La influencia de la gestión documental en las empresas contables.
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La influencia de la gestión documental en las empresas contables.

Dentro de una empresa contable, los contadores conocen el valor de un buen control de registros comerciales y enfatiza este proceso a sus clientes.

Por lo tanto, una digitalización de documentos en una empresa contable proporciona excelentes beneficios a sus directivos, empleados y también se convierte en un ejemplo para sus clientes.

Un sistema de gestión documental, contribuye con el método de trabajo y la gestión de procesos de su empresa, para almacenar los datos, contratos, registros contables y financieros y otro tipo de información vital para el funcionamiento del negocio.

Los servicios de gestión documental proveen a las empresas contables una estructura digital donde pueden administrar sus registros comerciales de forma práctica, rápida y eficiente para realizar un seguimiento del funcionamiento de su empresa.

Los archivadores físicos a lo largo de los años, pueden presentarle inconvenientes, además si llegara a ocurrir un accidente, estos se verían afectados y perder un registro de papeles en físico es altamente perjudicial para su empresa, piense en ¿cómo recuperaría esa información? Sería bastante difícil obtener nuevamente esos archivos ¿cierto?, entonces es momento de necesitar una digitalización de documentos.

Mediante el uso de la Tecnología de la Información y Comunicación dentro su empresa, usted va a contar con una protección, resguardo y mantenimiento de su base de datos, también podrá controlar los accesos del personal clasificado.

¿Cuáles son los beneficios de los servicios de gestión documental para las empresas contables?

1.- Seguridad:

Como mencionamos anteriormente, la seguridad es uno de los beneficios que garantiza una efectiva gestión de procesos, piense en quién puede acceder a su sistema, solo le dará acceso al personal de confianza, con contraseñas y controles adecuados para realizar seguimientos de quien accede al sistema, en qué tiempo y a qué hora.

2.- Facilidad de acceso:

Los empleados autorizados dispondrán del acceso rápido a los registros de su empresa con consultas directas, es una gran ventaja ya que al momento de realizar auditorías contables, inmediatamente acceden a la información de manera digital.

3.- Tiempo de auditoría simplificado:

Con la digitalización de documentos y con los servicios de gestión documental que puede tener su empresa, los auditores pueden seguir el rastro electrónico preciso de los documentos de forma rápida y sencilla, acortando los tiempos para realizar los informes inherentes.

4.- Archivando y depurando:

Luego de conservar sus registros contables y financieros durante el tiempo requerido de acuerdo a las leyes administrativas, generalmente, se le permite a la empresa realizar una depuración de papeles. Estos archivos se desechan físicamente de manera segura, lo que requiere tiempo y esfuerzos extras.

Con la digitalización de documentos, puede tener la garantía de que sus archivos electrónicos estarán protegidos y resguardados con los sistemas tecnológicos que cumplan con los estándares de calidad. También, puede aportar una solución para depurar sus papeles sin preocupación alguna ya que se mantiene la información en digital donde sus datos y registros se conservarán por mucho más tiempo.

5.- Libera espacio de almacenamiento:

Si en su empresa tiene espacios limitados, lo más recomendable es que se utilice eficientemente. Las pilas de documentos no son el uso más rentable de esos espacios, almacenar documentos en digital le ahorra espacios para propósitos más productivos.

6.- Ahorro de costos:

Los espacios que ocupan sus archivos físicos que se gestionan de manera inadecuada no es la única forma que genera más gastos de la cuenta, también cuando los empleados trabajan con sistemas basados análogamente.

¿Desea que su personal trabaje de manera más productiva?, sin tener que buscar en los archivos físicos una información que requieran apresuradamente, buscar facturas antiguas, o publicar documentos manualmente que pueden enviarse por email de manera rápida y segura. Una digitalización de documentos permite a sus empleados concentrarse en las actividades diarias sin interrumpir sus tareas buscando información en los archivos de documentos de años pasados.

7.- Prevenir el riesgo provocado por emergencias o desastres:

Si por algún caso ocurre una emergencia o se presenta algún desastre natural, corre el riesgo de que sus archivos y papeles se pierdan, asegure su información obteniendo los servicios de gestión documental.

Si sus registros se almacenan de forma segura y se puede acceder a ellos de forma remota, minimiza el impacto de esa emergencia en su negocio.

8.- Copia de seguridad de archivos:

Si se rige por un sistema análogo, la única forma de mantener una copia resguardada es fotocopiando o reimprimiendo el archivo. Eso no solo es nocivo para el medio ambiente, sino que también requiere de más espacios para el almacenamiento. Hacer una copia de los archivos de su computadora en un sistema de gestión de documentos online, es muy simple y seguro.

Para mantener una gestión de procesos consistente, organizada y resguardada, realice una digitalización de documentos de todos los papeles de su oficina. Nuestro equipo de especialistas trabajará en equipo con usted en la creación de un plan para su transformación digital.

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