Todos tenemos smartphones o teléfonos inteligentes con nosotros, pero no todas las empresas los usan o los impulsan a su máximo potencial.
Cada oficina es un mundo, altamente informatizadas y las que siguen utilizando papel, teléfono, correo electrónico y páginas web estáticas como se hacía en el siglo pasado necesitan un cambio.
Montañas de papel, archivos, carpetas, cuadernos…
Transformar tu lugar de trabajo en una oficina digital es más barato, rápido y fácil de lo que parece, con una buena planificación inicial, podrás pasar a una nueva forma de hacer las cosas más eficiente y práctica.
Veamos cómo decirle adiós al papel:
Al igual que con cualquier proceso en particular, dependiendo del tamaño de su negocio y, en cualquier caso, para que su negocio siga funcionando.
Debemos tener claras dos cosas antes de realizar cualquier cambio:
¿Por qué queremos hacerlo?
para pasar a una oficina digital y ¿qué elementos de nuestra oficina actual queremos digitalizar?
La digitalización de tu negocio no puede ser solo un interés por un determinado producto (gadget o software). Debes tenerlo claro si quieres una oficina digital es porque conoces las ventajas y los beneficios que ofrece.
Estas son algunas de las importantes ventajas de una oficina digital:
- Usa menos espacio físico para el almacenamiento de documentos.
- Accede a estos datos desde cualquier lugar de la oficina, incluso desde casa.
- Acceso instantáneo a datos con búsqueda simple.
- Comunicarse con los miembros del equipo en todo momento.
- Permitir el trabajo remoto en determinados momentos o con regularidad.
- Conozca clientes de todo el mundo a un precio más bajo
- Simplifica las tareas burocráticas y financieras evitando viajes y más.
Podemos digitalizar muchos elementos de nuestro negocio.
La transición a una oficina digital puede ser total o parcial. Dependiendo de en qué áreas nos sentimos más cómodos usando herramientas digitales y dónde preferimos seguir usando papel convencional.
Con la digitalización de documentos di adiós a los libros de papel.
No importa en qué negocio estés, tu oficina estará inevitablemente llena de papel: informes, manuales, facturas, prospectos, conocimientos de embarque, formularios, etc. En la oficina digital no se requiere papel.
Por un lado, se trata de generar una cantidad mínima de documentación en papel.
El motivo puede ser algo así como imprimir un correo electrónico o imprimir cualquier documento que pase por nuestro ordenador para ser leído o guardado. En una buena pantalla de computadora sería fácil de leer sin necesidad de imprimir documentos.
Por otro lado, ¿Qué hacemos con los papeles existentes?
Si tuviéramos que digitalizar, tendríamos un acceso más rápido, y eso, sin contar el espacio físico que ahorramos al no tener que almacenar mucho papel.
Con las copias de seguridad y la nube, no hay peligro de que perdamos copias de estos archivos.
Sin embargo, cualquier pequeño cambio destinado a digitalizar nuestra vida diaria, puede tener un impacto positivo si está bien planificado.
Esta transformación digital permite que elimines el papel de tu empresa y sea más sencillo el almacenamiento y recuperación de documentos, realizando las gestiones importantes a través de la red y guardando tus archivos en la nube.
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