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¿Por qué las empresas financieras prefieren la digitalización de documentos?

A nivel mundial, hemos notado una gran cantidad de empresas con iniciativas de digitalización de documentos y en el área de las instituciones financieras se ha visto con mayor énfasis, debido a que necesitan avanzar hacia flujos de trabajos más efectivos electrónicamente.

La creciente tendencia de digitalización masiva de documentos se está empleando desde documentos de préstamos, archivos de inversión financiera, hasta los registros de recursos humanos, además de bancos y cooperativas de créditos en el que están adaptando rápidamente sus archivos en papel a nivel digital.

En estos casos, la digitalización de archivos se ha convertido en la solución más potente para manipular, almacenar y gestionar el papel de forma electrónica e inteligentemente.

 

¿Por qué ahora las instituciones prefieren la digitalización de documentos?

El impulso de la digitalización masiva de documentos viene dado por los siguientes factores principales:

 

1.- Aumento en el precio de los inmuebles:

Especialmente en los centros urbanos donde operan la mayoría de los centros financieros y donde se encuentran la mayoría de los bancos, el valor de las propiedades han aumentado significativamente, por tal motivo ejercen presión sobre las actividades empresariales que ocupan mucho espacio. 

Es decir, a medida que van subiendo los precios de los inmuebles, les resulta más difícil a las entidades financieras justificar el costo de fondos para espacios de almacenamiento en papel.

 

2.- Aumento en el costo por gestión de documentos:

Los costos en la gestión de documentos en papel aumentan anualmente, estos costos incluyen personal en archivología, recuperación de documentos, entrega de archivos, estanterías, carpetas, cajas y etiquetas. Cuando se realiza la revisión presupuestaria, estas partidas se someten a un escrutinio cada vez mayor. 

Debido a esta gestión de procesos, las empresas financieras ven más alternativo, atractivo y rentable adquirir un sistema de gestión documental que les facilite la estructura de trabajo donde los resultados sean inmediatos y eficientes.

Por lo tanto, la digitalización de archivos es la opción más favorable para estas empresas en pleno siglo XXI, donde los mecanismos de trabajo se transforman a nivel digital y su ritmo se acelera debido a las actualizaciones tecnológicas globales.

 

3.- Servicio al cliente:

Un sistema de gestión documental aporta mucho valor en el servicio al cliente, una vez digitalizados los archivos, la información está disponible de inmediato al personal que atiende a los clientes. Esto les permite responder mejor a las consultas y necesidades constantes, de manera que cierran sus transacciones más rápidamente.

En un mercado financiero competitivo, donde la gestión de procesos ayude a mejorar el servicio al cliente es una gran victoria.

Es por eso que contar con una asesoría apropiada en el tema de la digitalización de tu empresa te llevará al camino correcto para seguir creciendo.

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Principales beneficios de un software de Gestión Educativa.

Si eres un administrador de escuela, colegio o universidad, hay servicios de gestión documental donde puedes gestionar y automatizar los procesos educativos de tu institución y alcanzar tus objetivos mientras desarrollas todas las ventajas de los servicios digitalizados.

Entre ellos, el software de gestión educativa, es ahora un elemento esencial para todas las instituciones académicas y universidades. El software te ayuda a digitalizar las numerosas operaciones escolares para desarrollar la productividad y el rendimiento general de la institución.

Este sistema de gestión documental, consta de varios módulos para gestionar todo el ciclo de vida de una institución y de sus estudiantes, como el horario, admisión, informe de calificaciones, cobro de tasas o matrículas, mensajes, informes, gestión bibliográfica, el transporte, entre otros. Todos estos módulos trabajan en conjunto para la digitalización masiva de documentos y de los procedimientos escolares.

Las instituciones educativas en todo el mundo están teniendo nuevas oportunidades para ofrecer una mejor herramienta de gestión educativa a los estudiantes. El rendimiento académico depende frecuentemente del seguimiento constante de los procesos educativos.

 

¿Cuáles son los beneficios de un software de gestión educativa?

Son diversos los beneficios de una gestión escolar automatizada, que promueve el rendimiento operativo por medio de un sistema de gestión documental, derivado de la interacción entre los estudiantes, profesores y representantes.

