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驴Gesti贸n Documental para empresas? Tipos de sistemas y caracter铆sticas.

Atr谩s quedaron los d铆as del almacenamiento de papel. Un buen sistema de gesti贸n documental es imprescindible en cualquier empresa. As铆 que prepare su negocio para el 茅xito almacenando su documentaci贸n importante de forma digital y segura.

驴Por d贸nde empezar a la hora de elegir los servicios de gesti贸n documental?

Este art铆culo le ayudar谩 a comprender los conceptos b谩sicos de los tipos de sistemas de gesti贸n de documentos para que tenga claridad al momento de contratar a un proveedor.

La elecci贸n del sistema o software de gesti贸n documental adecuado, comienza con una evaluaci贸n completa de las necesidades de su organizaci贸n.

Tipos de sistemas de gesti贸n documental

  • Sistemas de gesti贸n de documentos locales:

Una soluci贸n local requiere el uso de los propios servidores y almacenamiento de la empresa, lo que significa que debe realizar su propio mantenimiento. Tambi茅n la empresa es responsable de la seguridad de todos los datos, por lo que se recomienda hacer una copia de seguridad.

Esta alternativa por lo general tiene sentido para empresas m谩s grandes con recursos en Tecnolog铆a de la Informaci贸n y la Comunicaci贸n (TIC), debido a sus mayores demandas t茅cnicas.

El software basado en la nube, tambi茅n conocido como Sistema SaaS, est谩 alojado por un proveedor de servicios y es accesible para su organizaci贸n de manera online. Por lo general, las soluciones basadas en la nube cobran una tarifa mensual o anual, que incluye todo el mantenimiento y las actualizaciones de software.

Los mayores beneficios del sistema en la nube en la gesti贸n de procesos en su empresa, son por lo general, acceder a sus documentos desde cualquier lugar que tenga acceso en l铆nea, y no necesita hacer una copia de seguridad de sus archivos, ya que se guardan autom谩ticamente en la nube.

Caracter铆sticas:

  1. Almacenamiento de papeles: la funci贸n m谩s importante de un sistema de gesti贸n documental es almacenar los documentos de su empresa de forma segura y de una manera f谩cil de buscar, este proceso se logra efectivamente con la digitalizaci贸n de documentos.
  2. B煤squeda de palabras claves o metadatos: un buen sistema de gesti贸n de documentos tiene una amplia opci贸n de b煤squeda de palabras claves para que pueda acceder a cualquier documento en espec铆fico. Algunos softwares incluyen metadatos y etiquetas que facilitan la recuperaci贸n de un documento o grupo de documentos.
  3. Acceso autorizado a los documentos: al crear permisos de acuerdo a las funciones o responsabilidades de su personal, puede proporcionar a ciertos empleados acceso a ciertos documentos y prohibir que todos los dem谩s los vean o editen.
  4. Herramientas de monitoreo de acceso a documentos: usted podr谩 saber qui茅n en su empresa est谩 accediendo a qu茅 documentos, por lo que estas herramientas garantizan que los documentos confidenciales de su empresa est茅n totalmente seguros.
  5. Historial de edici贸n y restauraci贸n de documentos: un sistema de gesti贸n documental debe tener opciones de historial de edici贸n y restauraci贸n para que pueda ver qui茅n edita los documentos. El control de versiones le permite recuperar versiones antiguas de documentos que se han revisado y ver a detalle qu茅 cambios se hicieron, en qu茅 momento y por cu谩l usuario.
  6. Eliminaci贸n autom谩tica de documentos obsoletos: los sistemas de gesti贸n de documentos vienen con controles de regulaci贸n para guardar y eliminar autom谩ticamente para liberar espacio de almacenamiento.
  7. Acceso a dispositivos m贸viles: deber铆a poder acceder a la documentaci贸n de su empresa a trav茅s de su dispositivo m贸vil. Las capacidades de gesti贸n de documentos m贸viles deben incluir la visualizaci贸n, edici贸n y uso compartido de documentos.

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