almacenamiento digital de documentos

Proceso de Gestión Documental en las Empresas.

Importancia de Preservar la Información Documental en las Empresas.

 

La preservación, disponibilidad y distribución de la información documental. De todas y cada una de las empresas, depende de la estabilidad, disposición y buen manejo de los documentos.

La necesidad más urgente es garantizar la protección de la información documental a nivel  mundial. También es verdaderamente importante hacer que esta información sea accesible a tantas personas como sea posible, utilizando tecnologías apropiadas.

La información se ha convertido en uno de los activos más importantes para las empresas. Por tanto, es crucial adoptar medidas preventivas que garanticen un  nivel máximo de seguridad.

La preservación digital, es el proceso de garantizar el acceso futuro a archivos digitales, independientemente de que sean versiones digitales o digitalizadas; el proceso garantiza el ingreso y el uso correcto de esos archivos, incluso cuando los formatos y las tecnologías van desarrollándose y evolucionando.

La digitalización de documentos persigue una doble finalidad: por un lado, conservar la información y por otro, facilitar a los usuarios poder acceder a la información de manera segura.

Todas las empresas, deben conservar los documentos desde los menos importantes hasta los más importantes. Dependiendo de su rango de manera segura para que la misma permanezca en el tiempo para su mejor uso.

La gestión documental identifica puntos a mejorar, establece beneficios y factores tecnológicos digitales actualizados, para el manejo y buen cuidado de los datos a lo largo del tiempo.

Es importante que las empresas o unidades de negocios tengan una buena política de conservación de documentos para protegerlas de conflictos legales, financieros, laborales, entre otros.

  • La conservación de registros puede generar a las empresas ahorro de tiempo y dinero. Como por ejemplo, la destrucción de archivadores y de documentos físicos, entre otras cosas.

La conservación de los registros de los documentos de las empresas te ayudará de manera satisfactoria con lo siguiente:

 

  • Apoya la Toma de Decisiones

Digitalizar los documentos también ayuda a tomar decisiones eficientes. Especialmente cuando se deba utilizar documentación de vieja data para elaborar nuevas políticas , planes y procedimientos dentro de una empresa.

  • Control de Acceso

No todos los trabajadores deben  tener acceso a  los registros.

En la mayoría de los casos, con la gestión documental, los archivos están disponibles cuando se necesita. Si se organizan los registros bajo una política de conservación. Será más fácil dictar qué departamentos o empleados tienen acceso a los datos.

La mayoría de las empresas se limitan a colocar sus archivos en grandes cestas y ponerlos unos encima de otros. Ese es exactamente el tipo de factores que el sistema de gestión documental eficaz eliminará.

Mientras que los documentos en papel pueden destruirse debido a errores humanos o desastres naturales, la digitalización de documentos podrá asegurar a las organizaciones la protección de documentos.

En Frost SA, la digitalización de documentos cubre los planes de copia de seguridad, el almacenamiento y recuperación de documentos.

Es evidente, que una buena gestión documental te ayudará a la preservación de documentos y será fundamental para garantizar la protección de los archivos.

Con el establecimiento de la digitalización de documentos podrán conservarse los papeles fácilmente, por lo tanto, servirán de guía para que las empresas u organizaciones sepan el momento preciso para  deshacerse de un documento físico.

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