A continuación, se presentan los principales enfoques que benefician a las instituciones académicas con un software de gestión educativa:

 

1.- Ahorra el tiempo de los profesores y administradores

Cuando se automatizan las tareas cotidianas de los profesores y administradores que por lo general les quita mucho tiempo, como la planificación de horarios, el control de asistencias, las reuniones entre padres y profesores, entre otros, la plataforma digital escolar, les ayuda a realizar este tipo de actividades de manera ágil y práctica, lo que les ahorra un tiempo considerable en el proceso.

El uso eficiente de los módulos como la formación de nóminas, el cobro de las cuotas en línea, los reportes estudiantiles, informes de los procesos escolares, hacen que todo el flujo de trabajo sea más dinámico y con disposición inmediata para acudir a los requerimientos diarios de las instituciones.

 

2.- Acceso inmediato a la comunicación

Las instituciones educativas por medio del uso de una herramienta de gestión educativa con el servicio de mensajería corta para interactuar con los padres y representantes de los estudiantes, hacen que la comunicación sea inmediata y eficaz. La mayoría de los programas de gestión educativa, ofrecen aplicativos móviles que promueven la comunicación de forma más fiable. 

 

3.- Gestión de Recursos Humanos

Gracias a los servicios de gestión documental la función del departamento de Recursos Humanos en el sistema escolar, se encarga del ciclo de vida del trabajador en la institución. El software se encarga de la selección de los empleados, gestión vacacional, creación y distribución de nómina, pagos y deducciones automáticas.

 

4.- Data de la vida del estudiante

El principal objetivo del software estudiantil, es manejar los datos actuales del alumnado, iniciando por la admisión hasta el egreso dentro de la institución. A lo largo de este período, el estudiante pasa por una serie de fases evaluativas y experimenta diferentes exámenes. Todos esos datos, como la asistencia, las calificaciones de los profesores, entre otros, son recopilados, clasificados y gestionados con una digitalización masiva de documentos resguardados y protegidos en el software de gestión escolar.

 

5.- Gestión de horarios

La creación de horarios, es el procedimiento que más tiempo consume dentro de una institución académica y con el módulo de horarios dentro del sistema ERP escolar, ayuda a producir y administrar los tipos de horarios. La directiva y el gremio de profesores pueden diseñar los planes educativos con los horarios preestablecidos y disponibles dentro de la plataforma para control institucional.

 

6.- Cobro de tasas

Los cobros de tasas dentro de una institución educativa, se gestionan digitalmente con el software de gestión educativa con la incorporación de la pasarela de tasas, los representantes pueden entregar los comprobantes de las operaciones en línea sin tener que dirigirse a la institución y hacer largas filas para pagar. Ahora con la automatización los controles y procedimientos cada vez son más accesibles.

 

7.- Generación de calificaciones

Con el sistema digital escolar, las instituciones pueden automatizar la gestión  de exámenes y la elaboración de informe de notas, los profesores pueden actualizar las calificaciones de los estudiantes en cada una de sus asignaturas.

Un sistema digital escolar, le permite a las instituciones desarrollar los objetivos académicos y educativos con mayor diligencia y efectividad.

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Consejos claves para la automatización de procesos eficaz.

Cada vez más, los empresarios recurren a la automatización de la gestión de procesos para agilizar las operaciones y reducir los costes, lo que les permite atender mejor a los clientes y realizar otras actividades de mayor valor.

En este artículo, te presentaremos algunos consejos claves para la automatización de procesos eficaz:

 

1.- Considerar el impacto en el negocio

La automatización de procesos se presenta comúnmente como un mecanismo para fortalecer el retorno de la inversión o reducir los costos. Sin embargo, también se debería usar para mejorar la experiencia al cliente mediante una gestión de procesos organizacionales que contribuyan al logro de los objetivos.

 

2.- Involucrar a las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC)

En un inicio, al adquirir un sistema de gestión documental, deben estar involucrados los especialistas de las TIC o el proveedor tecnológico, para disponer completamente de su asesoramiento y acompañamiento. 

Igualmente, es preciso asegurar los recursos que se necesiten de dicho sistema de gestión documental en tu estructura con el propósito de implantar correctamente la automatización en las unidades de negocio.

3.- Planeación de procesos

Muchas implantaciones en la gestión documental fracasan porque la planeación de procesos están mal gestionadas. Con la premura de implementar un sistema de gestión automatizado, algunas empresas pasan por alto los intercambios de información y comunicación, que pueden ocasionar un problema en los procesos de negocio.

Antes de implementar una gestión documental digital, debes pensar y planear el orden de tu modelo operativo, trazar los distintos procedimientos de cada área para que trabajen unidas sin ningún inconveniente e interrupción en el negocio.

