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La digitalizaci贸n de documentos dentro de nuestra organizaci贸n

La digitalizaci贸n de archivos es un proceso tecnol贸gico que es de vital importancia en la mayor铆a de los procesos de las empresas, sobre todo, en las que cuentan con un elevado volumen de documentos f铆sicos.

Este proceso sirve como herramienta para gestionar las tareas administrativas, nos permite con el resto de las empresas al preservar la informaci贸n fundamental e importante dentro de nuestro negocio, sin dejar de lado, el impacto positivo que deja en evidencia la recuperaci贸n de la percepci贸n que se tiene de nuestra marca y en el ahorro significativo del espacio, dinero y carga laboral.

La digitalizaci贸n de documentos consiste en la aplicaci贸n de t茅cnicas fotoel茅ctricas o de esc谩ner, que convierten la imagen contenida en un documento de papel en una imagen digital.

En cuanto a las ventajas de la digitalizaci贸n de documentos tenemos en primer lugar el ahorro en costos de almacenamiento, gesti贸n y mejora de la eficiencia organizativa, en segundo lugar, permite ayudar en la b煤squeda, acceso y la recuperaci贸n de documentos por varios usuarios simult谩neamente, es decir, que es de f谩cil transferencia por medio de una red. En tercer lugar, garantiza la accesibilidad a la informaci贸n y evita la perdida de la misma, as铆 como la conservaci贸n y preservaci贸n a largo plazo, evitando que se desgasten o se deterioren.

Ahora bien, es id贸neo tener la informaci贸n sobre los tipos de esc谩neres m谩s comunes en los procesos de digitalizaci贸n; entre los m谩s conocidos tenemos:

  • Esc谩ner de tambor: son los que reproducen de manera m谩s fiel el documento original, ya que digitalizan en alta resoluci贸n, su principal desventaja en la velocidad de escaneo no es recomendado en pale quebradizo por debe curvarse sobre el tambor, requieren m谩s habilidad y son m谩s costosos.
  • Esc谩ner de transparencia: Este esc谩ner es ideal para digitalizar diapositivas, negativos de fotograf铆as y documento f铆sicos que son adecuados para el escaneo directo, pueden trabajar tama帽os de 35mm hasta placas de 9×12.
  • Esc谩ner para microfilm: Especializado para digitalizar pel铆culas en rollo, microfichas y tarjeta de apertura.
  • Esc谩ner de mano: este dispositivo se arrastra sobre la superficie de la imagen, requiere una mano firme, del contrario, puede producir im谩genes distorsionadas, normalmente, una luz sobre el esc谩ner indica si el esc谩ner se hizo de manera una r谩pida.

La digitalizaci贸n para llevarse a cabo en cualquier tipo de organizaci贸n, sea del sector privado o p煤blico, que venda o preste cualquier clase de bien o servicio. Todas las empresas que necesiten acceder a sus documentos de manera mas f谩cil en formato electr贸nico para fines de cualquier proceso.

Por 煤ltimo, es importante seguir algunos protocolos de seguridad para que nuestra informaci贸n se mantenga custodiada, resguardar la informaci贸n en formato electr贸nico, realizar copias de seguridad, registrar informaci贸n digitalizada para que sea m谩s f谩cil recuperarla y contar con una gran capacidad de almacenamiento.

Para concluir, podemos asegurar que, aunque existen en el mercado varias formas para digitalizar nuestros archivos, es importante tomar la decisi贸n de manera r谩pida y ejecutar este proceso, que no solo traer谩 m谩s beneficios en costos, sino, que dar谩 a nuestra marca estatus ante la opini贸n de nuestros asociados. 隆El mundo empresarial est谩 evolucionando a gran velocidad, por lo que el momento de incursionar en las nuevas tecnolog铆as y procesos es ahora!

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