gesti贸n doucmental digitalizaci贸n de documentos, agilizaci贸n de procesos

La importancia de los diagn贸sticos en la organizaci贸n documental empresarial

El almacenamiento de documento en las organizaciones de estar organizado y producidos a partir de sus actividades, a fin, de proporcionar un uso, acceso y disponibilidad del mismo, para lograrlo, es necesario ejecutar todos los diagn贸sticos que concierne como parte de la gesti贸n documental.

El diagnostico de una gesti贸n documental consiste en una inspecci贸n detallada y precisa de todos los archivos que maneja la organizaci贸n, esta labor se realiza para examinar y comprobar que se encuentre en buen estado los archivos correspondientes, as铆 como tambi茅n que se mantengan organizados en su respectivo orden de categorizaci贸n y, en caso de presentarse alguna irregularidad, solventarlo de forma inmediata. Del mismo modo, se pueden implementar m茅todos m谩s eficaces que permitan fortalecer los protocolos archiv铆sticos de la organizaci贸n.

Es importante que todas las empresas aseguren que la documentaci贸n de cualquier tipo se encuentre organizada y en 贸ptimas condiciones.

Se puede afirmar que, si las organizaciones no ejecutan sus respectivos diagn贸sticos durante la gesti贸n documental, es posible acarrear problemas futuros que afectar铆an a la organizaci贸n, bien se a nivel jur铆dico, financiero o tributario.

Para realizar un preciso diagn贸stico de gesti贸n documental se debe seguir una serie de pasos:

  • Comunicarse directamente con todos los miembros involucrados en la gesti贸n documental: no es un proceso que se realiza individualmente, sino que debe llevarse a cabo en conjunto, por ende, es indispensable que se discuta con todos los miembros encargados de ejecutar dicha labor.
  • Revisar y analizar todo los relacionado a la informaci贸n organizacional: los primero que se tiene que hacer es tener conocimiento de todos y cada uno de los aspectos que componen a la organizaci贸n, revisar el organigrama, la divisi贸n gerencial o las categor铆as documentales.
  • Evaluaci贸n de los documentos: despu茅s de haber desarrollado el organigrama empresarial, sigue identificar los distintos archivos que se generan en la organizaci贸n.
  • Emplear m茅todos basados en la normativa legal: todas las estrategias que se pretendan llevar a cabo durante el diagn贸stico deben acatar la normativa legal correspondiente por las instituciones gubernamentales.
  • Muestreo documental: El muestreo documental sirve para realizar una evaluaci贸n que permita identificar los m茅todos, principios y procesos archiv铆sticos de la organizaci贸n, igualmente verificar el nivel de seguridad que tiene la manipulaci贸n de la informaci贸n.

Por otro lado, tambi茅n se debe evaluar el estado f铆sico de los documentos, los archivos que son m谩s antiguos tienden a deteriorarse m谩s r谩pido, por lo que se recomienda pasarlo el formato digital lo antes posible para que no se pierda esa informaci贸n.

Las fechas presentan otra variable que analizar, porque si se detectan documentos cuyo lapso de vigencia esta vencido, ya no resultar铆a necesario que sigan permaneciendo dentro de la organizaci贸n.

Los diagn贸sticos que se realizan a los archivos que maneja una organizaci贸n son de gran importancia para la gesti贸n documental porque permiten detectar las posibles fallas e irregularidades en los documentos correspondientes y evitar as铆 problemas futuros a nivel legal.

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