 

4.- Liderazgo en el proyecto 

Otros de los problemas que suceden en la implementación de la automatización de procesos, es la falta de planificación de ciertas actividades complementarias para controlar la ejecución del sistema. Los líderes de proyectos deben comprobar constantemente si existe un punto de embotellamiento o “choke point” en los que su solución pudiera interrumpirse. 

Es importante fijar una supervisión y alerta para vigilar los contratiempos que afecten el rendimiento.

 

5.- Construir un cluster de control de calidad y excelencia en automatización de procesos

La implantación de una automatización de procesos en un negocio, resulta exitosa cuando incluyen un cluster de control de calidad y excelencia, dotado de un personal altamente responsable de diseñar los programas de eficiencia dentro de la organización, desde la digitalización de archivos hasta la transformación digital de las unidades de negocios.

Sin embargo, no todos los negocios tienen el presupuesto necesario para ello. Un cluster especializado o un proveedor tecnológico de confianza, desarrolla los casos de negocios, calculando la optimización de costos y el retorno de la inversión, midiendo el progreso con respecto a esos objetivos. 

Estos grupos suelen ser pequeños y ágiles, ampliándose con el personal de tecnología para que ambos se centren en la implementación real de la automatización de procesos, comenzando con la digitalización de archivos hasta el cumplimiento y control de los indicadores de negocio.

En conclusión, es importante que busques oportunidades transformadoras para tu negocio, para completar los procesos empresariales más rápidamente. 

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4 poderosas ventajas de una Gestión Documental.

Un sistema de gestión documental ayuda a las empresas a lograr mejores resultados. Las tecnologías que se emplean son claves para ayudar a realizar el trabajo de una manera más eficaz, además de mejorar la calidad operativa en el tiempo indicado.

Cuando toda la empresa aprovecha estas herramientas tecnológicas el resultado de sus metas es poderoso. También puede suceder todo lo contrario, si no se usa un software de gestión documental para llevar a cabo toda la gestión de procesos puede significar una pérdida de tiempo y dinero en su proyecto. 

Por eso es importante contar con una empresa que ofrezca sus servicios de gestión documental, ya que si estás iniciando acciones para que tu oficina mejore la calidad operativa y atienda los requerimientos en el marco de los objetivos establecidos, es necesario tener la asesoría apropiada para la clasificación y estructuración de la información de tus archivos físicos para realizar una correcta gestión documental.

A continuación te presentamos las 5 poderosas ventajas de una gestión documental:

 

1.- CUMPLIMIENTO:

Un sistema de gestión documental, le permite a las organizaciones fijar los indicadores u objetivos que demuestren el cumplimiento normativo, con mayor visibilidad y control. 

Por consiguiente, los DMS pueden proporcionar gráficos representativos del flujo de gestión de procesos tanto comerciales y operativos en la intranet de tu empresa, lo que conduce a un enfoque basado en niveles de riesgos en el control de calidad.

El incumplimiento de las regulaciones en el caso de que tu empresa se le realice una auditoría en sus procesos, puede resultar perjudicial y causar daños en la reputación. Así que tener un software de gestión documental que refuerce naturalmente el cumplimiento de los procedimientos mitiga estos riesgos.

 

2.- SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS:

Un DMS minimiza los riesgos de ataques cibernéticos y los malware que se filtran al sistema de datos de la empresa. La gestión de seguridad y actualizaciones del DMS suministra una capa adicional de control a través del acceso granular con el inicio de sesión de usuarios, lo que posibilita compartir de forma segura la información controlada interna y externamente.

Los proveedores que ofrecen servicios de gestión documental en los archivos digitales de las empresas, garantizan el almacenamiento y respaldo electrónico proporcionado por su DMS, lo que significa que todos tus documentos más sensibles, estén seguros incluso en caso de desastres.

 

3.- FUNCIÓN DE BÚSQUEDA:

Encontrar información de sus archivos digitales se hace más simple y rápido con una función de búsqueda integrada en el DMS, en la herramienta de administración de documentos. Otras de estas grandes ventajas es que puedes estar seguro de que el personal recupera la versión correcta de un documento, debido a que la opción de búsqueda avanzada le permite encontrar el documento relacionado con un tema en específico.

