Digitalización de Documentos, digitalización masiva de documentos

La importancia de la digitalización en la era de la sostenibilidad

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Sabemos bien que, en los últimos años, los temas ambientales y de sostenibilidad han ido tomando cada vez más fuerza en todo tipo de aspectos de nuestras vidas y el entorno laboral no se queda atrás. Como empresas tenemos una responsabilidad importante ya que es evidente que grandes gastos de energía, agua, papel y residuos son generados día a día, sin importar a que industria pertenezcamos; es por esto que frente a temas como la sostenibilidad debemos aportar nuestro grano de arena, contribuyendo de esta manera a proteger los recursos y el mañana.

Te preguntarás entonces: Como empresa, ¿qué puedo hacer? Las respuestas son diversas, pero el día de hoy nos enfocaremos en la “Digitalización de Documentos” como herramienta importante. ¿Cómo funciona? Es un proceso simple, sistemático y detallado en el que los documentos físicos (de cualquier tipo y tamaño) se pasan a un formato digital y de esa manera podrás consultarlos cuando quieras y desde donde quieras, ayudando al mismo tiempo a la preservación de los documentos de tu empresa a través del tiempo.

En promedio un empleado de oficina utiliza 10 mil hojas de papel al año y un 40% de este es desperdiciado, ahora si calculamos el gasto aproximado en una empresa de más de 100 personas, veremos que es abrumador el consumo y desperdicio de papel y por consiguiente de árboles, y es en este momento donde podemos ver realmente la importancia de la digitalización masiva de documentos en nuestra empresa.

¿Pero aparte de cuidar el medio ambiente, de que me sirve esta digitalización? Como mencionamos anteriormente, tener de manera digital los documentos nos ayuda a poder acceder a los mismos sin importar en donde estemos y no necesitamos un horario especifico para hacerlo, ya que gracias al mundo digital en el que vivimos, tendremos nuestro propio Software de Gestión Documental a la mano, reduciendo los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso; y como beneficios extras encontraremos: la rapidez en los procesos internos, ahorro y eficiencia, orden en los archivos y en los tipos de documentaciones, la revisión de la información que se necesite será inmediata, el ahorro en dinero destinado para compras de papel y tóner, entre muchos otros.

Una buena Gestión Documental, te permitirá a ti y a tu empresa tener una mejora continua en los procesos y enfocarse más en tu razón de ser, en tus clientes, en tener seguridad gracias al control de todos los documentos y así mejorar índices de calidad. [/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

Dejar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *