Obtén el éxito en la transformación digital con un plan piloto para tu empresa.
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Obtén el éxito en la transformación digital con un plan piloto para tu empresa.

Los programas pilotos son una forma probada y eficaz de minimizar el riesgo de fallas y maximizar los beneficios que brindan las iniciativas de digitalización.

A continuación, presentamos cuatro formas habituales en las que las empresas utilizan programas pilotos para garantizar el éxito en la digitalización masiva de documentos:

1.- Demostración de casos de éxitos:

Desde el comienzo de su prueba piloto, busque ganancias cuantificables e historias de éxito que pueda utilizar para asegurar una implementación completa de su programa de digitalización en cada una de las siguientes áreas:

  • Financiero: 

¿Cuánto dinero le ahorrará al departamento una mejor utilización del espacio en términos de arrendamiento de espacio de oficina, mantenimiento e impuestos durante el próximo año? 

  • Operacional: 

¿Cómo mejora el acceso más rápido a la información de: los indicadores claves de desempeño, el tiempo de comercialización, el costo de venta o la satisfacción del cliente?

  • Cumplimiento:

 ¿Cómo ayuda la nueva solución a la organización a cumplir con sus requisitos legales, reglamentarios y de auditoría? ¿Qué retroalimentación está disponible de los auditores sobre los controles de gestión de información relevantes o la producción de evidencia?

2.- Ponga a prueba  los fundamentos de su programa.

Un plan piloto proporciona una prueba del mundo real de qué tan bien responden las herramientas de administración de registros a los procesos comerciales actuales. 

3.- Evaluación de las tecnologías.

Uno de los principales objetivos de cualquier prueba piloto en la evolución digital, es evaluar qué tan bien los diferentes componentes apoyan la captura, retención y uso de registros en el mundo real por parte de los usuarios cotidianos.

Un programa piloto bien diseñado debería poder responder a lo siguiente:

  • ¿Los escáneres y otros dispositivos de hardware pueden capturar todos los registros necesarios? Esto es elemental en cuanto a digitalización de documentos se refiere.
  • ¿Son suficientes las funciones de autenticación de la digitalización de archivos para satisfacer las expectativas de las autoridades?
  • ¿Puede el almacenamiento electrónico ajustar todos los formatos de archivo requeridos?
  • ¿Se pueden poner en línea copias de seguridad de documentos y sistemas de manera confiable en una prueba de continuidad del negocio de recuperación de desastres?

4.- Ajuste del proceso.

El plan piloto brinda la oportunidad de observar, revisar y probar los procesos de trabajo en el sistema de gestión documental para identificar oportunidades y optimizar o corregir esos procesos. Por ejemplo:

  • ¿Hay algún paso que ralentice constantemente la gestión de procesos? ¿Se pueden rediseñar o dividir en varios pasos más pequeños?
  • ¿Algún procedimiento o tarea tiene una tasa de error superior a la aceptable?
  • ¿Son las tareas adecuadas al nivel de conocimientos de los trabajadores?
  • ¿Algún control parece redundante o innecesario?

Estas 4 formas aplicables a un plan piloto empresarial, garantizará con efectividad el éxito de su evolución digital.