 

4.- COLABORACIÓN MEJORADA:

Un DMS facilita la gestión de trabajo interno, pero la ventaja real proviene del apoyo y la colaboración entre las partes interesadas. Este proceso permite que todos los participantes autorizados se involucren en la creación, revisión y aprobación de la documentación, generando una experiencia de usuario perfecta, lo que mejora la calidad operativa y la investigación en general.

Por lo tanto, un DMS protege y almacena los documentos de tu negocio, puesto que son los pilares de tu empresa, los cuales, te ayudarán a promover una mejor productividad en general y generar beneficio de valor para el cliente. Cuando se administran los documentos de manera efectiva, pueden salvar a tu empresa de las implicaciones de seguridad y cumplimiento, recursos desperdiciados y amenazas en el mercado.

Si bien estas poderosas ventajas impactan altamente en tu empresa, es importante destacar que la búsqueda de un proveedor con una sólida comprensión de tu caso de uso comercial, objetivos y planes estratégicos, te llevarán más rápido a los resultados esperados.

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La influencia de la gestión documental en las empresas contables.

Dentro de una empresa contable, los contadores conocen el valor de un buen control de registros comerciales y enfatiza este proceso a sus clientes.

Por lo tanto, una digitalización de documentos en una empresa contable proporciona excelentes beneficios a sus directivos, empleados y también se convierte en un ejemplo para sus clientes.

Un sistema de gestión documental, contribuye con el método de trabajo y la gestión de procesos de su empresa, para almacenar los datos, contratos, registros contables y financieros y otro tipo de información vital para el funcionamiento del negocio.

Los servicios de gestión documental proveen a las empresas contables una estructura digital donde pueden administrar sus registros comerciales de forma práctica, rápida y eficiente para realizar un seguimiento del funcionamiento de su empresa.

Los archivadores físicos a lo largo de los años, pueden presentarle inconvenientes, además si llegara a ocurrir un accidente, estos se verían afectados y perder un registro de papeles en físico es altamente perjudicial para su empresa, piense en ¿cómo recuperaría esa información? Sería bastante difícil obtener nuevamente esos archivos ¿cierto?, entonces es momento de necesitar una digitalización de documentos.

Mediante el uso de la Tecnología de la Información y Comunicación dentro su empresa, usted va a contar con una protección, resguardo y mantenimiento de su base de datos, también podrá controlar los accesos del personal clasificado.

¿Cuáles son los beneficios de los servicios de gestión documental para las empresas contables?

1.- Seguridad:

Como mencionamos anteriormente, la seguridad es uno de los beneficios que garantiza una efectiva gestión de procesos, piense en quién puede acceder a su sistema, solo le dará acceso al personal de confianza, con contraseñas y controles adecuados para realizar seguimientos de quien accede al sistema, en qué tiempo y a qué hora.

2.- Facilidad de acceso:

Los empleados autorizados dispondrán del acceso rápido a los registros de su empresa con consultas directas, es una gran ventaja ya que al momento de realizar auditorías contables, inmediatamente acceden a la información de manera digital.

3.- Tiempo de auditoría simplificado:

Con la digitalización de documentos y con los servicios de gestión documental que puede tener su empresa, los auditores pueden seguir el rastro electrónico preciso de los documentos de forma rápida y sencilla, acortando los tiempos para realizar los informes inherentes.

4.- Archivando y depurando:

Luego de conservar sus registros contables y financieros durante el tiempo requerido de acuerdo a las leyes administrativas, generalmente, se le permite a la empresa realizar una depuración de papeles. Estos archivos se desechan físicamente de manera segura, lo que requiere tiempo y esfuerzos extras.

Con la digitalización de documentos, puede tener la garantía de que sus archivos electrónicos estarán protegidos y resguardados con los sistemas tecnológicos que cumplan con los estándares de calidad. También, puede aportar una solución para depurar sus papeles sin preocupación alguna ya que se mantiene la información en digital donde sus datos y registros se conservarán por mucho más tiempo.

5.- Libera espacio de almacenamiento:

Si en su empresa tiene espacios limitados, lo más recomendable es que se utilice eficientemente. Las pilas de documentos no son el uso más rentable de esos espacios, almacenar documentos en digital le ahorra espacios para propósitos más productivos.

6.- Ahorro de costos:

Los espacios que ocupan sus archivos físicos que se gestionan de manera inadecuada no es la única forma que genera más gastos de la cuenta, también cuando los empleados trabajan con sistemas basados análogamente.

