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Obt茅n el 茅xito en la transformaci贸n digital con un plan piloto para tu empresa.

Los programas pilotos son una forma probada y eficaz de minimizar el riesgo de fallas y maximizar los beneficios que brindan las iniciativas de digitalizaci贸n.

A continuaci贸n, presentamos cuatro formas habituales en las que las empresas utilizan programas pilotos para garantizar el 茅xito en la digitalizaci贸n masiva de documentos:

1.- Demostraci贸n de casos de 茅xitos:

Desde el comienzo de su prueba piloto, busque ganancias cuantificables e historias de 茅xito que pueda utilizar para asegurar una implementaci贸n completa de su programa de digitalizaci贸n en cada una de las siguientes 谩reas:

  • Financiero:

驴Cu谩nto dinero le ahorrar谩 al departamento una mejor utilizaci贸n del espacio en t茅rminos de arrendamiento de espacio de oficina, mantenimiento e impuestos durante el pr贸ximo a帽o?

  • Operacional:

驴C贸mo mejora el acceso m谩s r谩pido a la informaci贸n de: los indicadores claves de desempe帽o, el tiempo de comercializaci贸n, el costo de venta o la satisfacci贸n del cliente?

  • Cumplimiento:

驴C贸mo ayuda la nueva soluci贸n a la organizaci贸n a cumplir con sus requisitos legales, reglamentarios y de auditor铆a? 驴Qu茅 retroalimentaci贸n est谩 disponible de los auditores sobre los controles de gesti贸n de informaci贸n relevantes o la producci贸n de evidencia?

2.- Ponga a prueba los fundamentos de su programa.

Un plan piloto proporciona una prueba del mundo real de qu茅 tan bien responden las herramientas de administraci贸n de registros a los procesos comerciales actuales.

3.- Evaluaci贸n de las tecnolog铆as.

Uno de los principales objetivos de cualquier prueba piloto en la evoluci贸n digital, es evaluar qu茅 tan bien los diferentes componentes apoyan la captura, retenci贸n y uso de registros en el mundo real por parte de los usuarios cotidianos.

Un programa piloto bien dise帽ado deber铆a poder responder a lo siguiente:

  • 驴Los esc谩neres y otros dispositivos de hardware pueden capturar todos los registros necesarios? Esto es elemental en cuanto a digitalizaci贸n de documentos se refiere.
  • 驴Son suficientes las funciones de autenticaci贸n de la digitalizaci贸n de archivos para satisfacer las expectativas de las autoridades?
  • 驴Puede el almacenamiento electr贸nico ajustar todos los formatos de archivo requeridos?
  • 驴Se pueden poner en l铆nea copias de seguridad de documentos y sistemas de manera confiable en una prueba de continuidad del negocio de recuperaci贸n de desastres?

4.- Ajuste del proceso.

El plan piloto brinda la oportunidad de observar, revisar y probar los procesos de trabajo en el sistema de gesti贸n documental para identificar oportunidades y optimizar o corregir esos procesos. Por ejemplo:

  • 驴Hay alg煤n paso que ralentice constantemente la gesti贸n de procesos? 驴Se pueden redise帽ar o dividir en varios pasos m谩s peque帽os?
  • 驴Alg煤n procedimiento o tarea tiene una tasa de error superior a la aceptable?
  • 驴Son las tareas adecuadas al nivel de conocimientos de los trabajadores?
  • 驴Alg煤n control parece redundante o innecesario?

Estas 4 formas aplicables a un plan piloto empresarial, garantizar谩 con efectividad el 茅xito de su evoluci贸n digital.

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