Consejos claves para la automatización de procesos eficaz.
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Consejos claves para la automatización de procesos eficaz.

Cada vez más, los empresarios recurren a la automatización de la gestión de procesos para agilizar las operaciones y reducir los costes, lo que les permite atender mejor a los clientes y realizar otras actividades de mayor valor.

En este artículo, te presentaremos algunos consejos claves para la automatización de procesos eficaz:

 

1.- Considerar el impacto en el negocio

La automatización de procesos se presenta comúnmente como un mecanismo para fortalecer el retorno de la inversión o reducir los costos. Sin embargo, también se debería usar para mejorar la experiencia al cliente mediante una gestión de procesos organizacionales que contribuyan al logro de los objetivos.

 

2.- Involucrar a las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC)

En un inicio, al adquirir un sistema de gestión documental, deben estar involucrados los especialistas de las TIC o el proveedor tecnológico, para disponer completamente de su asesoramiento y acompañamiento. 

Igualmente, es preciso asegurar los recursos que se necesiten de dicho sistema de gestión documental en tu estructura con el propósito de implantar correctamente la automatización en las unidades de negocio.

3.- Planeación de procesos

Muchas implantaciones en la gestión documental fracasan porque la planeación de procesos están mal gestionadas. Con la premura de implementar un sistema de gestión automatizado, algunas empresas pasan por alto los intercambios de información y comunicación, que pueden ocasionar un problema en los procesos de negocio.

Antes de implementar una gestión documental digital, debes pensar y planear el orden de tu modelo operativo, trazar los distintos procedimientos de cada área para que trabajen unidas sin ningún inconveniente e interrupción en el negocio.

 

4.- Liderazgo en el proyecto 

Otros de los problemas que suceden en la implementación de la automatización de procesos, es la falta de planificación de ciertas actividades complementarias para controlar la ejecución del sistema. Los líderes de proyectos deben comprobar constantemente si existe un punto de embotellamiento o “choke point” en los que su solución pudiera interrumpirse. 

Es importante fijar una supervisión y alerta para vigilar los contratiempos que afecten el rendimiento.

 

5.- Construir un cluster de control de calidad y excelencia en automatización de procesos

La implantación de una automatización de procesos en un negocio, resulta exitosa cuando incluyen un cluster de control de calidad y excelencia, dotado de un personal altamente responsable de diseñar los programas de eficiencia dentro de la organización, desde la digitalización de archivos hasta la transformación digital de las unidades de negocios.

Sin embargo, no todos los negocios tienen el presupuesto necesario para ello. Un cluster especializado o un proveedor tecnológico de confianza, desarrolla los casos de negocios, calculando la optimización de costos y el retorno de la inversión, midiendo el progreso con respecto a esos objetivos. 

Estos grupos suelen ser pequeños y ágiles, ampliándose con el personal de tecnología para que ambos se centren en la implementación real de la automatización de procesos, comenzando con la digitalización de archivos hasta el cumplimiento y control de los indicadores de negocio.

En conclusión, es importante que busques oportunidades transformadoras para tu negocio, para completar los procesos empresariales más rápidamente.