¿Desea que su personal trabaje de manera más productiva?, sin tener que buscar en los archivos físicos una información que requieran apresuradamente, buscar facturas antiguas, o publicar documentos manualmente que pueden enviarse por email de manera rápida y segura. Una digitalización de documentos permite a sus empleados concentrarse en las actividades diarias sin interrumpir sus tareas buscando información en los archivos de documentos de años pasados.

7.- Prevenir el riesgo provocado por emergencias o desastres:

Si por algún caso ocurre una emergencia o se presenta algún desastre natural, corre el riesgo de que sus archivos y papeles se pierdan, asegure su información obteniendo los servicios de gestión documental.

Si sus registros se almacenan de forma segura y se puede acceder a ellos de forma remota, minimiza el impacto de esa emergencia en su negocio.

8.- Copia de seguridad de archivos:

Si se rige por un sistema análogo, la única forma de mantener una copia resguardada es fotocopiando o reimprimiendo el archivo. Eso no solo es nocivo para el medio ambiente, sino que también requiere de más espacios para el almacenamiento. Hacer una copia de los archivos de su computadora en un sistema de gestión de documentos online, es muy simple y seguro.

Para mantener una gestión de procesos consistente, organizada y resguardada, realice una digitalización de documentos de todos los papeles de su oficina. Nuestro equipo de especialistas trabajará en equipo con usted en la creación de un plan para su transformación digital.

Visite nuestra página web para mayor información www.frostsa.com.

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5 razones para digitalizar tu empresa en tiempos de COVID-19.

Las empresas necesitan una nueva planificación para tener éxito, de esta manera logrará orientar sus acciones al mundo digital, por medio de una digitalización masiva de documentos.

¿Todavía se pregunta el por qué digitalizar su empresa? Digitalizar negocios en medio del COVID-19, es la nueva fase de evolución. Las personas temen salir de casa, por lo que optan a los servicios en línea.

En este artículo, discutiremos algunos puntos que muestran la importancia de la digitalización de documentos en los negocios actuales.

¿Por qué digitalizar su negocio? – Razones

1.- Agilizar las operaciones.

Debido a las restricciones y limitaciones que se han presentado en todos los países en medio del COVID-19, optimizar sus operaciones de una manera nueva y segura con la digitalización de archivos le permitirá tener una gran ventaja.

Cuando inicie su negocio a nivel digital, observará una perfecta adecuación de su empresa, desde la manera de cómo podrá monitorear cada actividad de su negocio en un entorno online, como resguardar cada elemento de su negocio en la nube o en un servidor tecnológico propio.

Por lo tanto, se puede decir, que la digitalización de documentos agilizará las operaciones y procesos de su negocio de una manera más asertiva y eficiente.

2.- Aumentar la productividad.

Al contar con una digitalización masiva de documentos en su empresa, aumentará considerablemente la productividad. Ayudará a mejorar el flujo de trabajo de su negocio ya que todo se gestionará de manera digital. Todos los datos relacionados con su negocio están disponibles en la web, nube, o en un sistema de administración documental, por lo que no es necesario consultar la información de manera análoga.

Debido al COVID-19, una gran parte de las empresas resultó impactada por la baja productividad, pero esto se puede mejorar con la ayuda de la digitalización de archivos.

3.- Reducción de costo.

Con la ayuda de la digitalización de documentos, necesitará menos equipos, papeles e impresoras para operar completamente sus procesos, lo que en última instancia conduce a una reducción de costos.

Se dice que el negocio en línea es una inversión única, ciertamente lo es, mientras que, para un negocio tradicional necesita seguir cambiando los procesos internos de sus oficinas para poder avanzar a través del tiempo. Pero puede evitar todo esto con la ayuda de la digitalización masiva de documentos.

4.- Aumento de la eficiencia.

Con la digitalización de archivos, puede resolver rápida y eficazmente los problemas que enfrentan sus clientes y esto mejorará la experiencia del usuario con su negocio. Una buena experiencia siempre es importante para el éxito de cualquier negocio o empresa. Puede lograrlo fácilmente con la ayuda de la digitalización de documentos, además, aumentará la eficiencia general, siendo este, uno de los beneficios más efectivos para su empresa.

5.- Seguridad mejorada.

En un modelo tradicional, puede suceder que el usuario se sienta indeciso con la seguridad de su negocio.

