Atrás quedaron los días del almacenamiento de papel. Un buen sistema de gestión documental es imprescindible en cualquier empresa. Así que prepare su negocio para el éxito almacenando su documentación importante de forma digital y segura.
¿Por dónde empezar a la hora de elegir los servicios de gestión documental?
Este artículo le ayudará a comprender los conceptos básicos de los tipos de sistemas de gestión de documentos para que tenga claridad al momento de contratar a un proveedor.
La elección del sistema o software de gestión documental adecuado, comienza con una evaluación completa de las necesidades de su organización.
Tipos de sistemas de gestión documental
- Sistemas de gestión de documentos locales:
Una solución local requiere el uso de los propios servidores y almacenamiento de la empresa, lo que significa que debe realizar su propio mantenimiento. También la empresa es responsable de la seguridad de todos los datos, por lo que se recomienda hacer una copia de seguridad.
Esta alternativa por lo general tiene sentido para empresas más grandes con recursos en Tecnología de la Información y la Comunicación (TIC), debido a sus mayores demandas técnicas.
- Sistemas de gestión documental basados en la nube:
El software basado en la nube, también conocido como Sistema SaaS, está alojado por un proveedor de servicios y es accesible para su organización de manera online. Por lo general, las soluciones basadas en la nube cobran una tarifa mensual o anual, que incluye todo el mantenimiento y las actualizaciones de software.
Los mayores beneficios del sistema en la nube en la gestión de procesos en su empresa, son por lo general, acceder a sus documentos desde cualquier lugar que tenga acceso en línea, y no necesita hacer una copia de seguridad de sus archivos, ya que se guardan automáticamente en la nube.
Características:
- Almacenamiento de papeles: la función más importante de un sistema de gestión documental es almacenar los documentos de su empresa de forma segura y de una manera fácil de buscar, este proceso se logra efectivamente con la digitalización de documentos.
- Búsqueda de palabras claves o metadatos: un buen sistema de gestión de documentos tiene una amplia opción de búsqueda de palabras claves para que pueda acceder a cualquier documento en específico. Algunos softwares incluyen metadatos y etiquetas que facilitan la recuperación de un documento o grupo de documentos.
- Acceso autorizado a los documentos: al crear permisos de acuerdo a las funciones o responsabilidades de su personal, puede proporcionar a ciertos empleados acceso a ciertos documentos y prohibir que todos los demás los vean o editen.
- Herramientas de monitoreo de acceso a documentos: usted podrá saber quién en su empresa está accediendo a qué documentos, por lo que estas herramientas garantizan que los documentos confidenciales de su empresa estén totalmente seguros.
- Historial de edición y restauración de documentos: un sistema de gestión documental debe tener opciones de historial de edición y restauración para que pueda ver quién edita los documentos. El control de versiones le permite recuperar versiones antiguas de documentos que se han revisado y ver a detalle qué cambios se hicieron, en qué momento y por cuál usuario.
- Eliminación automática de documentos obsoletos: los sistemas de gestión de documentos vienen con controles de regulación para guardar y eliminar automáticamente para liberar espacio de almacenamiento.
- Acceso a dispositivos móviles: debería poder acceder a la documentación de su empresa a través de su dispositivo móvil. Las capacidades de gestión de documentos móviles deben incluir la visualización, edición y uso compartido de documentos.
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