El tamaño de tu empresa no tiene gran relevancia, ya que la mayoría de estas cuentan con archivos físicos.
Durante mucho tiempo, algunas pequeñas empresas han mantenido sus documentos físicos archivados en oficina, desaprovechando el espacio existente, pero esto ya no es un método rentable.
La tecnología ha avanzado y ahora el método más eficaz es la digitalización masiva de documentos.
Implementación de escáneres en la digitalización
Utilizar escáneres es la forma más fácil y eficaz a la hora de la digitalización de documentos, estos escáneres convierten todos los documentos físicos que acaparan espacio en las oficinas, en archivos digitales que sin problemas se pueden guardar, duplicar, compartir y proteger.
Ahorro del tiempo
Ganar tiempo es fundamental en cualquier empresa, mientras que puedes pasar horas buscando un documento entre cientos de archivos físicos, con un software de gestión documental se optimiza el tiempo y permite que los documentos digitales sean mucho más accesibles y fáciles de buscar.
Minimiza el riesgo
Con todos los documentos escaneados, el riesgo de sufrir daños en la información es mucho menor.
Los archivos en papel no son tan seguros como los archivos digitales. Almacenando los archivos en servidores seguros, se pueden proteger de alguna manipulación o robo al mantenerlos cifrados.
Ayuda al medio ambiente
Cuidar al medio ambiente es un tema fundamental para muchas empresas hoy en día.
Los clientes se darán cuenta de que tu empresa está comprometida con el cuidado del medio ambiente, te dará buena reputación, te ayudará a posicionar la marca y aumentará el flujo de potenciales clientes interesados en tu negocio.