Sin embargo, con un modelo digital, el cliente puede permanecer absolutamente despreocupado por la seguridad, debido a que toda la información se encuentra protegida y respaldada por un sistema tecnológico, donde solo la persona autorizada tendrá acceso. La base de datos en línea de su plataforma empresarial está protegida con los códigos de cifrado. Con eso, incluso puede establecer una contraseña para los datos personales de su empresa.

La digitalización de documentos siempre garantiza la seguridad de una empresa o negocio, sea cual sea su tamaño e industria.

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Beneficios de gestión documental para la institución bancaria.

El sector bancario tradicional se está transformando estos últimos años por medio de sus instituciones, donde han adaptado sus sistemas de trabajo en soluciones rápidas, innovadoras y estratégicamente orientadas a la gestión de procesos eficientes, prácticos y sencillos para la atención de sus clientes.

Los múltiples desafíos, como regulaciones y políticas en constante cambio, altas competencias y clientes exigentes, desacelera el cambio hacia la transformación.

Un sistema de gestión documental es vital para la industria bancaria, con el uso de tecnologías de la información y la comunicación pueden liberar el potencial de la digitalización y brindar un excelente servicio al usuario.

Aunque las instituciones bancarias han trabajado en la gestión documental, para reducir el uso del papel en estos últimos años, aún sigue siendo un desafío para ellos. Además, no toda la banca cuenta con una gestión documental automatizada y en muchos casos los softwares que disponen no cumplen con los requerimientos más actuales.

Los servicios de gestión documental para la banca traen muchos beneficios, los cuales mencionamos a continuación:

1.- Servicio al cliente de primer nivel

Las soluciones de un sistema de gestión documental para la banca satisfacen las necesidades del cliente y le permite al personal bancario atender cualquier solicitud de la manera más ágil posible.

Por ejemplo, un cliente potencial necesita abrir una cuenta bancaria, el representante de cuentas ubica la información de los tipos de cuentas y ofertas de los productos bancarios en segundos, a través de un sistema de gestión documental, por lo que procede a suministrar una respuesta coherente, completa y rápida a ese cliente, con una buena atención logra captar la fidelización, convirtiendo a esa persona en un cliente bancario.

Los clientes odian esperar, así que una gestión de procesos fortalecida con un sistema de gestión documental hace la diferencia.

2.- Cumplimiento normativo

Las normativas bancarias se encuentran cambiando constantemente, por lo que los bancos apenas logran mantenerse actualizados ya que las medidas de penalización en caso de incumplir con las regulaciones entran en vigor sin ninguna demora.

Con un sistema de gestión documental, las instituciones bancarias ganan ventaja para trabajar y gestionar en tiempos establecidos, por medio de la captura de los datos seguros y auditables que garantizan el cumplimiento de las normativas como los estándares mundiales en los procedimientos que se manejan dentro del sector bancario.

3.- Ganancia Financiera

Conservar y gestionar un sinfín de copias impresas correspondientes a las solicitudes de los clientes, también de los estados financieros, informes crediticios y contratos de préstamo cuestan mucho dinero. Contar con los servicios de gestión documental, las instituciones evitan costes innecesarios de impresión y papel.

Adicionalmente, los bancos disponen de otros beneficios como:

  • Reducción en el tiempo de cada operación.
  • Con el sistema de gestión documental se libra de retrasos en la búsqueda o consulta de documentos requeridos.
  • Los documentos bancarios y formularios de inscripción estarás siempre disponible y a la mano para tener una efectiva gestión de procesos.

4.- Trabajo exitoso en equipo

El acelerado entorno de trabajo, se produce por el nivel de demanda para atender las necesidades de los clientes, a pesar de que la baja productividad del personal causa serios problemas y preocupaciones, con un software de gestión documental, ayuda al trabajo colaborativo y recíproco del equipo, aumentando la eficiencia del personal.

La documentación digital y el sistema de gestión documental, permite a la banca, distribuir y asignar responsabilidades específicas entre los responsables. El personal recibe sus asignaciones, obtienen acceso rápido a los archivos y asumen inmediatamente sus funciones, a través de este mecanismo se refuerza las tareas en equipo.

5.- Auditoría simplificada

Uno de los procedimientos obligatorios que tienen las instituciones bancarias es la auditoría tanto interna como externa, su objetivo es conservar los informes financieros, la correspondencia, estados financieros, los requerimientos de documentos internos y otras documentaciones fundamentales para el proceso de revisión, además de cumplir con las leyes y normativas vigentes. El sistema de gestión documental hace que esta gestión de procesos sea rápido y sencillo.

