digitalización masiva de documentos, digitalización de documentos, digitalización de archivos, sistema de gestión documental, gestión de procesos

Obtén el éxito en la transformación digital con un plan piloto para tu empresa.

Los programas pilotos son una forma probada y eficaz de minimizar el riesgo de fallas y maximizar los beneficios que brindan las iniciativas de digitalización.

A continuación, presentamos cuatro formas habituales en las que las empresas utilizan programas pilotos para garantizar el éxito en la digitalización masiva de documentos:

1.- Demostración de casos de éxitos:

Desde el comienzo de su prueba piloto, busque ganancias cuantificables e historias de éxito que pueda utilizar para asegurar una implementación completa de su programa de digitalización en cada una de las siguientes áreas:

  • Financiero: 

¿Cuánto dinero le ahorrará al departamento una mejor utilización del espacio en términos de arrendamiento de espacio de oficina, mantenimiento e impuestos durante el próximo año? 

  • Operacional: 

¿Cómo mejora el acceso más rápido a la información de: los indicadores claves de desempeño, el tiempo de comercialización, el costo de venta o la satisfacción del cliente?

  • Cumplimiento:

 ¿Cómo ayuda la nueva solución a la organización a cumplir con sus requisitos legales, reglamentarios y de auditoría? ¿Qué retroalimentación está disponible de los auditores sobre los controles de gestión de información relevantes o la producción de evidencia?

2.- Ponga a prueba  los fundamentos de su programa.

Un plan piloto proporciona una prueba del mundo real de qué tan bien responden las herramientas de administración de registros a los procesos comerciales actuales. 

3.- Evaluación de las tecnologías.

Uno de los principales objetivos de cualquier prueba piloto en la evolución digital, es evaluar qué tan bien los diferentes componentes apoyan la captura, retención y uso de registros en el mundo real por parte de los usuarios cotidianos.

Un programa piloto bien diseñado debería poder responder a lo siguiente:

  • ¿Los escáneres y otros dispositivos de hardware pueden capturar todos los registros necesarios? Esto es elemental en cuanto a digitalización de documentos se refiere.
  • ¿Son suficientes las funciones de autenticación de la digitalización de archivos para satisfacer las expectativas de las autoridades?
  • ¿Puede el almacenamiento electrónico ajustar todos los formatos de archivo requeridos?
  • ¿Se pueden poner en línea copias de seguridad de documentos y sistemas de manera confiable en una prueba de continuidad del negocio de recuperación de desastres?

4.- Ajuste del proceso.

El plan piloto brinda la oportunidad de observar, revisar y probar los procesos de trabajo en el sistema de gestión documental para identificar oportunidades y optimizar o corregir esos procesos. Por ejemplo:

  • ¿Hay algún paso que ralentice constantemente la gestión de procesos? ¿Se pueden rediseñar o dividir en varios pasos más pequeños?
  • ¿Algún procedimiento o tarea tiene una tasa de error superior a la aceptable?
  • ¿Son las tareas adecuadas al nivel de conocimientos de los trabajadores?
  • ¿Algún control parece redundante o innecesario?

Estas 4 formas aplicables a un plan piloto empresarial, garantizará con efectividad el éxito de su evolución digital.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *