¿Por qué las empresas financieras prefieren la digitalización de documentos?
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¿Por qué las empresas financieras prefieren la digitalización de documentos?

A nivel mundial, hemos notado una gran cantidad de empresas con iniciativas de digitalización de documentos y en el área de las instituciones financieras se ha visto con mayor énfasis, debido a que necesitan avanzar hacia flujos de trabajos más efectivos electrónicamente.

La creciente tendencia de digitalización masiva de documentos se está empleando desde documentos de préstamos, archivos de inversión financiera, hasta los registros de recursos humanos, además de bancos y cooperativas de créditos en el que están adaptando rápidamente sus archivos en papel a nivel digital.

En estos casos, la digitalización de archivos se ha convertido en la solución más potente para manipular, almacenar y gestionar el papel de forma electrónica e inteligentemente.

 

¿Por qué ahora las instituciones prefieren la digitalización de documentos?

El impulso de la digitalización masiva de documentos viene dado por los siguientes factores principales:

 

1.- Aumento en el precio de los inmuebles:

Especialmente en los centros urbanos donde operan la mayoría de los centros financieros y donde se encuentran la mayoría de los bancos, el valor de las propiedades han aumentado significativamente, por tal motivo ejercen presión sobre las actividades empresariales que ocupan mucho espacio. 

Es decir, a medida que van subiendo los precios de los inmuebles, les resulta más difícil a las entidades financieras justificar el costo de fondos para espacios de almacenamiento en papel.

 

2.- Aumento en el costo por gestión de documentos:

Los costos en la gestión de documentos en papel aumentan anualmente, estos costos incluyen personal en archivología, recuperación de documentos, entrega de archivos, estanterías, carpetas, cajas y etiquetas. Cuando se realiza la revisión presupuestaria, estas partidas se someten a un escrutinio cada vez mayor. 

Debido a esta gestión de procesos, las empresas financieras ven más alternativo, atractivo y rentable adquirir un sistema de gestión documental que les facilite la estructura de trabajo donde los resultados sean inmediatos y eficientes.

Por lo tanto, la digitalización de archivos es la opción más favorable para estas empresas en pleno siglo XXI, donde los mecanismos de trabajo se transforman a nivel digital y su ritmo se acelera debido a las actualizaciones tecnológicas globales.

 

3.- Servicio al cliente:

Un sistema de gestión documental aporta mucho valor en el servicio al cliente, una vez digitalizados los archivos, la información está disponible de inmediato al personal que atiende a los clientes. Esto les permite responder mejor a las consultas y necesidades constantes, de manera que cierran sus transacciones más rápidamente.

En un mercado financiero competitivo, donde la gestión de procesos ayude a mejorar el servicio al cliente es una gran victoria.

Es por eso que contar con una asesoría apropiada en el tema de la digitalización de tu empresa te llevará al camino correcto para seguir creciendo.