Por mucho tiempo, las computadoras han sido programadas para ayudar con el reemplazo del papel y la mejor Gestión documental. Desde 1975 (según Wikipedia), se estaba implementando la idea de oficinas sin papel. En las tres décadas siguientes, no solo seguimos esperando que se manejen oficinas totalmente sin papel, sino que evitamos que los desechos de papel sigan aumentando, debido a la llegada de los faxes e impresoras.
En la actualidad, con el impulso social hacia una vida más ecológica y la administración ambiental, el llamado a la acción para una oficina sin papel es mayor que en años pasados.
Se entiende que los documentos apilados en un escritorio, representan un proceso creativo y resulta de cierta manera más fácil para el ojo leer en papel que en la pantalla de un computador. Sin embargo, la actual era digital en donde se desenvuelve el mundo, apuesta hacia una vida sustentable a través de la Documentación de documentos y lo que llamamos computación verde.
Una vez que las empresas evalúan el costo y las ineficiencias del papel, una oficina digitalizada y totalmente libre de papel comienza a verse más atractiva que nunca. Se destacaron una serie de puntos para las empresas con acumulación extrema de papel:
- En promedio, un documento se copia de 9 a 11 veces: si multiplica 11 copias por millones de páginas generadas diariamente, las montañas de papel realmente serán grandes.
- Los costos de presentación de documentos en papel son costosos, al igual que los costos de presentación aumentan junto con el volumen de papel, lo que se convierte en un gasto importante muy rápidamente.
- Las grandes organizaciones pierden un documento cada doce segundos aproximadamente, lo que genera un gran gasto para recuperar dicho documento.
Por el contrario, también existen beneficios al implementar la Digitalización de documentos:
- No ocupan espacio físico porque se almacenan en un servidor seguro.
- Se puede localizar un documento electrónico rápidamente a través de una búsqueda de archivos.
- Los documentos electrónicos se comparten eficientemente a través de correo electrónico, servidores compartidos, se publican en sitios web u otros medios, lo que agiliza el flujo de trabajo.
- La seguridad es mucho más aplicable con documentos electrónicos que en papel.
Estos beneficios traen como resultado un proceso más eficiente en el flujo de trabajo tanto interno como externo, lo que se traduce en menos tiempo perdido, ahorro de inversión y menos necesidad de espacio para almacenamiento de archivos físicos.
La Gestión Documental ayuda en la disminución de desperdicio del papel y reduce la necesidad de deforestación.
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