Digitalización Documental Eficiente

La Digitalización masiva de documentos, permite crear una capa de seguridad y comodidad, almacenar una copia escaneada del documento original y proporciona de manera segura un respaldo al dañarse o perderse cualquier documento, mientras que en digital, se vuelve mucho más controlado, lo que permite que los procesos de búsqueda sean más rápidos y eficientes.

Es importante mantener un flujo continuo, ya que los archivos se deben ordenar correctamente, para asi no aumentar la carga de documentos físicos.

Se debe determinar rigurosamente donde almacenar las copias digitales, que documento y versión se requiere, controlar el acceso de usuarios y organizar la información importante. 

Uno de los objetivos más valioso de la Gestión Documental es reducir significativamente la dependencia hacia los documentos físicos sin afectar de manera negativa la eficiencia operativa tanto interna como externamente.

Esto se logra mediante la planificación adecuada a la hora de almacenar y organizar, determinar que usuarios tendrán acceso (Lectura y/o escritura) e identificar documentos con nombres y etiquetas para distinguir información cuando se necesite de inmediato.

¿Qué impacto tienen los servicios de digitalización de documentos en su negocio?

Luego de comprender el funcionamiento de los servicios de Digitalización masiva de documentos, es de suma importancia conocer el impacto que dicho proceso tiene en las empresas o negocios en la actualidad:

  • Aumente la eficiencia: El almacenamiento digital de datos y documentos tiene un impacto positivo en cualquier organización. Si se necesita acceder rápidamente a una información en particular, mantener toda una biblioteca de contenido digital permite que la búsqueda sea mucho más automatizada dentro de una base de datos para encontrar el archivo correcto, mientras que en una habitación llena de papeles tomaría más tiempo en encontrarse.

 

  • Respeto con el medio ambiente: A futuro, que las empresas logren hacer el cambio a la fase Digital, beneficiara muchísimo al medio ambiente. Los documentos en físico, una vez que se hayan digitalizado satisfactoriamente, se pueden reciclar, reutilizar o destruir. Manteniendo así, la seguridad e integridad de la empresa o negocio.
  • Compartir y transportar: Según el objetivo de la empresa, es posible que requiera compartir información o transportar documentos. La mayoría de las oficinas digitalizadas actualmente no necesitan utilizar herramientas antiguas como lo son las máquinas de fax. Con la información almacenada en una nube se puede compartir, transportar o enviar archivos importantes al destinatario en cuestión de minutos.
  • Ahorrar espacio: El almacenamiento excesivo de papel ocupa cantidades notables de espacio importante. Mediante la digitalización, no existe la necesidad de almacenar tanta documentación en formato físico. Para esto, todos los archivos que se necesiten permanecerán almacenados en un servidor seguro.
  • Colaboración: La información digitalizada contribuyen también a la colaboración unos con otros. Si algún empleado necesita acceder a la información de otro, podrá ingresar en tiempo real con el debido acceso y permiso.

Con la tecnología adecuada, cualquier documento físico puede ser digitalizado

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