La información almacenada en formatos de papel tiende a desaparecer con el uso constante de la misma, por lo tanto, la digitalización masiva de documentos garantiza que la base de datos más importantes de una empresa u organización se guarden y conserven para el futuro.
Después de la pandemia de la COVID-19, más del 85% de los negocios globales están en proceso de digitalización. La tecnología está cambiando la manera de escanear la documentación. De hecho, la mayoría de las empresas temen de no llevar a cabo la digitalización de archivos por miedo a perder su ventaja competitiva, por lo que se pudiera ver seriamente afectado el desarrollo operativo de su empresa, e incluso de sus beneficios.
La digitalización de documentos es el proceso de convertir una gran cantidad de documentos que están en formato papel en registros de archivos digitales que puede tener almacenados en un sistema de gestión de documental.
Una vez digitalizados todos tus “papeles”, será el momento de mecanizar el resto de procesos. En otras palabras, la digitalización masiva de documentos no es suficiente si no va acompañada de soluciones que permitan automatizar el tratamiento y manipulación de estos documentos; Por tanto, primero se realizará un proceso de digitalización de los documentos y luego se gestionan dichos documentos de forma específica mediante la automatización de los procesos de gestión y manipulación documental.
La digitalización de facturas juega un papel decisivo en el ámbito contable y financiero, independientemente del tamaño de la empresa, desde la más pequeña hasta la más grande, el volumen de facturas recibidas y emitidas es elevado y es muy fácil cometer errores si la gestión se realiza de forma tradicional. Por eso la digitalización de las facturas es decisiva en el proceso de transformación de la empresa; En términos generales, la digitalización de facturas es un proceso mediante el cual los datos de su factura en papel se transfieren a un entorno electrónico.
Ventajas de Digitalizar Facturas
Las ventajas de la facturación electrónica o digitalización de facturas son numerosas, entre ellas:
- Aumento de la productividad de los empleados
- Reducción de costos, convirtiendo el costo fijo en variable
- Mejore la accesibilidad y reduzca las facturas perdidas
- Agilidad y automatización de procesos
Todo lo antes indicado, ayudaría a las empresas a optimizar sus resultados.
La empresa con la intención de dejar atrás los trámites tradicionales y decidida optimizar sus procesos como camino hacia la empresa digital, necesita comenzar con la digitalización de documentos. En los próximos años, la factura reflejada en papel dejará de ser una opción para los departamentos contables y financieros y la única realidad será la factura electrónica.
Todos los procesos de una empresa pueden beneficiarse de la incorporación de un flujo de trabajo de facturación, que permite su desarrollo con mayor rapidez y eficacia. ¡Si necesitas información sobre nuestras soluciones y servicios, Contáctanos! para ayudarte.