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La automatizaci贸n en las escuelas para impulsar la transformaci贸n digital.

Desde montones de solicitudes de estudiantes hasta un sinf铆n de hojas de seguimiento de inventario, los procesos basados 鈥嬧媏n papel detienen al personal de la escuela y lo alejan de sus responsabilidades principales. Y cuando el personal administrativo se aparta del trabajo importante, el efecto negativo se filtra hasta la experiencia del estudiante.

La tecnolog铆a de automatizaci贸n y de la implementaci贸n de un software de gesti贸n educativa, tiene el potencial de absorber las tareas que consumen mucho tiempo y que ralentizan al personal administrativo. Con presupuestos limitados, los responsables de la toma de decisiones en educaci贸n tienen que tomar decisiones dif铆ciles, a menudo colocando la transformaci贸n digital en la parte inferior de la lista de prioridades, lo cual es un error com煤n. Como resultado, las instituciones educativas suelen tardar m谩s en adoptar iniciativas de transformaci贸n. Pero cuando lo hacen, los resultados pueden ser significativos y duraderos

A continuaci贸n, mencionaremos algunos factores que influyen en la automatizaci贸n, que impulsan la transformaci贸n digital de una academia o instituci贸n educativa:

Los efectos de los procesos automatizados en las escuelas.

Desde la inscripci贸n hasta las comunicaciones con los padres, muchas escuelas dependen demasiado de los m茅todos en papel.

Ya sea que un sistema escolar administre 100 estudiantes o 100,000 estudiantes, existen mejores formas de administrar los procesos en papel, como la inscripci贸n anual, las solicitudes para programas especializados y los formularios de permiso de los padres para actividades extracurriculares y excursiones.

Estos flujos de trabajo a menudo producen cientos de formularios en papel que se encuentran en los escritorios de los administradores cada a帽o. Es por eso, que una herramienta de gesti贸n educativa es tan importante.

Tradicionalmente, roles como coordinadores de inscripci贸n, directores acad茅micos e incluso subdirectores, puesto que a menudo tienen muchos otros roles en el equipo administrativo de una escuela, manejan manualmente todo el proceso para cualquier formulario dado.

Es f谩cil quedarse atr谩s en el trabajo basado en formularios. Pero el cambio a procesos automatizados permite a los administradores concentrarse en brindar un mejor servicio a los estudiantes actuales utilizando un sistema de gesti贸n documental.

Cuando un sistema de gesti贸n de procesos escolares puede haber recibido m谩s de 1,000 solicitudes diversas de los padres por correo electr贸nico cada mes, el personal puede manejarlas a trav茅s de un proceso automatizado bien dise帽ado y basado en formularios digitales. El tiempo que ahorran el personal administrativo y acad茅mico sirve para dedicarse a trabajos de misi贸n cr铆tica en lugar de tareas administrativas b谩sicas.

Entonces, 驴c贸mo pueden los l铆deres de la educaci贸n comenzar con la implementaci贸n de automatizaci贸n de un software de gesti贸n documental?

1.- Abra su mente a la mejora: al se帽alar los procesos ineficientes a las partes interesadas y al personal, los obliga a ver c贸mo el equipo podr铆a mejorar. A partir de ah铆, la mejor manera de lograr que todas las partes se unan a la administraci贸n de una escuela, es ayudarlas a comprender lo que est谩n haciendo otras escuelas para eliminar sus puntos d茅biles.

2.- Capacite a su personal actual con tecnolog铆a: no puede resolver los puntos d茅biles de otros equipos hasta que sepa cu谩les son. Al brindarles a los empleados la oportunidad de se帽alar sus procesos defectuosos y trazar otros nuevos ideales, los capacita para encontrar soluciones duraderas.

3.- Estandarice los nuevos procesos: estandarice sus procesos automatizados proporcionando capacitaciones en toda la escuela. Para garantizar que los nuevos empleados aprendan y lleven adelante los procesos, incorpore las ense帽anzas en su incorporaci贸n.

La transformaci贸n digital tambi茅n se aplica al mundo de la educaci贸n, y los procesos que conforman la experiencia del estudiante est谩n listos para la automatizaci贸n. Si bien los administradores escolares pueden no estar en el aula con los estudiantes todos los d铆as, pueden crear un sistema que les permita brindar un mejor servicio a los estudiantes confiando en la automatizaci贸n y la transformaci贸n digital.

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