Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad, conservación y disponibilidad de los documentos de las empresas, las nuevas tecnologías han proveído diversos sistemas de gestión documental y técnicas de archivo que permiten que la información sea accesible y de fácil consulta electrónica para quien la requiera, todo en función de llevar a cabo procedimientos eficientes y eficaces en el interior de las organizaciones.
¿Cómo se define la gestión documental?
De acuerdo con las consideraciones de Pilataxi (2020), la gestión documental es el conjunto de técnicas que ayudan a administrar documentos de acuerdo con su contenido y origen, con el objetivo de crear un soporte de respaldo que proporcione una fácil tramitación de la información.
Las técnicas de archivo, por su parte, son fundamentales, ya que permiten preservar la memoria institucional, en la medida en la que los procesos que las integran se encargan de recepcionar, ordenar y clasificar los documentos de una organización en un lugar determinado.
En este sentido, los procesos que componen la gestión documental permiten a las compañías identificar la manera más adecuada en la que se debe hacer uso de las nuevas tecnologías para mejorar su funcionamiento y su rendimiento.
Estas efectivas estrategias se convirtieron en fuertes aliadas para la organización laboral, mediante la incorporación de herramientas tecnológicas que permitieran a las empresas ser más eficientes, productivas y rentables.
Gracias a esta implementación, no solo las compañías a nivel mundial han podido establecer modelos de negocio diferentes e innovadores, sino que, a nivel local, muchas de ellas han tenido la posibilidad de trabajar de manera óptima haciendo uso de las herramientas que la red y los diferentes software de gestión documental les proveen.
En definitiva, a partir de los sistemas de gestión documental es posible diferenciar entre el contenido relevante y el secundario de un documento. Por lo demás, esta información secundaria es la que permite a los sistemas de gestión buscar, recuperar y abrir documentos.
A los datos segmentados mediante este procedimiento generalmente se le conoce como metadatos, porque en el entorno digital actual, son indudablemente adecuados para el almacenamiento de la información en bases de datos que facilitan su búsqueda.
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Referencias
Pilataxi, M. (2020). Gestión documental y técnicas de archivo en la unidad educativa Juan Montalvo Mixta en la parroquia González Suárez Cantón Otavalo año 2019. [Tesis de pregrado]. Ecuador: Universidad Técnica del Norte.