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Beneficios de gesti贸n documental para la instituci贸n bancaria.

El sector bancario tradicional se est谩 transformando estos 煤ltimos a帽os por medio de sus instituciones, donde han adaptado sus sistemas de trabajo en soluciones r谩pidas, innovadoras y estrat茅gicamente orientadas a la gesti贸n de procesos eficientes, pr谩cticos y sencillos para la atenci贸n de sus clientes.

Los m煤ltiples desaf铆os, como regulaciones y pol铆ticas en constante cambio, altas competencias y clientes exigentes, desacelera el cambio hacia la transformaci贸n.

Un sistema de gesti贸n documental es vital para la industria bancaria, con el uso de tecnolog铆as de la informaci贸n y la comunicaci贸n pueden liberar el potencial de la digitalizaci贸n y brindar un excelente servicio al usuario.

Aunque las instituciones bancarias han trabajado en la gesti贸n documental, para reducir el uso del papel en estos 煤ltimos a帽os, a煤n sigue siendo un desaf铆o para ellos. Adem谩s, no toda la banca cuenta con una gesti贸n documental automatizada y en muchos casos los softwares que disponen no cumplen con los requerimientos m谩s actuales.

Los servicios de gesti贸n documental para la banca traen muchos beneficios, los cuales mencionamos a continuaci贸n:

1.- Servicio al cliente de primer nivel

Las soluciones de un sistema de gesti贸n documental para la banca satisfacen las necesidades del cliente y le permite al personal bancario atender cualquier solicitud de la manera m谩s 谩gil posible.

Por ejemplo, un cliente potencial necesita abrir una cuenta bancaria, el representante de cuentas ubica la informaci贸n de los tipos de cuentas y ofertas de los productos bancarios en segundos, a trav茅s de un sistema de gesti贸n documental, por lo que procede a suministrar una respuesta coherente, completa y r谩pida a ese cliente, con una buena atenci贸n logra captar la fidelizaci贸n, convirtiendo a esa persona en un cliente bancario.

Los clientes odian esperar, as铆 que una gesti贸n de procesos fortalecida con un sistema de gesti贸n documental hace la diferencia.

2.- Cumplimiento normativo

Las normativas bancarias se encuentran cambiando constantemente, por lo que los bancos apenas logran mantenerse actualizados ya que las medidas de penalizaci贸n en caso de incumplir con las regulaciones entran en vigor sin ninguna demora.

Con un sistema de gesti贸n documental, las instituciones bancarias ganan ventaja para trabajar y gestionar en tiempos establecidos, por medio de la captura de los datos seguros y auditables que garantizan el cumplimiento de las normativas como los est谩ndares mundiales en los procedimientos que se manejan dentro del sector bancario.

3.- Ganancia Financiera

Conservar y gestionar un sinf铆n de copias impresas correspondientes a las solicitudes de los clientes, tambi茅n de los estados financieros, informes crediticios y contratos de pr茅stamo cuestan mucho dinero. Contar con los servicios de gesti贸n documental, las instituciones evitan costes innecesarios de impresi贸n y papel.

Adicionalmente, los bancos disponen de otros beneficios como:

  • Reducci贸n en el tiempo de cada operaci贸n.
  • Con el sistema de gesti贸n documental se libra de retrasos en la b煤squeda o consulta de documentos requeridos.
  • Los documentos bancarios y formularios de inscripci贸n estar谩s siempre disponible y a la mano para tener una efectiva gesti贸n de procesos.

4.- Trabajo exitoso en equipo

El acelerado entorno de trabajo, se produce por el nivel de demanda para atender las necesidades de los clientes, a pesar de que la baja productividad del personal causa serios problemas y preocupaciones, con un software de gesti贸n documental, ayuda al trabajo colaborativo y rec铆proco del equipo, aumentando la eficiencia del personal.

La documentaci贸n digital y el sistema de gesti贸n documental, permite a la banca, distribuir y asignar responsabilidades espec铆ficas entre los responsables. El personal recibe sus asignaciones, obtienen acceso r谩pido a los archivos y asumen inmediatamente sus funciones, a trav茅s de este mecanismo se refuerza las tareas en equipo.

5.- Auditor铆a simplificada

Uno de los procedimientos obligatorios que tienen las instituciones bancarias es la auditor铆a tanto interna como externa, su objetivo es conservar los informes financieros, la correspondencia, estados financieros, los requerimientos de documentos internos y otras documentaciones fundamentales para el proceso de revisi贸n, adem谩s de cumplir con las leyes y normativas vigentes. El sistema de gesti贸n documental hace que esta gesti贸n de procesos sea r谩pido y sencillo.

Los resultados de los beneficios que ofrece un sistema de gesti贸n documental, convertir谩n a las instituciones en la banca del futuro.

En tiempos de COVID 19, el sistema bancario mundial ha tenido una fase de crecimiento para innovar sus procesos y dise帽ar productos digitales para disposici贸n del cliente potencial.

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