La industria legal ha comenzado a aceptar que la tecnología se puede aplicar con éxito y seguridad para realizar actividades relacionadas con la empresa y ofrecer una variedad de servicios legales de manera más eficiente y rentable, manteniendo al mismo tiempo la confidencialidad necesaria para el cliente, pero este cambio se ha dado lentamente.
Sin embargo, la pandemia ha dado a los bufetes de abogados una nueva ventana de oportunidad para utilizar la tecnología para innovar mucho más rápido, especialmente porque muchas organizaciones permiten alguna forma de trabajo remoto en curso.
La proporción de abogados estadounidenses que ahora quieren trabajar de forma remota al menos un día a la semana se ha duplicado desde el período anterior a la pandemia. Mientras que el 37 por ciento de los abogados expresó interés en el trabajo remoto antes de la pandemia, el 76 por ciento ahora está a favor de la opción de trabajo remoto. Según el Informe 2021 sobre el estado del mercado legal, la mayoría de las empresas ahora reconocen que el trabajo remoto, aunque claramente diferente de las operaciones en persona, puede tener éxito e indicó que el 84 por ciento de los socios esperaba que sus empresas aumentaran las inversiones en tecnología para los procesos de gestión documental.
Como resultado de la pandemia, la sala de correo física se convierte en una pesadilla operativa ya que los bufetes de abogados tenían personas trabajando desde casa varios días a la semana, solo entrando a la oficina a tiempo parcial y su correo físico todavía se entregaba diariamente a la dirección comercial de la empresa, lo que hacía imposible que los documentos sensibles al tiempo se redirigieran a las oficinas de los abogados.
El número exorbitante de documentos que todavía están en papel es el problema. Los bufetes de abogados, grandes y pequeños, tienen flujos de correo esenciales para el negocio que llegan a través del Servicio Postal de los Estados Unidos en forma física que deben ser capturados. Este proceso manual y ya intensivo en tiempo se convirtió rápidamente en una pesadilla logística para los bufetes de abogados, incluso con un ejército de personal con órdenes diarias de abrir, copiar, escanear, enviar y repetir.
Los procesos de los bufetes de abogados dependen de los documentos de envío de correo, incluidas las comunicaciones y negociaciones entre las partes opuestas y los documentos críticos relacionados con el tribunal y el juicio. Ha llegado el momento de innovar la sala de correo tradicional eliminándola por completo y convertirla en digital.
Una gestión documental digital puede ayudar a un bufete de abogados a superar estos desafíos y comenzar a hacer la transición de sus operaciones para incluir más flujos de trabajo digitales que se han convertido en una necesidad en el mundo del trabajo remoto de hoy.
La realidad es que muchos bufetes de abogados todavía viven en un mundo de papel, correo electrónico, escaneo y flujos de trabajo manuales. Con una sala de correo digital. En Frost ofrecemos una plataforma que puede procesar elementos de forma inteligente y automática para garantizar el cumplimiento normativo y centraliza la información de forma segura en la nube para proporcionar accesibilidad instantánea para los usuarios autorizados.
La digitalización de documentos permite a los bufetes de abogados acelerar la entrega de correo; desarrollar tiempos de respuesta y ciclo superiores; lograr ahorros significativos en los costos; mejorar la rendición de cuentas; y mejorar la seguridad y el cumplimiento.
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