El proceso de gesti贸n documental se rige por principios en cualquier parte del mundo que se implemente, esta solo va a varear dependiendo de la carencia que se tenga y las reglas de cada pa铆s, la organizaci贸n documental se realizara en base de las necesidades que tenga cada empresa por ende el proceso de gesti贸n documental se implementara con esas carencias previamente definidas.
La gesti贸n documental no tiene una pauta que se deba seguir ya que este proceso se debe adaptar a las necesidades y a la gesti贸n administrativa que la empresa tenga para as铆 obtener los resultados deseados, ahora, si existen procesos que son generales y siguen las normas aplicadas universalmente.
Procesos:
- Producci贸n
La producci贸n es el origen, la creaci贸n del dise帽o de los formatos y documentos de cada 谩rea, todo esto con el fin de unificar los documentos
- Gesti贸n
Es la direcci贸n del documento, desde su elaboraci贸n hasta la realizaci贸n que debe cumplir administrativamente.
- Distribuci贸n
Esta se ocupa de que los documentos lleguen a cada destino, sea interno o externo
- Creaci贸n y recepci贸n
Estos son los documentos que se elaboran y reciben en la empresa.
- Organizaci贸n
Esta va dirigida a la clasificaci贸n y descripci贸n de los documentos logrando conseguir r谩pido reconocimiento de archivos, permiti茅ndonos valorar las funciones y carencias de los departamentos.
- Identifica los documentos
Aclara que clase de documento es, que 谩rea es a la que corresponde y que formato tiene.
- Clasificaci贸n por funciones
Aqu铆 identificas y agrupas los expedientes de los documentos, el fin es especificar las secciones o series. Esto esta establecido en el Cuadro General de Clasificaci贸n Archiv铆sticas.
- Descripci贸n.
Para mantener la organizaci贸n es esencial saber qu茅 objetivo cumple el archivo para posicionarlo correctamente.
- Clasificaci贸n de informaci贸n.
Aqu铆 las empresas determinan que informaci贸n es confidencial para as铆 plantear pol铆ticas de e restricci贸n a dicha informaci贸n.
Por 煤ltimo, podemos agregar las fases que debes cumplir para concluir la gesti贸n documental, primero, has una valoraci贸n documental, aqu铆 se debe definir si el archivo se debe conservar o eliminar, segundo, la disposici贸n de los documentos, aqu铆 debes determinar a donde se ir谩n los archivos que ya no tienen vigencia, tercero y 煤ltimo, la conservaci贸n, aqu铆 debes garantizar si los documentos del archivo tienen funcionalidad.
En pocas palabras, la gesti贸n documental es la planificaci贸n y distribuci贸n de los documentos de una empresa u organizaci贸n para as铆 tener una ubicaci贸n exacta de los documentos. Es recomendable que para realizar esta gesti贸n pidas ayuda de profesionales.