DIGITALIZACI脫N DE DOCUMENTOS

Lo hacemos nosotros o le capacitamos!.
Capturamos e indexamos im谩genes de documentos sueltos y libros, tanto antiguos como recientes, desde tama帽o peque帽o (Post-it) hasta gran formato (planos y peri贸dicos). Contamos con esc谩neres de captura masiva, y esc谩neres 贸pticos de luz fr铆a que no tocan los documentos. Digitalice sus documentos para que pueda consultarlos cuando quiera y desde donde quiera, de manera 100% digital.

鈥淟a digitalizaci贸n es un proceso en el que se captura la informaci贸n por medio de procesos tecnol贸gicos, a fin de conservar los documentos a trav茅s del tiempo鈥.

La digitalizaci贸n de documentos es uno de los procesos m谩s importantes dentro del desarrollo de la gesti贸n documental, en el que se lleva a cabo la transformaci贸n de los formatos de todo lo concerniente a los documentos f铆sicos que se manejan al interior de la empresa. Es decir, despu茅s de la debida revisi贸n, se seleccionan los documentos f铆sicos y se pasan a un formato digital. La realizaci贸n de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a trav茅s del tiempo. De igual modo la digitalizaci贸n ayuda a realizar la administraci贸n de una manera m谩s eficiente, ya que se reducen los tiempos de b煤squeda, clasificaci贸n y acceso.
Una vez establecidas las caracter铆sticas pilares, se lleva a cabo el proceso de digitalizaci贸n. Por ello el proceso que realizamos en Frost es totalmente efectivo, y puede variar dependiendo la empresa y sus requerimientos.
PRIMEROS PASOS DEL PROCESO DE DIGITALIZACI脫N
EL PROPOSITO DE LA DIGITALIZACI脫N DE DOCUMENTOS
El objetivo central del desarrollo de este proceso es la transferencia de informaci贸n entre formatos. Dicha transferencia se convierte en un soporte del documento original, adem谩s, se preservan los documentos de importancia. De este modo se evitan las consecuencias que puede generar la manipulaci贸n y deterioro de los documentos originales, incentivando el orden y control documental en la empresa.
El objetivo central del desarrollo de este proceso es la transferencia de informaci贸n entre formatos. Dicha transferencia se convierte en un soporte del documento original, adem谩s, se preservan los documentos de importancia. De este modo se evitan las consecuencias que puede generar la manipulaci贸n y deterioro de los documentos originales, incentivando el orden y control documental en la empresa.
Es importante la implementaci贸n de la digitalizaci贸n de documentos en toda organizaci贸n, ya que toda en alg煤n instante del tiempo llega a manejar y a almacenar gran cantidad de documentos. Esto puede consumir mucho espacio y tiempo, lo que a su vez puede limitar la capacidad de la organizaci贸n para tratar adecuadamente los documentos. De esta manera el proceso de digitalizaci贸n de documentos permite la optimizaci贸n y la automatizaci贸n de las diferentes tareas de la empresa, incrementando la eficiencia.

Frost le puede acompa帽ar en el proceso de ordenamiento y digitalizaci贸n documental para apoyar sus procesos e incrementar la productividad de su instituci贸n.

BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACI脫N DE DOCUMENTOS
Eficiencia: Hacer m谩s cosas en menos tiempo es el sue帽o de toda empresa. Por medio de la categorizaci贸n archiv铆stica se logra una disminuci贸n considerable en los tiempos destinados a la organizaci贸n y acceso de los archivos.
Seguridad: Cuando se tiene control de los documentos, se puede administrar y gestionar de manera m谩s confiable todos los archivos. El orden es sin贸nimo de seguridad, y la seguridad se traduce en buenos 铆ndices de calidad. Todo est谩 interconectado y conlleva a la excelencia de los procesos.
Orden: El proceso de gesti贸n documental y de digitalizaci贸n de documentos les permite a los usuarios tener control de sus archivos, saber d贸nde est谩n y c贸mo acceder f谩cilmente a ellos. Esto establece un orden matriz de clasificaci贸n que permite desarrollar operaciones archiv铆sticas de mayor calidad.