La digitalización de documentos dentro de nuestra organización

La digitalización de archivos es un proceso tecnológico que es de vital importancia en la mayoría de los procesos de las empresas, sobre todo, en las que cuentan con un elevado volumen de documentos físicos.

Este proceso sirve como herramienta para gestionar las tareas administrativas, nos permite con el resto de las empresas al preservar la información fundamental e importante dentro de nuestro negocio, sin dejar de lado, el impacto positivo que deja en evidencia la recuperación de la percepción que se tiene de nuestra marca y en el ahorro significativo del espacio, dinero y carga laboral.

La digitalización de documentos consiste en la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, que convierten la imagen contenida en un documento de papel en una imagen digital.

En cuanto a las ventajas de la digitalización de documentos tenemos en primer lugar el ahorro en costos de almacenamiento, gestión y mejora de la eficiencia organizativa, en segundo lugar, permite ayudar en la búsqueda, acceso y la recuperación de documentos por varios usuarios simultáneamente, es decir, que es de fácil transferencia por medio de una red. En tercer lugar, garantiza la accesibilidad a la información y evita la perdida de la misma, así como la conservación y preservación a largo plazo, evitando que se desgasten o se deterioren.

Ahora bien, es idóneo tener la información sobre los tipos de escáneres más comunes en los procesos de digitalización; entre los más conocidos tenemos:

• Escáner de tambor: son los que reproducen de manera más fiel el documento original, ya que digitalizan en alta resolución, su principal desventaja en la velocidad de escaneo no es recomendado en pale quebradizo por debe curvarse sobre el tambor, requieren más habilidad y son más costosos.
• Escáner de transparencia: Este escáner es ideal para digitalizar diapositivas, negativos de fotografías y documento físicos que son adecuados para el escaneo directo, pueden trabajar tamaños de 35mm hasta placas de 9×12.
• Escáner para microfilm: Especializado para digitalizar películas en rollo, microfichas y tarjeta de apertura.
• Escáner de mano: este dispositivo se arrastra sobre la superficie de la imagen, requiere una mano firme, del contrario, puede producir imágenes distorsionadas, normalmente, una luz sobre el escáner indica si el escáner se hizo de manera una rápida.

La digitalización para llevarse a cabo en cualquier tipo de organización, sea del sector privado o público, que venda o preste cualquier clase de bien o servicio. Todas las empresas que necesiten acceder a sus documentos de manera mas fácil en formato electrónico para fines de cualquier proceso.

Por último, es importante seguir algunos protocolos de seguridad para que nuestra información se mantenga custodiada, resguardar la información en formato electrónico, realizar copias de seguridad, registrar información digitalizada para que sea más fácil recuperarla y contar con una gran capacidad de almacenamiento.

Para concluir, podemos asegurar que, aunque existen en el mercado varias formas para digitalizar nuestros archivos, es importante tomar la decisión de manera rápida y ejecutar este proceso, que no solo traerá más beneficios en costos, sino, que dará a nuestra marca estatus ante la opinión de nuestros asociados. ¡El mundo empresarial está evolucionando a gran velocidad, por lo que el momento de incursionar en las nuevas tecnologías y procesos es ahora!