Para algunas empresas puede ser más fácil apegarse a métodos tradicionales y antiguos para mantener el flujo corporativo, pero en la actualidad esa no es una decisión acertada.
Protección contra desastres y pérdidas
Como cualquier información, los documentos almacenados en archivadores físicos no corren el riesgo de corrupción de datos, piratería o robo digital, la información digitalizada generalmente es más segura. Los documentos físicos corren riesgos como:
- Desastres naturales: Si los documentos importantes se ven afectados, los daños causados por incendios, inundaciones y plagas pueden paralizar el negocio.
- Degradación con el tiempo: No siempre se tiene en cuenta cuánto tiempo puede necesitar un documento para sobrevivir. Los documentos pueden quedar inutilizables debido a papel o tinta de calidad inferior o almacenamiento inadecuado.
- Pérdida: Cuando se trata de documentar la vulnerabilidad, es importante tener en cuenta el error humano. Un empleado puede perder o dañar un documento.
Escanear sus documentos, crear una copia digital y almacenar correctamente los datos puede evitar que estos desastres afecten su negocio y sus resultados.
Seguimiento y seguridad de documentos
El seguimiento del acceso a los documentos y los cambios pueden ser casi imposible con los archivos en papel. Los archivos en papel pueden tener serios problemas de seguimiento y seguridad, tales como:
- Los archivos en papel no se pueden editar fácilmente, lo que dificulta el seguimiento de los cambios. El acceso a versiones anteriores requiere el mantenimiento de varias copias, que pueden perderse o descartarse con facilidad.
- El acceso físico a los archivadores no se puede rastrear. No hay forma de saber quién ha usado sus claves para acceder a los documentos o cuándo y a qué se accedió sin una hoja de cierre de sesión o cámaras.
- Las llaves son increíblemente fáciles de perder o copiar. Las cerraduras de los gabinetes se pueden abrir incluso sin llave.
Al escanear los documentos y crear archivos digitales se tiene más control sobre el acceso y el seguimiento de los documentos. Hay muchos tipos de softwares que permiten restringir el acceso a documentos, realizar un seguimiento de los cambios y revisar versiones anteriores.
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