Digitalizaci贸n Documental Eficiente

LaDigitalizaci贸n masiva de documentos, permite crear una capa de seguridad y comodidad, almacenar una copia escaneada del documento original y proporciona de manera segura un respaldo al da帽arse o perderse cualquier documento, mientras que en digital, se vuelve mucho m谩s controlado, lo que permite que los procesos de b煤squeda sean m谩s r谩pidos y eficientes.

Es importante mantener un flujo continuo, ya que los archivos se deben ordenar correctamente, para asi no aumentar la carga de documentos f铆sicos.

Se debe determinar rigurosamente donde almacenar las copias digitales, que documento y versi贸n se requiere, controlar el acceso de usuarios y organizar la informaci贸n importante.

Uno de los objetivos m谩s valioso de la聽Gesti贸n Documental聽es reducir significativamente la dependencia hacia los documentos f铆sicos sin afectar de manera negativa la eficiencia operativa tanto interna como externamente.

Esto se logra mediante la planificaci贸n adecuada a la hora de almacenar y organizar, determinar que usuarios tendr谩n acceso (Lectura y/o escritura) e identificar documentos con nombres y etiquetas para distinguir informaci贸n cuando se necesite de inmediato.

驴Qu茅 impacto tienen los servicios de digitalizaci贸n de documentos en su negocio?

Luego de comprender el funcionamiento de los servicios de聽Digitalizaci贸n masiva de documentos,聽es de suma importancia conocer el impacto que dicho proceso tiene en las empresas o negocios en la actualidad:

  • Aumente la eficiencia: El almacenamiento digital de datos y documentos tiene un impacto positivo en cualquier organizaci贸n. Si se necesita acceder r谩pidamente a una informaci贸n en particular, mantener toda una biblioteca de contenido digital permite que la b煤squeda sea mucho m谩s automatizada dentro de una base de datos para encontrar el archivo correcto, mientras que en una habitaci贸n llena de papeles tomar铆a m谩s tiempo en encontrarse.

 

  • Respeto con el medio ambiente: A futuro, que las empresas logren hacer el cambio a la fase Digital, beneficiara much铆simo al medio ambiente. Los documentos en f铆sico, una vez que se hayan digitalizado satisfactoriamente, se pueden reciclar, reutilizar o destruir. Manteniendo as铆, la seguridad e integridad de la empresa o negocio.
  • Compartir y transportar: Seg煤n el objetivo de la empresa, es posible que requiera compartir informaci贸n o transportar documentos. La mayor铆a de las oficinas digitalizadas actualmente no necesitan utilizar herramientas antiguas como lo son las m谩quinas de fax. Con la informaci贸n almacenada en una nube se puede compartir, transportar o enviar archivos importantes al destinatario en cuesti贸n de minutos.
  • Ahorrar espacio: El almacenamiento excesivo de papel ocupa cantidades notables de espacio importante. Mediante la digitalizaci贸n, no existe la necesidad de almacenar tanta documentaci贸n en formato f铆sico. Para esto, todos los archivos que se necesiten permanecer谩n almacenados en un servidor seguro.
  • Colaboraci贸n: La informaci贸n digitalizada contribuyen tambi茅n a la colaboraci贸n unos con otros. Si alg煤n empleado necesita acceder a la informaci贸n de otro, podr谩 ingresar en tiempo real con el debido acceso y permiso.

Con la tecnolog铆a adecuada, cualquier documento f铆sico puede ser digitalizado

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