A la hora de comenzar un proceso de Digitalización de documentos, existen documentos importantes que se deben conservar.
Por lo general, se mantienen copias en físico de los documentos relacionados con entidades legales. En caso de perder alguno de esos documentos va a requerir un largo proceso para reemplazarlos, por tal motivo siempre es una buena idea tener fácil acceso cuando se requiera.
- Certificados de nacimiento y defunción.
- Tarjetas de seguridad social.
- Certificados de matrimonio y divorcio.
- Adopción y papeles de inmigración.
- Últimas voluntades, testamentos en vida, fideicomisos en vida y poderes notariales.
- Documentos del plan de pensiones.
Otros de los documentos importantes que deben permanecer seguros, son los relacionados con bienes personales, tales como:
- Títulos de vehículos y documentos de préstamo.
- Escrituras de la casa y documentos de la hipoteca.
- Pólizas de seguro de hogar, automóvil y vida.
Es fundamental mantener algunos archivos en físico, pero también hay otros documentos que deben mantenerse también en formato digital tales como:
- Declaraciones de impuestos y documentos de respaldo (Se pueden almacenar desde 7 a 5 años de información).
- Recibos de pago (Almacenar de 6 meses a 1 año de información).
- Declaraciones del seguro social (Guardar copias actualizadas).
- Declaraciones de inversiones de fin de año (Mantener información durante al menos tres años después de vender las inversiones).
- Estados de cuenta anuales de la póliza de seguro.
- Recibos de artículos valiosos, como joyas, productos electrónicos y obras de arte.
- Registros de mejoras en el hogar (Mantener la información durante al menos tres años después de vender la propiedad).
- Registros de reparación y mantenimiento del vehículo (Guardar documentos hasta que cambie el propietario del vehículo).
- Garantías y recibos relacionados (Almacenar hasta que caduquen o hasta que ya no sea el propietario de los artículos).
- Facturas médicas (Resguardar durante un año después de que se hayan pagado)
- Registros médicos y recetas actuales.
Luego de identificar cuáles documentos digitalizar y cuáles documentos archivar, es importante deshacerse y liberar espacio en donde se necesite.
- Estados de cuentas mensuales (En el caso que se cuente con el documento en físico).
- Recibos de cajero automático.
- Cheques cancelados y recibos de depósitos bancarios.
- Facturas de compras personales.
- Manuales de productos (casi toda la información se puede encontrar en línea).
- Notas personales (Después de Digitalizarse).
En el proceso de análisis de la documentación archivada, se debe tomar en cuenta lo difícil o lento que sería el proceso de recuperación o reemplazo del documento, si es muy extenso, una mejor opción sería conservar dicho papel.
Una alternativa eficaz es tomar copias de documentos indispensables como: Pasaporte, Documentos de identificación y pólizas de seguro, en caso de que se requiera cuando este a una la distancia de su ubicación original.
Las copias digitales deben respaldarse en un servicio seguro en la nube, mientras que las copias físicas deben almacenarse en una caja fuerte a prueba de incendios o en una ubicación segura fuera del sitio.
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