Los resultados de los beneficios que ofrece un sistema de gestión documental, convertirán a las instituciones en la banca del futuro.

En tiempos de COVID 19, el sistema bancario mundial ha tenido una fase de crecimiento para innovar sus procesos y diseñar productos digitales para disposición del cliente potencial.

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Tips para organizar tu salón de clases online.

Las aulas en líneas tomaron gran auge debido al COVID-19, tras los efectos de la pandemia en la educación, se hizo evidente que el uso de la tecnología como herramienta de gestión educativa era necesaria.

Para los educadores y estudiantes que anteriormente no tenían acceso a dispositivos e internet, se encontraron en un escenario completamente nuevo para ellos cuando fueron enviados a casa con dispositivos, además de adaptarse rápidamente a la transición de entornos de aprendizaje en línea por lo que muchos no estaban familiarizados.

En el caso de los educadores, se realizaron planteamientos con respecto a la gestión de procesos para la evaluación del alumnado, entre las inquietudes presentadas, las más demandantes eran:

 

¿Era necesaria la evaluación formativa y sumativa durante la pandemia?
¿Cómo deben ser supervisadas o cronometradas las evaluaciones a los estudiantes?
¿Es considerable una evaluación cuando los alumnos puedes usar notas y recursos para preparar sus respuestas?
¿Cómo podemos usar la tecnología para crear evaluaciones dinámicas e interactivas?
¿Cómo podemos medir las evaluaciones?

 

Todas estas interrogativas se hicieron presentes con el cambio de aulas presenciales a online, convirtiéndose en un desafío para los centros educativos para evaluar qué tipos de herramientas de gestión educativa resultarían apropiada para el plan de aprendizaje online.

La experiencia virtual de los estudiantes, padres, representantes y educadores en la gestión de procesos metodológicos, ha sido todo un reto ya que se han presentado dificultades para encontrar direcciones, recursos y entregar tareas, por eso es importante mencionar a continuación, algunos tips para organizar tu salón de clases online:

1.- Para iniciar una clase online es primordial seleccionar un software de gestión educativa, establecer una planificación de desarrollo del contenido y elegir las herramientas de trabajo adecuadas para llevar a cabo la clase sin inconvenientes, tomando en cuenta las edades de los estudiantes y los dispositivos que usan habitualmente. Una buena idea es facilitar tutoriales para que todos y las familias incluidas les resulte fácil la aplicación.

2.- Ofrece una orientación al alumnado para que se auto organice, sobre los espacios de trabajo en casa, establecer una rutina y horarios estructurados que los ayude en la identificación de las actividades desde el inicio hasta el final de cada una. Con esta guía, logrará que los estudiantes se sientan cómodos dentro del aula de clases online.

3.- Es aconsejable diseñar una secuencia de actividades, que tengan una duración específica y que los alumnos perciban el acompañamiento docente, por ejemplo, iniciar con un video inicial de las lecciones a tratar durante la semana, una videoconferencia al final de la semana para realizar una evaluación y enviar mensajes constantes para comunicar y orientar al alumnado, padres y representantes de los avances respectivos.

Los canales comunicativos como WhatsApp, Telegram y Gmail, son de gran ayuda para responder las inquietudes del estudiante.

4.- Para estimular al estudiante durante la clase, se recomienda hacerle preguntas acerca del tema que se está desarrollando, de esta manera poder mantener su atención.

Usar imágenes, videos o juegos son herramientas de gestión educativa interactivas que hacen que los estudiantes desarrollen más rápido sus conocimientos y los ayuda a participar voluntariamente, procura que estas actividades sean bajo intervalos de 15 minutos.

5.- El modelo de evaluación es un punto importante, ya que les facilita a los estudiantes una guía para trabajar sus actividades organizadamente. Por medio del plan de evaluación, das a conocer la gestión de procesos metodológicos en el desarrollo del contenido y las próximas fechas de los exámenes.

6.- Es importante trabajar en el punto crítico de los estudiantes respecto a la tecnología, mostrar los beneficios del uso de las tecnologías en la educación.

7.- Con el uso de un software de gestión educativa aprovecha para trabajar de forma colaborativa con otros docentes, intercambiar prácticas académicas online, agilizando la gestión de procesos educativos, con registros y controles adecuados.

