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¿Por qué debo implementar la gestión documental en mi empresa?

Los beneficios obtenidos por la implementación de la gestión de procesos documentales son muchos y no solo a nivel monetario, sino, en la eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos, lo que resulta en un acceso rápido y efectivo a la información, incrementando así la productividad y mejora en la calidad de atención al cliente.

La mayoría de las empresas, en estos momentos, se encuentra en proceso de crecimiento y buscando un posicionamiento de marca, existen muchas que no son conscientes de los problemas que podrían evitar implementando la gestión documental de manera digital dentro de sus organizaciones.

A medida que las empresas van creciendo, también lo hace el volumen de papel, lo que quiere decir que es más espacio físico es utilizado, con riesgo de generar perdidas en la información y acumulación excesiva de papel innecesario, así como también, incremento del personal, obviamente grandes cantidades de documentos obliga a que varias personas estén involucradas en el proceso, en definitiva, podemos caer en un pequeño modelo burocrático e innecesario.

Es importante destacar, la pérdida de tiempo, ya que el mismo comienza a correr cuando la búsqueda de un documento tarda más de dos minutos; según un estudio sobre gestión de procesos documentales, los encargados archivísticos gastan al menos 30% de su tiempo buscando archivos para realizar sus actividades diarias.

Cada que vez que implementamos una excelente practica de algún procedimiento de gestión documental, realizarlo buscando la eficiencia y eficacia en lo procesos de la organización y así, incrementaras a la economía mediante la reducción de componentes innecesarios.

En los últimos tiempos, la mayoría de los documentos nacen en formato digital, es decir, que no pasaron ni pasaran por el papel. Un archivo mixto es tu comodín para gestionar de manera efectiva la documentación, y a su vez, debemos procurar tener una buena gestión del papel para que este vaya migrando al formato digital.

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