digitalizaci贸n de documentos, gesti贸n de procesos, servicios de gesti贸n documental

La influencia de la gesti贸n documental en las empresas contables.

Dentro de una empresa contable, los contadores conocen el valor de un buen control de registros comerciales y enfatiza este proceso a sus clientes.

Por lo tanto, una digitalizaci贸n de documentos en una empresa contable proporciona excelentes beneficios a sus directivos, empleados y tambi茅n se convierte en un ejemplo para sus clientes.

Un sistema de gesti贸n documental, contribuye con el m茅todo de trabajo y la gesti贸n de procesos de su empresa, para almacenar los datos, contratos, registros contables y financieros y otro tipo de informaci贸n vital para el funcionamiento del negocio.

Los servicios de gesti贸n documental proveen a las empresas contables una estructura digital donde pueden administrar sus registros comerciales de forma pr谩ctica, r谩pida y eficiente para realizar un seguimiento del funcionamiento de su empresa.

Los archivadores f铆sicos a lo largo de los a帽os, pueden presentarle inconvenientes, adem谩s si llegara a ocurrir un accidente, estos se ver铆an afectados y perder un registro de papeles en f铆sico es altamente perjudicial para su empresa, piense en 驴c贸mo recuperar铆a esa informaci贸n? Ser铆a bastante dif铆cil obtener nuevamente esos archivos 驴cierto?, entonces es momento de necesitar una digitalizaci贸n de documentos.

Mediante el uso de la Tecnolog铆a de la Informaci贸n y Comunicaci贸n dentro su empresa, usted va a contar con una protecci贸n, resguardo y mantenimiento de su base de datos, tambi茅n podr谩 controlar los accesos del personal clasificado.

驴Cu谩les son los beneficios de los servicios de gesti贸n documental para las empresas contables?

1.- Seguridad:

Como mencionamos anteriormente, la seguridad es uno de los beneficios que garantiza una efectiva gesti贸n de procesos, piense en qui茅n puede acceder a su sistema, solo le dar谩 acceso al personal de confianza, con contrase帽as y controles adecuados para realizar seguimientos de quien accede al sistema, en qu茅 tiempo y a qu茅 hora.

2.- Facilidad de acceso:

Los empleados autorizados dispondr谩n del acceso r谩pido a los registros de su empresa con consultas directas, es una gran ventaja ya que al momento de realizar auditor铆as contables, inmediatamente acceden a la informaci贸n de manera digital.

3.- Tiempo de auditor铆a simplificado:

Con la digitalizaci贸n de documentos y con los servicios de gesti贸n documental que puede tener su empresa, los auditores pueden seguir el rastro electr贸nico preciso de los documentos de forma r谩pida y sencilla, acortando los tiempos para realizar los informes inherentes.

4.- Archivando y depurando:

Luego de conservar sus registros contables y financieros durante el tiempo requerido de acuerdo a las leyes administrativas, generalmente, se le permite a la empresa realizar una depuraci贸n de papeles. Estos archivos se desechan f铆sicamente de manera segura, lo que requiere tiempo y esfuerzos extras.

Con la digitalizaci贸n de documentos, puede tener la garant铆a de que sus archivos electr贸nicos estar谩n protegidos y resguardados con los sistemas tecnol贸gicos que cumplan con los est谩ndares de calidad. Tambi茅n, puede aportar una soluci贸n para depurar sus papeles sin preocupaci贸n alguna ya que se mantiene la informaci贸n en digital donde sus datos y registros se conservar谩n por mucho m谩s tiempo.

5.- Libera espacio de almacenamiento:

Si en su empresa tiene espacios limitados, lo m谩s recomendable es que se utilice eficientemente. Las pilas de documentos no son el uso m谩s rentable de esos espacios, almacenar documentos en digital le ahorra espacios para prop贸sitos m谩s productivos.

6.- Ahorro de costos:

Los espacios que ocupan sus archivos f铆sicos que se gestionan de manera inadecuada no es la 煤nica forma que genera m谩s gastos de la cuenta, tambi茅n cuando los empleados trabajan con sistemas basados an谩logamente.

驴Desea que su personal trabaje de manera m谩s productiva?, sin tener que buscar en los archivos f铆sicos una informaci贸n que requieran apresuradamente, buscar facturas antiguas, o publicar documentos manualmente que pueden enviarse por email de manera r谩pida y segura. Una digitalizaci贸n de documentos permite a sus empleados concentrarse en las actividades diarias sin interrumpir sus tareas buscando informaci贸n en los archivos de documentos de a帽os pasados.

7.- Prevenir el riesgo provocado por emergencias o desastres:

Si por alg煤n caso ocurre una emergencia o se presenta alg煤n desastre natural, corre el riesgo de que sus archivos y papeles se pierdan, asegure su informaci贸n obteniendo los servicios de gesti贸n documental.

Si sus registros se almacenan de forma segura y se puede acceder a ellos de forma remota, minimiza el impacto de esa emergencia en su negocio.

8.- Copia de seguridad de archivos:

Si se rige por un sistema an谩logo, la 煤nica forma de mantener una copia resguardada es fotocopiando o reimprimiendo el archivo. Eso no solo es nocivo para el medio ambiente, sino que tambi茅n requiere de m谩s espacios para el almacenamiento. Hacer una copia de los archivos de su computadora en un sistema de gesti贸n de documentos online, es muy simple y seguro.

Para mantener una gesti贸n de procesos consistente, organizada y resguardada, realice una digitalizaci贸n de documentos de todos los papeles de su oficina. Nuestro equipo de especialistas trabajar谩 en equipo con usted en la creaci贸n de un plan para su transformaci贸n digital.

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