DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

¡Lo hacemos nosotros o le capacitamos!.
Capturamos e indexamos imágenes de documentos sueltos y libros, tanto antiguos como recientes, desde tamaño pequeño (Post-it) hasta gran formato (planos y periódicos).
Contamos con escáneres de captura masiva, y escáneres ópticos de luz fría que no tocan los documentos. Digitalice sus documentos para que pueda consultarlos cuando quiera y desde donde quiera, de manera 100% digital.
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“La digitalización es un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo”.
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La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan al interior de la empresa.
Es decir, después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos y se pasan a un formato digital.
La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.
¿CÓMO ES EL PROCESO DE LA DIGITALIZACIÓN?
El proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta digitalización lleve a la empresa a la mejora continua de los procesos.
Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su particularidad frente al manejo de los documentos, por lo que antes de tomar cualquier decisión que involucre la clasificación de archivos, se lleva a cabo una revisión minuciosa del contexto de la empresa. Por ello:
– Se evalúa el nivel de producción documental.
– Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
– Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.
Una vez establecidas las características pilares, se lleva a cabo el proceso de digitalización.
Por ello el proceso que realizamos en Frost es totalmente efectivo,
y puede variar dependiendo la empresa y sus requerimientos.
PRIMEROS PASOS DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
EL PROPOSITO DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
El objetivo central del desarrollo de este proceso es la transferencia de información entre formatos. Dicha transferencia se convierte en un soporte del documento original, además, se preservan los documentos de importancia. De este modo se evitan las consecuencias que puede generar la manipulación y deterioro de los documentos originales, incentivando el orden y control documental en la empresa.
Es importante la implementación de la digitalización de documentos en toda organización, ya que toda en algún instante del tiempo llega a manejar y a almacenar gran cantidad de documentos. Esto puede consumir mucho espacio y tiempo, lo que a su vez puede limitar la capacidad de la organización para tratar adecuadamente los documentos. De esta manera el proceso de digitalización de documentos permite la optimización y la automatización de las diferentes tareas de la empresa, incrementando la eficiencia.
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Frost le puede acompañar en el proceso de ordenamiento y digitalización documental
para apoyar sus procesos e incrementar la productividad de su institución.
BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Eficiencia: Hacer más cosas en menos tiempo es el sueño de toda empresa. Por medio de la categorización archivística se logra una disminución considerable en los tiempos destinados a la organización y acceso de los archivos.
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Seguridad: Cuando se tiene control de los documentos, se puede administrar y gestionar de manera más confiable todos los archivos. El orden es sinónimo de seguridad, y la seguridad se traduce en buenos índices de calidad. Todo está interconectado y conlleva a la excelencia de los procesos.
Orden: El proceso de gestión documental y de digitalización de documentos les permite a los usuarios tener control de sus archivos, saber dónde están y cómo acceder fácilmente a ellos. Esto establece un orden matriz de clasificación que permite desarrollar operaciones archivísticas de mayor calidad.
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