Los beneficios obtenidos por la implementaci贸n de la gesti贸n de procesos documentales son muchos y no solo a nivel monetario, sino, en la eficiencia en la b煤squeda y recuperaci贸n de documentos, lo que resulta en un acceso r谩pido y efectivo a la informaci贸n, incrementando as铆 la productividad y mejora en la calidad de atenci贸n al cliente.
La mayor铆a de las empresas, en estos momentos, se encuentra en proceso de crecimiento y buscando un posicionamiento de marca, existen muchas que no son conscientes de los problemas que podr铆an evitar implementando la gesti贸n documental de manera digital dentro de sus organizaciones.
A medida que las empresas van creciendo, tambi茅n lo hace el volumen de papel, lo que quiere decir que es m谩s espacio f铆sico es utilizado, con riesgo de generar perdidas en la informaci贸n y acumulaci贸n excesiva de papel innecesario, as铆 como tambi茅n, incremento del personal, obviamente grandes cantidades de documentos obliga a que varias personas est茅n involucradas en el proceso, en definitiva, podemos caer en un peque帽o modelo burocr谩tico e innecesario.
Es importante destacar, la p茅rdida de tiempo, ya que el mismo comienza a correr cuando la b煤squeda de un documento tarda m谩s de dos minutos; seg煤n un estudio sobre gesti贸n de procesos documentales, los encargados archiv铆sticos gastan al menos 30% de su tiempo buscando archivos para realizar sus actividades diarias.
Cada que vez que implementamos una excelente practica de alg煤n procedimiento de gesti贸n documental, realizarlo buscando la eficiencia y eficacia en lo procesos de la organizaci贸n y as铆, incrementaras a la econom铆a mediante la reducci贸n de componentes innecesarios.
En los 煤ltimos tiempos, la mayor铆a de los documentos nacen en formato digital, es decir, que no pasaron ni pasaran por el papel. Un archivo mixto es tu comod铆n para gestionar de manera efectiva la documentaci贸n, y a su vez, debemos procurar tener una buena gesti贸n del papel para que este vaya migrando al formato digital.