En la mayoría de las empresas se acumulan informes, cartas, libros, imágenes y demás documentos que pierden prioridad fácilmente con el pasar de los años. Existen diversas razones por las que esforzarse a transformarse a lo digital es una gran decisión a nivel empresarial, desde mejorar la accesibilidad hasta tener más seguridad en los documentos.
En teoría la Digitalización de documentos se basa en escanear un documento físico para crear una copia en formato digital, más segura y con fácil acceso para todo el que la requiera.
Existen pasos a seguir para lograr el correcto proceso:
Definir el objetivo y el alcance
Hay cuatro razones principales para la Gestión documental: mejorar la accesibilidad, mejorar la seguridad, ahorrar espacio y permitir compartir dentro y fuera de la empresa.
- Mejorar la accesibilidad: Se pasan horas y horas, tratando de ubicar un documento importante dentro de una habitación llena de papeles desorganizados. La Digitalización masiva de documentos ayudará a colocar toda la documentación en un servidor en línea o en una biblioteca privada, logrando obtener un fácil acceso a la información.
- 2. Mejorar la seguridad: Se pueden correr riesgos como, personas externas que quieran destruir su información más valiosa, información confidencial en manos equivocadas, condiciones inadecuadas del ambiente para el resguardo de documentación y mucho más. Por lo tanto, la opción más adecuada es invertir el tiempo necesario en la Digitalización.
- Ahorro de espacio: No tratemos de ocultar más esa gran pila de documentos, cajas y carpetas repletas de documentos físicos sin ordenar. La Digitalización documentos es la herramienta más eficaz para ahorrar espacio.
Evalúa lo que hay en el archivo
Es necesario evaluar la documentación que requiere Digitalización antes de comenzar todo el proceso.
- Cantidad: Si la cantidad de archivos físicos es exagerada, una forma de contabilizar todo es identificar cuantos metros de documentos se posee y calcular un promedio de páginas por metro o cajas.
- Sistema de clasificación: Los documentos necesitan pasar por una clasificación para comprender en que parte del sistema se organizarán. El tipo de clasificación varía entre: Año, región, evento, tema, etc.
- Calidad: Siempre es de gran importancia revisar con detalle al menos un 10% de la documentación física archivada, de esta manera se puede identificar que parte fue dañada por húmeda y otros factores, y que parte está preparada para su digitalización.
- Conservación de Documentos: Identificar que documentos deban conservarse en formato físico, por motivos legales es un paso que no se debe saltar. En ocasiones la ley exige que se conserven documentos originales en papel de la empresa o negocio.
Es importante conocer y evaluar la documentación antes de realizar el proceso de Gestión Documental que la empresa vaya a implementar. Es posible que sorprenda la cantidad de documentos físicos acumulados a lo largo de los años y que aún no se encuentran localizados.
Determinar cómo se accederá a los documentos
Una vez que se efectúa el escaneado de todos los documentos se necesita una forma que los trabajadores y demás personal dentro y fuera de la empresa estén familiarizados con el proceso y puedan acceder fácilmente a la información fundamental. Una de las opciones más efectivas es crear una carpeta compartida en un servidor propio e implementar un Software de Gestión Documental que permita compartir información simultáneamente sin problemas.
En Frost S.A. contamos con todas las herramientas para lograr que las empresas y negocios seas totalmente digitalizadas.
¿Qué esperas para entrar a la era digital?
Contáctanos.