A la hora de comenzar un proceso de聽Digitalizaci贸n de documentos, existen documentos importantes que se deben conservar.
Por lo general, se mantienen copias en f铆sico de los documentos relacionados con entidades legales. En caso de perder alguno de esos documentos va a requerir un largo proceso para reemplazarlos, por tal motivo siempre es una buena idea tener f谩cil acceso cuando se requiera.
- Certificados de nacimiento y defunci贸n.
- Tarjetas de seguridad social.
- Certificados de matrimonio y divorcio.
- Adopci贸n y papeles de inmigraci贸n.
- 脷ltimas voluntades, testamentos en vida, fideicomisos en vida y poderes notariales.
- Documentos del plan de pensiones.
Otros de los documentos importantes que deben permanecer seguros, son los relacionados con bienes personales, tales como:
- T铆tulos de veh铆culos y documentos de pr茅stamo.
- Escrituras de la casa y documentos de la hipoteca.
- P贸lizas de seguro de hogar, autom贸vil y vida.
Es fundamental mantener algunos archivos en f铆sico, pero tambi茅n hay otros documentos que deben mantenerse tambi茅n en formato digital tales como:
- Declaraciones de impuestos y documentos de respaldo (Se pueden almacenar desde 7 a 5 a帽os de informaci贸n).
- Recibos de pago (Almacenar de 6 meses a 1 a帽o de informaci贸n).
- Declaraciones del seguro social (Guardar copias actualizadas).
- Declaraciones de inversiones de fin de a帽o (Mantener informaci贸n durante al menos tres a帽os despu茅s de vender las inversiones).
- Estados de cuenta anuales de la p贸liza de seguro.
- Recibos de art铆culos valiosos, como joyas, productos electr贸nicos y obras de arte.
- Registros de mejoras en el hogar (Mantener la informaci贸n durante al menos tres a帽os despu茅s de vender la propiedad).
- Registros de reparaci贸n y mantenimiento del veh铆culo (Guardar documentos hasta que cambie el propietario del veh铆culo).
- Garant铆as y recibos relacionados (Almacenar hasta que caduquen o hasta que ya no sea el propietario de los art铆culos).
- Facturas m茅dicas (Resguardar durante un a帽o despu茅s de que se hayan pagado)
- Registros m茅dicos y recetas actuales.
Luego de identificar cu谩les documentos digitalizar y cu谩les documentos archivar, es importante deshacerse y liberar espacio en donde se necesite.
- Estados de cuentas mensuales (En el caso que se cuente con el documento en f铆sico).
- Recibos de cajero autom谩tico.
- Cheques cancelados y recibos de dep贸sitos bancarios.
- Facturas de compras personales.
- Manuales de productos (casi toda la informaci贸n se puede encontrar en l铆nea).
- Notas personales (Despu茅s de Digitalizarse).
En el proceso de an谩lisis de la documentaci贸n archivada, se debe tomar en cuenta lo dif铆cil o lento que ser铆a el proceso de recuperaci贸n o reemplazo del documento, si es muy extenso, una mejor opci贸n ser铆a conservar dicho papel.
Una alternativa eficaz es tomar copias de documentos indispensables como: Pasaporte, Documentos de identificaci贸n y p贸lizas de seguro, en caso de que se requiera cuando este a una la distancia de su ubicaci贸n original.
Las copias digitales deben respaldarse en un servicio seguro en la nube, mientras que las copias f铆sicas deben almacenarse en una caja fuerte a prueba de incendios o en una ubicaci贸n segura fuera del sitio.
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