Frost tiene a su disposición un software de gestión educativa, llamado SchoolDirector, que ofrece estos beneficios tecnológicos para las academias, consulta más información por www.frostsa.com

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Crea un Plan de Comunicación efectivo

El éxito de las compañías se logra, a través de una comunicación efectiva tanto con el personal como con los clientes.

La comunicación es un factor imprescindible para todas las empresas, debe ir alineada a los valores institucionales de la organización, como de los objetivos que quieran alcanzarse, igualmente al tipo de clientes potenciales que se atraigan de acuerdo a tu nicho de mercado, por medio de un mensaje y un tono de voz que despierten el interés de todos facilitando la gestión de procesos.

Para crear una comunicación efectiva se necesita de un plan de comunicación, en el que a continuación les presentaremos:

Un plan de comunicación es una guía donde se indica la manera en que la empresa va a comunicarse con su equipo de trabajo y sus clientes, en este, se establecen de forma directa y precisa los objetivos de comunicación trazados, también facilita el orden y la estructura para realizar las tareas o asignaciones que se realizarán en tu empresa.

Existe 2 tipos de comunicación, estos son internos y externos.

1.- Comunicación interna: Esta es dirigida al personal de la empresa, donde se establecen y ejecutan todos los procesos de la empresa, desde la forma de informar al equipo de trabajo de las tareas y asignaciones, impartiendo el conocimiento de la razón de ser de la empresa, donde se transmita ¿qué es la empresa, visión, misión, valores institucionales, objetivos empresariales, gestión de procesos, dinámica de las tareas y asignaciones, entre otros.

Esta etapa es muy importante ya que si la empresa con sus proyecciones de evolución y crecimiento, se debe adaptar a las transformaciones digitales que se viven constantemente en el mundo.

Partiendo desde la creación de un sistema de gestión documental con el uso de las nuevas tecnologías de información por medio de la digitalización de archivos y potenciando sus procesos en la gestión documental, con estas acciones los líderes de las empresas fomentarán orden, disciplina y buen clima laboral para propiciar la mejora continua en la relación de la empresa con el empleado y viceversa.

2.- Comunicación Externa: Esta es dirigida a su público objetivo, pueden ser accionistas, proveedores, consumidores o la audiencia en general. El propósito de la comunicación externa es lograr mejorar la imagen de la marca y ¿quién se encargará de transmitir el mensaje? Los más indicados para esta tarea es el equipo de la empresa quienes transmitirán externamente la identidad corporativa, ellos son los mejores embajadores de tu marca, es por esa razón que la comunicación interna favorece la externa.

En el plan de comunicación se manejan diversos factores que se agrupan por plan de comunicación online y offline.

El primero, se refiere a todas aquellas estrategias que se enfocan en la utilización de los recursos digitales que agilizan el proceso de la empresa de forma rápida.

El plan de comunicación offline, este se refiere a todas aquellas estrategias que no se ejecutan digitalmente, sino que se relaciona con la promoción de los servicios en medios masivos de comunicación como radio, televisión, eventos, entre otros.

Estos planes se complementan entre sí.

Ahora bien, les presentamos de manera resumida los pasos para elaborar un plan de comunicación efectivo.

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¿Crees que la comunicación en tu empresa y con tus clientes es efectiva? Con estos pasos para crear un plan de comunicación te ayudarán a fortalecer el modelo comunicacional de tu negocio.

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Metodologías ágiles para empresas innovadoras

Estamos experimentando constantes cambios todos los días, los cuales pueden modificar el curso de las actividades en general. Es por eso que, en el área empresarial, necesitamos modelos de gestión de proyectos que nos ayuden a responder prontamente ante los cambios, por este motivo se crearon las metodologías ágiles.

¿Qué son metodologías ágiles de trabajo?

Son aquellas que se encargan de adaptar la gestión de procesos en el trabajo a las condiciones del proyecto, bajo un modelo flexible e inmediato de respuestas para avanzar en su desarrollo y actuar adecuadamente ante las circunstancias específicas del entorno, por si sucede algún inconveniente o cambio imprevisto, los procesos de la empresa puedan adaptarse con facilidad.

Conoce ¿qué ventajas tiene aplicar metodologías ágiles para tu empresa?

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Efectivamente, es posible aplicar metodologías ágiles en tu empresa por medio de las buenas prácticas de gestión de procesos operativos internos, con el apoyo de las nuevas tecnologías, como también de un software de gestión documental que oriente los modelos de trabajo para el cumplimiento de los objetivos de negocios.

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