Deshacerse de Todos esos Documentos F铆sicos es la Mejor Decisi贸n Empresarial

En la mayor铆a de las empresas se acumulan informes, cartas, libros, im谩genes y dem谩s documentos que pierden prioridad f谩cilmente con el pasar de los a帽os. Existen diversas razones por las que esforzarse a transformarse a lo digital es una gran decisi贸n a nivel empresarial, desde mejorar la accesibilidad hasta tener m谩s seguridad en los documentos.

En teor铆a la Digitalizaci贸n de documentos se basa en escanear un documento f铆sico para crear una copia en formato digital, m谩s segura y con f谩cil acceso para todo el que la requiera.

Existen pasos a seguir para lograr el correcto proceso:

Definir el objetivo y el alcance

Hay cuatro razones principales para la Gesti贸n documental: mejorar la accesibilidad, mejorar la seguridad, ahorrar espacio y permitir compartir dentro y fuera de la empresa.

  1. Mejorar la accesibilidad: Se pasan horas y horas, tratando de ubicar un documento importante dentro de una habitaci贸n llena de papeles desorganizados. La Digitalizaci贸n masiva de documentos ayudar谩 a colocar toda la documentaci贸n en un servidor en l铆nea o en una biblioteca privada, logrando obtener un f谩cil acceso a la informaci贸n.
  2. 2. Mejorar la seguridad: Se pueden correr riesgos como, personas externas que quieran destruir su informaci贸n m谩s valiosa, informaci贸n confidencial en manos equivocadas, condiciones inadecuadas del ambiente para el resguardo de documentaci贸n y mucho m谩s. Por lo tanto, la opci贸n m谩s adecuada es invertir el tiempo necesario en la Digitalizaci贸n.
  3. Ahorro de espacio: No tratemos de ocultar m谩s esa gran pila de documentos, cajas y carpetas repletas de documentos f铆sicos sin ordenar. La Digitalizaci贸n聽 documentos es la herramienta m谩s eficaz para ahorrar espacio.
Eval煤a lo que hay en el archivo

Es necesario evaluar la documentaci贸n que requiere Digitalizaci贸n antes de comenzar todo el proceso.

  1. Cantidad: Si la cantidad de archivos f铆sicos es exagerada, una forma de contabilizar todo es identificar cuantos metros de documentos se posee y calcular un promedio de p谩ginas por metro o cajas.
  2. Sistema de clasificaci贸n: Los documentos necesitan pasar por una clasificaci贸n para comprender en que parte del sistema se organizar谩n. El tipo de clasificaci贸n var铆a entre: A帽o, regi贸n, evento, tema, etc.
  3. Calidad: Siempre es de gran importancia revisar con detalle al menos un 10% de la documentaci贸n f铆sica archivada, de esta manera se puede identificar que parte fue da帽ada por h煤meda y otros factores, y que parte est谩 preparada para su digitalizaci贸n.
  4. Conservaci贸n de Documentos: Identificar que documentos deban conservarse en formato f铆sico, por motivos legales es un paso que no se debe saltar. En ocasiones la ley exige que se conserven documentos originales en papel de la empresa o negocio.

Es importante conocer y evaluar la documentaci贸n antes de realizar el proceso de Gesti贸n Documental que la empresa vaya a implementar. Es posible que sorprenda la cantidad de documentos f铆sicos acumulados a lo largo de los a帽os y que a煤n no se encuentran localizados.

Determinar c贸mo se acceder谩 a los documentos

Una vez que se efect煤a el escaneado de todos los documentos se necesita una forma que los trabajadores y dem谩s personal dentro y fuera de la empresa est茅n familiarizados con el proceso y puedan acceder f谩cilmente a la informaci贸n fundamental. Una de las opciones m谩s efectivas es crear una carpeta compartida en un servidor propio e implementar un Software de Gesti贸n Documental que permita compartir informaci贸n simult谩neamente sin problemas.

En Frost S.A. contamos con todas las herramientas para lograr que las empresas y negocios seas totalmente digitalizadas.

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