Importancia de Preservar la Informaci贸n Documental en las Empresas.
La preservaci贸n, disponibilidad y distribuci贸n de la informaci贸n documental. De todas y cada una de las empresas, depende de la estabilidad, disposici贸n y buen manejo de los documentos.
La necesidad m谩s urgente es garantizar la protecci贸n de la informaci贸n documental a nivel聽 mundial. Tambi茅n es verdaderamente importante hacer que esta informaci贸n sea accesible a tantas personas como sea posible, utilizando tecnolog铆as apropiadas.
La informaci贸n se ha convertido en uno de los activos m谩s importantes para las empresas. Por tanto, es crucial adoptar medidas preventivas que garanticen un聽 nivel m谩ximo de seguridad.
La preservaci贸n digital, es el proceso de garantizar el acceso futuro a archivos digitales, independientemente de que sean versiones digitales o digitalizadas; el proceso garantiza el ingreso y el uso correcto de esos archivos, incluso cuando los formatos y las tecnolog铆as van desarroll谩ndose y evolucionando.
La digitalizaci贸n de documentos persigue una doble finalidad: por un lado, conservar la informaci贸n y por otro, facilitar a los usuarios poder acceder a la informaci贸n de manera segura.
Todas las empresas, deben conservar los documentos desde los menos importantes hasta los m谩s importantes. Dependiendo de su rango de manera segura para que la misma permanezca en el tiempo para su mejor uso.
La gesti贸n documental identifica puntos a mejorar, establece beneficios y factores tecnol贸gicos digitales actualizados, para el manejo y buen cuidado de los datos a lo largo del tiempo.
Es importante que las empresas o unidades de negocios tengan una buena pol铆tica de conservaci贸n de documentos para protegerlas de conflictos legales, financieros, laborales, entre otros.
- La conservaci贸n de registros puede generar a las empresas ahorro de tiempo y dinero. Como por ejemplo, la destrucci贸n de archivadores y de documentos f铆sicos, entre otras cosas.
La conservaci贸n de los registros de los documentos de las empresas te ayudar谩 de manera satisfactoria con lo siguiente:
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Apoya la Toma de Decisiones
Digitalizar los documentos tambi茅n ayuda a tomar decisiones eficientes. Especialmente cuando se deba utilizar documentaci贸n de vieja data para elaborar nuevas pol铆ticas , planes y procedimientos dentro de una empresa.
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Control de Acceso
No todos los trabajadores deben聽 tener acceso a聽 los registros.
En la mayor铆a de los casos, con la gesti贸n documental, los archivos est谩n disponibles cuando se necesita. Si se organizan los registros bajo una pol铆tica de conservaci贸n. Ser谩 m谩s f谩cil dictar qu茅 departamentos o empleados tienen acceso a los datos.
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Protecci贸n de Documentos
La mayor铆a de las empresas se limitan a colocar sus archivos en grandes cestas y ponerlos unos encima de otros. Ese es exactamente el tipo de factores que el sistema de gesti贸n documental eficaz eliminar谩.
Mientras que los documentos en papel pueden destruirse debido a errores humanos o desastres naturales, la digitalizaci贸n de documentos podr谩 asegurar a las organizaciones la protecci贸n de documentos.
En Frost SA, la digitalizaci贸n de documentos cubre los planes de copia de seguridad, el almacenamiento y recuperaci贸n de documentos.
Es evidente, que una buena gesti贸n documental te ayudar谩 a la preservaci贸n de documentos y ser谩 fundamental para garantizar la protecci贸n de los archivos.
Con el establecimiento de la digitalizaci贸n de documentos podr谩n conservarse los papeles f谩cilmente, por lo tanto, servir谩n de gu铆a para que las empresas u organizaciones sepan el momento preciso para聽 deshacerse de un documento f铆sico.