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驴Por qu茅 tener tu documentaci贸n en formato digital?

Con el pasar del tiempo, la oficina tradicional ha cambiado dram谩ticamente. Las nuevas tecnolog铆as, telecomunicaciones, las computadoras, el internet y muchas otras cosas han mejorado la eficiencia de la oficina, sin embargo, muchas compa帽铆as hoy en d铆a todav铆a est谩n enganchadas en el mundo de los documentos papel cuando se trata de documentos regulados. Esto se debe a que existen barreras operativas y t茅cnicas que se deben superar al implementar los servicios de gesti贸n documental, pero tambi茅n se obtienen beneficios significativos una vez que estos sistemas est谩n en pleno funcionamiento.

Descubrimos esto cuando es demasiado tarde y se pierde informaci贸n de suma importancia; es un requisito reglamentario poder producir copias de los registros originales y es importante contar con una soluci贸n de respaldo.

Los documentos pueden ser extremadamente sensibles y es imperativo tener una copia y control adecuados sobre quien puede recuperar su informaci贸n. Lograr dicho control mediante un papel manual o un sistema de archivos es extremadamente dif铆cil; al mover los datos de tus clientes a la nube, puede establecer permiso para cada documento, carpeta o archivos e identificar claramente la ubicaci贸n de los mismos.

Todo el personal que trabaja desde ubicaciones remotas o en una oficina puede obtener acceso instant谩neo a la documentaci贸n que necesiten. Adem谩s del ahorro de tiempo, la f谩cil gesti贸n y obviando el archivo de documentos en papel, ya que esto puede requerir mucha mano de obra y volverse extremadamente costoso.

El procedimiento, la recuperaci贸n y el almacenamiento de los registros archivados se puede mejorar considerablemente al pasarse a entornos electr贸nicos. El ser capaz de buscar un documento permite a los usuarios identificar el registro y la versi贸n m谩s actual, adem谩s, ver la marca y la fecha de la actualizaci贸n de dicho documento.

El proceso de gesti贸n documental tambi茅n ofrece mejoras en la productividad de todo tu personal. En lugar de buscar en archivadores para encontrar informaci贸n dif铆cil de alcanzar, simplemente busca la informaci贸n desde tu computadora y una vez que hayas encontrado dicho documento, puedes imprimir una copia o simplemente leerla en la pantalla, los documentos no se pierden ya que no es necesarios volver a archivarlos.

La digitalizaci贸n de tu informaci贸n permite asignar tareas a los usuarios si as铆 lo requieren, las capacidades avanzadas de flujo de trabajo tambi茅n est谩n disponibles y le permite enrutar documentos en toda la organizaci贸n mientras mantiene la capacidad de rastrear su progreso.

En conclusi贸n, es de vital importancia, debido a la evoluci贸n de los procesos actualmente, conservar y almacenar toda tu documentaci贸n importante de manera digital.

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