digitalización de documentos, almacenamiento y recuperación de documentos

Hombre encontrado en el archivo de registros de una compañía, 18 meses después de ser reportado como desaparecido

Kyle McShamish, un empleado de All Paper All The Time, Inc. (APATT), fue descubierto en los archivos corporativos de la compañía por un administrador de registros de recursos humanos después de perderse en las millas de archivos hace casi 18 meses.

McShamish sobrevivió con bocadillos, bebidas y café con leche dejados por varios administradores que caminaban por la ciudad hasta el almacén a diario para agregar manualmente nuevos documentos en papel al elaborado sistema de archivo de varios pisos.

“Podía escuchar el barajado de pies y archivos, pero simplemente no podía encontrar la manera de salir”, dijo McShamish.

El CEO de la compañía, Frank Woodseye, negó las afirmaciones, diciendo que era “un montón de mentiras”.

Sin embargo, una investigación confirmó que la compañia ha estado fomentando un entorno de trabajo pesado y basado en papel durante años. La investigadora principal, Mariam Seeall, dijo: “La situación podría haberse evitado por completo si la compañía simplemente hubiera escaneado sus registros”.

Como resultado de su investigación, los reguladores del papel anunciaron hoy que los habían multado con $ 10.25 millones por no cumplir con los requisitos de mantenimiento de registros digitales.

Woodseye dice que “no tiene idea” de por qué la digitalización recibe tanto revuelo, ya que su asistente le entregó un correo electrónico impreso para su lectura. “El papel sigue siendo el futuro. Los medios afirman que la digitalización es clave. Bueno, no puedo encontrar esa clave en ninguna parte de mi máquina de escribir”, continuó.

La investigación mostró que la filosofía analógica de larga data de Woodseye ha creado un entorno de trabajo basado en papel y un modelo de negocio que va en contra de todas las mejores prácticas de gestión de la información que existen. Seeall citó ejemplos específicos de empleados que usan documentos como posavasos de bebidas y sobres enviados por correo improvisados como persianas de ventanas. Mientras recorría la oficina de la compañía, observó a una mujer usando una pila de archivos de papel para equilibrar su espejo de maquillaje mientras se aplicaba rímel. Cuando se le preguntó qué contenían los archivos, la empleada anunció con entusiasmo que no estaba segura, pero proclamó: “¿Qué truco tan genial, ¿verdad?

Quizás uno de los actos más atroces involucró a la compañía al descubrir que un empleado en realidad había estado tratando de “compostar” información confidencial en el contenedor de basura para mascotas de su vecindario durante años. No se tomó ninguna medida para resolver el problema. De hecho, el liderazgo redobló su mentalidad basada en papel después de que una encuesta de compromiso de los empleados reveló que el personal de APATT experimentó sus mayores sentimientos de alegría al tirar documentos en papel directamente a la basura.

En cuanto a McShamish, su experiencia en el archivo de registros lo ha llevado a lanzar una agresiva iniciativa de transformación digital de base en la compañía, donde todavía está empleado y ahora dirige el recién creado Departamento de Policía de Papel APATT con la ayuda de Docufree.

(Si bien la historia anterior es ficticia, los desafíos que crean los entornos de trabajo basados en papel son muy reales).

Articulo de www.docufree.com

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