[vc_row][vc_column][vc_column_text]Los programas pilotos son una forma probada y eficaz de minimizar el riesgo de fallas y maximizar los beneficios que brindan las iniciativas de digitalización.
A continuación, presentamos cuatro formas habituales en las que las empresas utilizan programas pilotos para garantizar el éxito en la digitalización masiva de documentos:
1.- Demostración de casos de éxitos:
Desde el comienzo de su prueba piloto, busque ganancias cuantificables e historias de éxito que pueda utilizar para asegurar una implementación completa de su programa de digitalización en cada una de las siguientes áreas:
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Financiero:
¿Cuánto dinero le ahorrará al departamento una mejor utilización del espacio en términos de arrendamiento de espacio de oficina, mantenimiento e impuestos durante el próximo año?
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Operacional:
¿Cómo mejora el acceso más rápido a la información de: los indicadores claves de desempeño, el tiempo de comercialización, el costo de venta o la satisfacción del cliente?
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Cumplimiento:
¿Cómo ayuda la nueva solución a la organización a cumplir con sus requisitos legales, reglamentarios y de auditoría? ¿Qué retroalimentación está disponible de los auditores sobre los controles de gestión de información relevantes o la producción de evidencia?
2.- Ponga a prueba los fundamentos de su programa.
Un plan piloto proporciona una prueba del mundo real de qué tan bien responden las herramientas de administración de registros a los procesos comerciales actuales.
3.- Evaluación de las tecnologías.
Uno de los principales objetivos de cualquier prueba piloto en la evolución digital, es evaluar qué tan bien los diferentes componentes apoyan la captura, retención y uso de registros en el mundo real por parte de los usuarios cotidianos.
Un programa piloto bien diseñado debería poder responder a lo siguiente:
- ¿Los escáneres y otros dispositivos de hardware pueden capturar todos los registros necesarios? Esto es elemental en cuanto a digitalización de documentos se refiere.
- ¿Son suficientes las funciones de autenticación de la digitalización de archivos para satisfacer las expectativas de las autoridades?
- ¿Puede el almacenamiento electrónico ajustar todos los formatos de archivo requeridos?
- ¿Se pueden poner en línea copias de seguridad de documentos y sistemas de manera confiable en una prueba de continuidad del negocio de recuperación de desastres?
4.- Ajuste del proceso.
El plan piloto brinda la oportunidad de observar, revisar y probar los procesos de trabajo en el sistema de gestión documental para identificar oportunidades y optimizar o corregir esos procesos. Por ejemplo:
- ¿Hay algún paso que ralentice constantemente la gestión de procesos? ¿Se pueden rediseñar o dividir en varios pasos más pequeños?
- ¿Algún procedimiento o tarea tiene una tasa de error superior a la aceptable?
- ¿Son las tareas adecuadas al nivel de conocimientos de los trabajadores?
- ¿Algún control parece redundante o innecesario?
Estas 4 formas aplicables a un plan piloto empresarial, garantizará con efectividad el éxito de su evolución digital.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]