Cada día más empresas se están sumando a la solución paperless, reduciendo sus gastos a nivel empresarial y reduciendo el impacto medioambiental.
Gracias a la digitalización masiva de documentos, se mejora eficientemente los procesos de gestión documental y facilita el acceso de los empleados a la información.
Además de la creación de un impacto positivo en el ambiente, reduciendo el consumo de papel en las empresas, existen muchas más ventajas de la digitalización de documentos.
Seguridad
Almacenar información valiosa en un formato digital resulta mejor que archivar innumerables archivos físico. Es mucho más cómodo y seguro establecer documentos cifrados, es mucho más accesible hacer copias de seguridad y recuperar información valiosa, mientras que la documentación física está más expuesta a incidentes, incendios y accesos de terceros sin autorización.
Reducción de gastos
La digitalización de documentos tiene un impacto directo en la reducción de gastos.
Además de reducir la compra de papel, ahorra en el mantenimiento de las impresoras y compra de repuestos, a esto podemos sumar, el beneficio de la digitalización masiva de documentos donde todos los archivos digitales se puedes compartir mediante correo electrónico, eliminando los gastos por envíos postales.
Espacio libre
Una gestión documental eficaz permite alojar todo en la nube o en servidores privados de la empresa, así ahorramos más espacio eliminando todos los archivadores.
Ya que estamos ahorrando en espacio, nos podemos plantear buscar una oficina más pequeña y así ahorramos en gastos de alquiler, por lo tanto, cada vez más empresas están considerando la digitalización de documentos y eliminando completamente el papel de sus procesos.