El procesamiento de datos personales que se efectúe con ocasión de la presente Política de Tratamiento, deberá regirse estrictamente bajo los siguientes principios: Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley. Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, temporal e informada al titular. Límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular. Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso, informado y auto determinado por el titular o por mandato legal o judicial. Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones. Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley. Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley. Toda persona que intervenga en el procesamiento de la información deberá garantizar su carácter reservado.

En su calidad de responsable del tratamiento de los datos recolectados, EL RESPONSABLE cuenta con diversas bases de datos, respecto de los cuales declara que los mismos serán procesados con ocasión de una(s) de la(s) siguiente(s) finalidad(es): Gestión Administrativa y Contable. Gestionar los datos recolectados para administrar estados de cuenta a cada uno de estos proveedores o clientes. Obtener autorización para revisar pasado crediticio en centrales de riesgo. Administración y formalización de los convenios y contratos comerciales con los proveedores y prestadores de servicio de la Compañía y soporte para las auditorías externas e internas. Reportar anualmente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dando cumplimiento a las obligaciones legales de la Compañía. Registro y soporte de la información financiera y contable en el software de la Compañía, con el fin de realizar seguimiento a las transacciones realizadas. Administración de los Contratos de los terceros que prestan servicios a la Compañía, como: arrendadores, vigilancia, jurídica, entre otros. Gestionar los procesos de facturación y gestionar el proceso de cobro asociado con el vencimiento de los plazos de pago otorgados en la facturación de la Compañía, con el fin de soportar los pagos dentro de la contabilidad interna y, servir como soporte para las auditorías externas e internas. Gestión comercial, proveedores y contratistas. Gestionar la vinculación de clientes y proveedores para facilitar el manejo interno de los procesos contables, administrativos y financieros de la Compañía. Mantener la relación comercial y futuras negociaciones con los proveedores y contratistas de las diferentes áreas de la Compañía. Gestionar los programas de capacitación y formación de los trabajadores de la Compañía acordes con los requerimientos del cargo de las áreas comerciales de la Compañía. Control y seguimiento de los porcentajes de distribución y logística con los proveedores de la Compañía. Publicidad de las promociones comerciales. Publicidad y prospección comercial a través del envío de mensajes de texto a los clientes de información de promociones. Recursos Humanos y Salud Ocupacional. Promover los procedimientos de verificación y evaluación de los aspirantes en los procesos de selección, con el fin de ocupar las vacantes ofrecidas por la Compañía. Realizar y verificar los resultados de los estudios integrales de seguridad a los aspirantes de la Compañía, como requisito previo a la contratación laboral. Control y seguimiento de la formalización de la vinculación laboral de los trabajadores de la Compañía. Soporte y seguimiento de la entrega de dotación a los trabajadores de la Compañía, en razón a los requerimientos del cargo a proveer y la legislación laboral vigente. Control y seguimiento del personal activo e inactivo de la Compañía con fines estadísticos. Control y seguimiento de los trabajadores temporales en el transcurso de la ejecución de su contrato laboral con la Compañía. Verificar el pago de nómina de los trabajadores de la Compañía con el fin de reportar las novedades laborales con incidencia en la liquidación, recobro y pago de nómina. Gestionar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, con el fin de mitigar riesgos, así́ como la adecuada atención de incidentes o eventos en el desarrollo de las diferentes actividades laborales. Promover el desarrollo de actividades de bienestar, planes de acción, dotación y desarrollo integral del trabajador en su entorno laboral. Control y seguimiento del reporte de los riesgos ocurridos en la Compañía con el fin de detectar las áreas inseguras y elaborar planes de acción con el fin de mitigar el riesgo. Control y seguimiento del ausentismo de los trabajadores de la Compañía con fines estadísticos. Administrar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, para realizar un seguimiento de los exámenes médicos de ingreso y retiro del trabajador. Tecnología y seguridad. Promover los controles de los sistemas informáticos y tecnológicos de la Compañía con el fin de llevar la administración de claves, usuarios, licencias informáticas y soporte tecnológico. Garantizar la seguridad de la información personal, financiera de nuestros trabajadores, proveedores, clientes y colaboradores; y a su vez contar con la información amplia y suficiente que nos permita brindarles el mejor servicio. Realizar el desarrollo computacional de la herramienta de visualización, así como su actualización constante. Gestión de controles de seguridad para el ingreso y salida de las instalaciones de la Compañía por trabajadores y visitantes.

De conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente y jurisprudencia concordante, no se requerirá autorización para el tratamiento de los datos personales de naturaleza exclusivamente pública. Igualmente, aquellos sometidos a algún grado de reserva podrán ser revelados a autoridad pública, según corresponda en cada caso, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales para tal efecto. Según lo dispuesto por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no será necesario obtener autorización para el tratamiento de datos personales en los siguientes casos: a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b. Datos de naturaleza pública. c. Casos de urgencia médica o sanitaria. d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e. Datos relacionados con el registro civil de las personas. Según lo desarrollado por la jurisprudencia constitucional, los datos personales se dividen en distintas categorías de acuerdo con los estándares de protección que requieran y el nivel de la reserva que deba garantizarse, así: público, semiprivado, privado y sensible. En concordancia con dicha clasificación, se exigen distintos requisitos para su tratamiento y revelación a autoridad pública, sea judicial o administrativa. FROST trata los datos de conformidad con los estándares aplicables a cada clase y opone la reserva pertinente en cada caso. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE De acuerdo con la ley 1581 de 2012 son datos personales sensibles “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” Dentro de ellos se encuentran reconocidos también los datos de los menores de edad. EL RESPONSABLE deberá tratar datos de esta naturaleza, en el desarrollo de las relaciones con sus empleados y/o candidatos en procesos de selección especialmente los relativos a la salud, y eventualmente datos de naturaleza biométricos en la implementación de medidas de seguridad en sistemas de control de acceso a sus instalaciones o a algunos espacios físicos, en todo caso en el tratamiento de dichos datos se adoptarán medidas especiales de seguridad, y en todo caso cuando vaya a ser solicitada la autorización para el tratamiento de datos sensibles será advertido al titular las finalidades para las cuales serán tratados y les será informado que cuentan con el derecho de abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes. Tratamiento de los datos de menores de edad EL RESPONSABLE procura en el desarrollo de su actividad económica no recaudar información de menores de edad, si tiene menos de 18 años de edad, sus datos solo podrán ingresar a nuestras bases de datos con el consentimiento expreso del representante legal del menor de edad. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de EL RESPONSABLE o que se soliciten requieren la autorización expresa del representante legal del niño, niña o EL RESPONSABLE facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario. La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario. En virtud de lo anterior EL RESPONSABLE sólo tratará datos de menores de edad, previo el respeto de los principios ya indicados en la recolección de la autorización y siempre y cuando para en el tratamiento de los mismos sean respetados los intereses superiores de los menores.

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales que estén siendo objeto del tratamiento por parte de EL RESPONSABLE o los encargados del tratamiento. Solicitar prueba de la autorización otorgada a EL RESPONSABLE, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento. Ser informado por EL RESPONSABLE previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012. Conocer nuestra Política el tratamiento de Datos Personales, y los cambios sustanciales que se lleguen a producir en esta. Acceder y conocer en forma gratuita los datos personales que sean objeto de tratamiento de acuerdo con lo dispuesto por la ley, en el tratamiento de datos personales. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes. Otros que le otorgue las normas jurídicas vigentes.

se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento: Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos. Informar deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento y conservar copia de dicha autorización. Informar deberá informar de manera clara y expresa a sus usuarios, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos, la finalidad de dicho tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Para ello, EL RESPONSABLE deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento. Garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en el presente manual. Conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la Ley o en el presente Manual. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Con ocasión de las actividades desarrolladas por EL RESPONSABLE, su casa matriz, filiales, subsidiarias, sucursales y grupo empresarial, esta podrá servirse de transferir y/o transmitir información para que sea tratada por terceros responsables dentro y fuera del territorio nacional. Esta transferencia de datos personales deberá llevarse a cabo con estricta sujeción a lo dispuesto por la presente Política de Tratamiento y a los estándares de seguridad implementados por EL RESPONSABLE. EL RESPONSABLE está autorizado para realizar transmisión y transferencia internacional de datos entre su casa matriz, filiales, subsidiarias, sucursales y grupo empresarial.

Nuestra plataforma cuenta con todo el licenciamiento requerido, en todos los aspectos de desarrollo de software, infraestructura y herramientas de terceros. Contando con los niveles de licenciamiento requeridos y que se adapten a las necesidades en cada situación y con soporte sobre los mismos por parte de fabricantes y expertos. Aplica además a nivel de acceso a datos de nuestros clientes, proveedores y colaboradores. Dado que estos accesos están protegidos por conceptos de auditoría y solo se otorgan a través de herramientas de acceso controlado como VPN’s o herramientas propietarias que controlan y auditan el acceso. De igual manera el acceso a información por parte de nuestros colaboradores está protegido por filtros y niveles de seguridad que garantizan la restricción de la misma con base en Roles y responsabilidades. Y se lleva registro minucioso de cualquier consulta o modificación de la misma con datos de auditoría respondiendo al quien, cuando y que se realizó.

Para el tratamiento de información personal EL RESPONSABLE solicitará la autorización previa e informada a los titulares de la información, esta podrá ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas como aquella otorgada a través de medios digitales como páginas web, redes sociales o WhatsApp. EL RESPONSABLE conservará prueba de las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de los datos.

EL RESPONSABLE se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet o en el mecanismo habilitado por EL RESPONSABLE con 15 días hábiles de antelación a su implementación y durante la vigencia de la política. En caso de no estar de acuerdo con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con EL RESPONSABLE.

Los Datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado (salvo que se solicite y exista un deber legal de conservarlos). Las bases de datos de EL RESPONSABLE tendrán un periodo de vigencia indefinido ya que el tratamiento de los mismos será necesario mientras subsista EL RESPONSABLE y el desarrollo de su objeto social, en todo caso este término no será inferior a (50) años. La presente versión de esta política rige a partir de la fecha de su publicación, la cual reemplaza de manera completa toda disposición o política de tratamiento de datos anterior, y estará vigente de manera indefinida y durante el tiempo que EL RESPONSABLE ejecute las actividades descritas en la en ella y las mismas se correspondan con las finalidades de tratamiento que inspiraron la presente política