dinero. Contar con los servicios de gestión documental, las instituciones evitan costes innecesarios de impresión y papel.
Adicionalmente, los bancos disponen de otros beneficios como:
- Reducción en el tiempo de cada operación.
- Con el sistema de gestión documental se libra de retrasos en la búsqueda o consulta de documentos requeridos.
- Los documentos bancarios y formularios de inscripción estarás siempre disponible y a la mano para tener una efectiva gestión de procesos.
4.- Trabajo exitoso en equipo
El acelerado entorno de trabajo, se produce por el nivel de demanda para atender las necesidades de los clientes, a pesar de que la baja productividad del personal causa serios problemas y preocupaciones, con un software de gestión documental, ayuda al trabajo colaborativo y recíproco del equipo, aumentando la eficiencia del personal.
La documentación digital y el sistema de gestión documental, permite a la banca, distribuir y asignar responsabilidades específicas entre los responsables. El personal recibe sus asignaciones, obtienen acceso rápido a los archivos y asumen inmediatamente sus funciones, a través de este mecanismo se refuerza las tareas en equipo.
5.- Auditoría simplificada
Uno de los procedimientos obligatorios que tienen las instituciones bancarias es la auditoría tanto interna como externa, su objetivo es conservar los informes financieros, la correspondencia, estados financieros, los requerimientos de documentos internos y otras documentaciones fundamentales para el proceso de revisión, además de cumplir con las leyes y normativas vigentes. El sistema de gestión documental hace que esta gestión de procesos sea rápido y sencillo.
Los resultados de los beneficios que ofrece un sistema de gestión documental, convertirán a las instituciones en la banca del futuro.
En tiempos de COVID 19, el sistema bancario mundial ha tenido una fase de crecimiento para innovar sus procesos y diseñar productos digitales para disposición del cliente potencial.
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