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Consejos claves para la automatizaci贸n de procesos eficaz.

Cada vez m谩s, los empresarios recurren a la automatizaci贸n de la gesti贸n de procesos para agilizar las operaciones y reducir los costes, lo que les permite atender mejor a los clientes y realizar otras actividades de mayor valor.

En este art铆culo, te presentaremos algunos consejos claves para la automatizaci贸n de procesos eficaz:

 

1.- Considerar el impacto en el negocio

La automatizaci贸n de procesos se presenta com煤nmente como un mecanismo para fortalecer el retorno de la inversi贸n o reducir los costos. Sin embargo, tambi茅n se deber铆a usar para mejorar la experiencia al cliente mediante una gesti贸n de procesos organizacionales que contribuyan al logro de los objetivos.

 

2.- Involucrar a las Tecnolog铆as de la Informaci贸n y la Comunicaci贸n (TIC)

En un inicio, al adquirir un sistema de gesti贸n documental, deben estar involucrados los especialistas de las TIC o el proveedor tecnol贸gico, para disponer completamente de su asesoramiento y acompa帽amiento.聽

Igualmente, es preciso asegurar los recursos que se necesiten de dicho sistema de gesti贸n documental en tu estructura con el prop贸sito de implantar correctamente la automatizaci贸n en las unidades de negocio.

3.- Planeaci贸n de procesos

Muchas implantaciones en la gesti贸n documental fracasan porque la planeaci贸n de procesos est谩n mal gestionadas. Con la premura de implementar un sistema de gesti贸n automatizado, algunas empresas pasan por alto los intercambios de informaci贸n y comunicaci贸n, que pueden ocasionar un problema en los procesos de negocio.

Antes de implementar una gesti贸n documental digital, debes pensar y planear el orden de tu modelo operativo, trazar los distintos procedimientos de cada 谩rea para que trabajen unidas sin ning煤n inconveniente e interrupci贸n en el negocio.

 

4.- Liderazgo en el proyecto聽

Otros de los problemas que suceden en la implementaci贸n de la automatizaci贸n de procesos, es la falta de planificaci贸n de ciertas actividades complementarias para controlar la ejecuci贸n del sistema. Los l铆deres de proyectos deben comprobar constantemente si existe un punto de embotellamiento o 鈥渃hoke point鈥 en los que su soluci贸n pudiera interrumpirse.聽

Es importante fijar una supervisi贸n y alerta para vigilar los contratiempos que afecten el rendimiento.

 

5.- Construir un cluster de control de calidad y excelencia en automatizaci贸n de procesos

La implantaci贸n de una automatizaci贸n de procesos en un negocio, resulta exitosa cuando incluyen un cluster de control de calidad y excelencia, dotado de un personal altamente responsable de dise帽ar los programas de eficiencia dentro de la organizaci贸n, desde la digitalizaci贸n de archivos hasta la transformaci贸n digital de las unidades de negocios.

Sin embargo, no todos los negocios tienen el presupuesto necesario para ello. Un cluster especializado o un proveedor tecnol贸gico de confianza, desarrolla los casos de negocios, calculando la optimizaci贸n de costos y el retorno de la inversi贸n, midiendo el progreso con respecto a esos objetivos.聽

Estos grupos suelen ser peque帽os y 谩giles, ampli谩ndose con el personal de tecnolog铆a para que ambos se centren en la implementaci贸n real de la automatizaci贸n de procesos, comenzando con la digitalizaci贸n de archivos hasta el cumplimiento y control de los indicadores de negocio.

En conclusi贸n, es importante que busques oportunidades transformadoras para tu negocio, para completar los procesos empresariales m谩s r谩pidamente.

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