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¿Por qué tener tu documentación en formato digital?

Con el pasar del tiempo, la oficina tradicional ha cambiado dramáticamente. Las nuevas tecnologías, telecomunicaciones, las computadoras, el internet y muchas otras cosas han mejorado la eficiencia de la oficina, sin embargo, muchas compañías hoy en día todavía están enganchadas en el mundo de los documentos papel cuando se trata de documentos regulados. Esto se debe a que existen barreras operativas y técnicas que se deben superar al implementar los servicios de gestión documental, pero también se obtienen beneficios significativos una vez que estos sistemas están en pleno funcionamiento.

Descubrimos esto cuando es demasiado tarde y se pierde información de suma importancia; es un requisito reglamentario poder producir copias de los registros originales y es importante contar con una solución de respaldo.

Los documentos pueden ser extremadamente sensibles y es imperativo tener una copia y control adecuados sobre quien puede recuperar su información. Lograr dicho control mediante un papel manual o un sistema de archivos es extremadamente difícil; al mover los datos de tus clientes a la nube, puede establecer permiso para cada documento, carpeta o archivos e identificar claramente la ubicación de los mismos.

Todo el personal que trabaja desde ubicaciones remotas o en una oficina puede obtener acceso instantáneo a la documentación que necesiten. Además del ahorro de tiempo, la fácil gestión y obviando el archivo de documentos en papel, ya que esto puede requerir mucha mano de obra y volverse extremadamente costoso.

El procedimiento, la recuperación y el almacenamiento de los registros archivados se puede mejorar considerablemente al pasarse a entornos electrónicos. El ser capaz de buscar un documento permite a los usuarios identificar el registro y la versión más actual, además, ver la marca y la fecha de la actualización de dicho documento.

El proceso de gestión documental también ofrece mejoras en la productividad de todo tu personal. En lugar de buscar en archivadores para encontrar información difícil de alcanzar, simplemente busca la información desde tu computadora y una vez que hayas encontrado dicho documento, puedes imprimir una copia o simplemente leerla en la pantalla, los documentos no se pierden ya que no es necesarios volver a archivarlos.

La digitalización de tu información permite asignar tareas a los usuarios si así lo requieren, las capacidades avanzadas de flujo de trabajo también están disponibles y le permite enrutar documentos en toda la organización mientras mantiene la capacidad de rastrear su progreso.

En conclusión, es de vital importancia, debido a la evolución de los procesos actualmente, conservar y almacenar toda tu documentación importante de manera digital.

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