El almacenamiento de documento en las organizaciones de estar organizado y producidos a partir de sus actividades, a fin, de proporcionar un uso, acceso y disponibilidad del mismo, para lograrlo, es necesario ejecutar todos los diagnósticos que concierne como parte de la gestión documental.
El diagnostico de una gestión documental consiste en una inspección detallada y precisa de todos los archivos que maneja la organización, esta labor se realiza para examinar y comprobar que se encuentre en buen estado los archivos correspondientes, así como también que se mantengan organizados en su respectivo orden de categorización y, en caso de presentarse alguna irregularidad, solventarlo de forma inmediata. Del mismo modo, se pueden implementar métodos más eficaces que permitan fortalecer los protocolos archivísticos de la organización.
Es importante que todas las empresas aseguren que la documentación de cualquier tipo se encuentre organizada y en óptimas condiciones.
Se puede afirmar que, si las organizaciones no ejecutan sus respectivos diagnósticos durante la gestión documental, es posible acarrear problemas futuros que afectarían a la organización, bien se a nivel jurídico, financiero o tributario.
Para realizar un preciso diagnóstico de gestión documental se debe seguir una serie de pasos:
- Comunicarse directamente con todos los miembros involucrados en la gestión documental: no es un proceso que se realiza individualmente, sino que debe llevarse a cabo en conjunto, por ende, es indispensable que se discuta con todos los miembros encargados de ejecutar dicha labor.
- Revisar y analizar todo los relacionado a la información organizacional: los primero que se tiene que hacer es tener conocimiento de todos y cada uno de los aspectos que componen a la organización, revisar el organigrama, la división gerencial o las categorías documentales.
- Evaluación de los documentos: después de haber desarrollado el organigrama empresarial, sigue identificar los distintos archivos que se generan en la organización.
- Emplear métodos basados en la normativa legal: todas las estrategias que se pretendan llevar a cabo durante el diagnóstico deben acatar la normativa legal correspondiente por las instituciones gubernamentales.
- Muestreo documental: El muestreo documental sirve para realizar una evaluación que permita identificar los métodos, principios y procesos archivísticos de la organización, igualmente verificar el nivel de seguridad que tiene la manipulación de la información.
Por otro lado, también se debe evaluar el estado físico de los documentos, los archivos que son más antiguos tienden a deteriorarse más rápido, por lo que se recomienda pasarlo el formato digital lo antes posible para que no se pierda esa información.
Las fechas presentan otra variable que analizar, porque si se detectan documentos cuyo lapso de vigencia esta vencido, ya no resultaría necesario que sigan permaneciendo dentro de la organización.
Los diagnósticos que se realizan a los archivos que maneja una organización son de gran importancia para la gestión documental porque permiten detectar las posibles fallas e irregularidades en los documentos correspondientes y evitar así problemas futuros a nivel legal.