El proceso de gestión documental se rige por principios en cualquier parte del mundo que se implemente, esta solo va a varear dependiendo de la carencia que se tenga y las reglas de cada país, la organización documental se realizara en base de las necesidades que tenga cada empresa por ende el proceso de gestión documental se implementara con esas carencias previamente definidas.
La gestión documental no tiene una pauta que se deba seguir ya que este proceso se debe adaptar a las necesidades y a la gestión administrativa que la empresa tenga para así obtener los resultados deseados, ahora, si existen procesos que son generales y siguen las normas aplicadas universalmente.
Procesos:
- Producción
La producción es el origen, la creación del diseño de los formatos y documentos de cada área, todo esto con el fin de unificar los documentos
- Gestión
Es la dirección del documento, desde su elaboración hasta la realización que debe cumplir administrativamente.
- Distribución
Esta se ocupa de que los documentos lleguen a cada destino, sea interno o externo
- Creación y recepción
Estos son los documentos que se elaboran y reciben en la empresa.
- Organización
Esta va dirigida a la clasificación y descripción de los documentos logrando conseguir rápido reconocimiento de archivos, permitiéndonos valorar las funciones y carencias de los departamentos.
- Identifica los documentos
Aclara que clase de documento es, que área es a la que corresponde y que formato tiene.
- Clasificación por funciones
Aquí identificas y agrupas los expedientes de los documentos, el fin es especificar las secciones o series. Esto esta establecido en el Cuadro General de Clasificación Archivísticas.
- Descripción.
Para mantener la organización es esencial saber qué objetivo cumple el archivo para posicionarlo correctamente.
- Clasificación de información.
Aquí las empresas determinan que información es confidencial para así plantear políticas de e restricción a dicha información.
Por último, podemos agregar las fases que debes cumplir para concluir la gestión documental, primero, has una valoración documental, aquí se debe definir si el archivo se debe conservar o eliminar, segundo, la disposición de los documentos, aquí debes determinar a donde se irán los archivos que ya no tienen vigencia, tercero y último, la conservación, aquí debes garantizar si los documentos del archivo tienen funcionalidad.
En pocas palabras, la gestión documental es la planificación y distribución de los documentos de una empresa u organización para así tener una ubicación exacta de los documentos. Es recomendable que para realizar esta gestión pidas ayuda de profesionales.