Oficina Sin Papel: Ha llegado la Hora

Por mucho tiempo, las computadoras han sido programadas para ayudar con el reemplazo del papel y la mejor Gesti贸n documental. Desde 1975 (seg煤n Wikipedia), se estaba implementando la idea de oficinas sin papel.聽 En las tres d茅cadas siguientes, no solo seguimos esperando que se manejen oficinas totalmente sin papel, sino que evitamos que los desechos de papel sigan aumentando, debido a la llegada de los faxes e impresoras.

En la actualidad, con el impulso social hacia una vida m谩s ecol贸gica y la administraci贸n ambiental, el llamado a la acci贸n para una oficina sin papel es mayor que en a帽os pasados.

Se entiende que los documentos apilados en un escritorio, representan un proceso creativo y resulta de cierta manera m谩s f谩cil para el ojo leer en papel que en la pantalla de un computador. Sin embargo, la actual era digital en donde se desenvuelve el mundo, apuesta hacia una vida sustentable a trav茅s de la Documentaci贸n de documentos y lo que llamamos computaci贸n verde.

Una vez que las empresas eval煤an el costo y las ineficiencias del papel, una oficina digitalizada y totalmente libre de papel comienza a verse m谩s atractiva que nunca. Se destacaron una serie de puntos para las empresas con acumulaci贸n extrema de papel:

  • En promedio, un documento se copia de 9 a 11 veces: si multiplica 11 copias por millones de p谩ginas generadas diariamente, las monta帽as de papel realmente ser谩n grandes.
  • Los costos de presentaci贸n de documentos en papel son costosos, al igual que los costos de presentaci贸n aumentan junto con el volumen de papel, lo que se convierte en un gasto importante muy r谩pidamente.
  • Las grandes organizaciones pierden un documento cada doce segundos aproximadamente, lo que genera un gran gasto para recuperar dicho documento.

Por el contrario, tambi茅n existen beneficios al implementar la Digitalizaci贸n de documentos:

  • No ocupan espacio f铆sico porque se almacenan en un servidor seguro.
  • Se puede localizar un documento electr贸nico r谩pidamente a trav茅s de una b煤squeda de archivos.
  • Los documentos electr贸nicos se comparten eficientemente a trav茅s de correo electr贸nico, servidores compartidos, se publican en sitios web u otros medios, lo que agiliza el flujo de trabajo.
  • La seguridad es mucho m谩s aplicable con documentos electr贸nicos que en papel.

Estos beneficios traen como resultado un proceso m谩s eficiente en el flujo de trabajo tanto interno como externo, lo que se traduce en menos tiempo perdido, ahorro de inversi贸n y menos necesidad de espacio para almacenamiento de archivos f铆sicos.

La Gesti贸n Documental ayuda en la disminuci贸n de desperdicio del papel y reduce la necesidad de deforestaci贸n.

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