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La automatización en las escuelas para impulsar la transformación digital.

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Desde montones de solicitudes de estudiantes hasta un sinfín de hojas de seguimiento de inventario, los procesos basados ​​en papel detienen al personal de la escuela y lo alejan de sus responsabilidades principales. Y cuando el personal administrativo se aparta del trabajo importante, el efecto negativo se filtra hasta la experiencia del estudiante.

La tecnología de automatización y de la implementación de un software de gestión educativa, tiene el potencial de absorber las tareas que consumen mucho tiempo y que ralentizan al personal administrativo. Con presupuestos limitados, los responsables de la toma de decisiones en educación tienen que tomar decisiones difíciles, a menudo colocando la transformación digital en la parte inferior de la lista de prioridades, lo cual es un error común. Como resultado, las instituciones educativas suelen tardar más en adoptar iniciativas de transformación. Pero cuando lo hacen, los resultados pueden ser significativos y duraderos

A continuación, mencionaremos algunos factores que influyen en la automatización, que impulsan la transformación digital de una academia o institución educativa:

Los efectos de los procesos automatizados en las escuelas.

Desde la inscripción hasta las comunicaciones con los padres, muchas escuelas dependen demasiado de los métodos en papel. 

Ya sea que un sistema escolar administre 100 estudiantes o 100,000 estudiantes, existen mejores formas de administrar los procesos en papel, como la inscripción anual, las solicitudes para programas especializados y los formularios de permiso de los padres para actividades extracurriculares y excursiones.

Estos flujos de trabajo a menudo producen cientos de formularios en papel que se encuentran en los escritorios de los administradores cada año. Es por eso, que una herramienta de gestión educativa es tan importante.

Tradicionalmente, roles como coordinadores de inscripción, directores académicos e incluso subdirectores, puesto que a menudo tienen muchos otros roles en el equipo administrativo de una escuela, manejan manualmente todo el proceso para cualquier formulario dado.

Es fácil quedarse atrás en el trabajo basado en formularios. Pero el cambio a procesos automatizados permite a los administradores concentrarse en brindar un mejor servicio a los estudiantes actuales utilizando un sistema de gestión documental

Cuando un sistema de gestión de procesos escolares puede haber recibido más de 1,000 solicitudes diversas de los padres por correo electrónico cada mes, el personal puede manejarlas a través de un proceso automatizado bien diseñado y basado en formularios digitales. El tiempo que ahorran el personal administrativo y académico sirve para dedicarse a trabajos de misión crítica en lugar de tareas administrativas básicas.

Entonces, ¿cómo pueden los líderes de la educación comenzar con la implementación de automatización de un software de gestión documental?

1.- Abra su mente a la mejora: al señalar los procesos ineficientes a las partes interesadas y al personal, los obliga a ver cómo el equipo podría mejorar. A partir de ahí, la mejor manera de lograr que todas las partes se unan a la administración de una escuela, es ayudarlas a comprender lo que están haciendo otras escuelas para eliminar sus puntos débiles. 

2.- Capacite a su personal actual con tecnología: no puede resolver los puntos débiles de otros equipos hasta que sepa cuáles son. Al brindarles a los empleados la oportunidad de señalar sus procesos defectuosos y trazar otros nuevos ideales, los capacita para encontrar soluciones duraderas. 

3.- Estandarice los nuevos procesos: estandarice sus procesos automatizados proporcionando capacitaciones en toda la escuela. Para garantizar que los nuevos empleados aprendan y lleven adelante los procesos, incorpore las enseñanzas en su incorporación.

La transformación digital también se aplica al mundo de la educación, y los procesos que conforman la experiencia del estudiante están listos para la automatización. Si bien los administradores escolares pueden no estar en el aula con los estudiantes todos los días, pueden crear un sistema que les permita brindar un mejor servicio a los estudiantes confiando en la automatización y la transformación digital.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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