Razones por las que la Digitalizaci贸n es de Gran Importancia Para los Negocios

Para algunas empresas puede ser m谩s f谩cil apegarse a m茅todos tradicionales y antiguos para mantener el flujo corporativo, pero en la actualidad esa no es una decisi贸n acertada.

Protecci贸n contra desastres y p茅rdidas

Como cualquier informaci贸n, los documentos almacenados en archivadores f铆sicos no corren el riesgo de corrupci贸n de datos, pirater铆a o robo digital, la informaci贸n digitalizada generalmente es m谩s segura. Los documentos f铆sicos corren riesgos como:

  • Desastres naturales: Si los documentos importantes se ven afectados, los da帽os causados 鈥嬧媝or incendios, inundaciones y plagas pueden paralizar el negocio.
  • Degradaci贸n con el tiempo: No siempre se tiene en cuenta cu谩nto tiempo puede necesitar un documento para sobrevivir.聽Los documentos pueden quedar inutilizables debido a papel o tinta de calidad inferior o almacenamiento inadecuado.
  • P茅rdida: Cuando se trata de documentar la vulnerabilidad, es importante tener en cuenta el error humano.聽Un empleado puede perder o da帽ar un documento.

 

Escanear sus documentos, crear una copia digital y almacenar correctamente los datos puede evitar que estos desastres afecten su negocio y sus resultados.

Seguimiento y seguridad de documentos

El seguimiento del acceso a los documentos y los cambios pueden ser casi imposible con los archivos en papel.聽Los archivos en papel pueden tener serios problemas de seguimiento y seguridad, tales como:

  • Los archivos en papel no se pueden editar f谩cilmente, lo que dificulta el seguimiento de los cambios.聽El acceso a versiones anteriores requiere el mantenimiento de varias copias, que pueden perderse o descartarse con facilidad.
  • El acceso f铆sico a los archivadores no se puede rastrear.聽No hay forma de saber qui茅n ha usado sus claves para acceder a los documentos o cu谩ndo y a qu茅 se accedi贸 sin una hoja de cierre de sesi贸n o c谩maras.
  • Las llaves son incre铆blemente f谩ciles de perder o copiar.聽Las cerraduras de los gabinetes se pueden abrir incluso sin llave.

 

Al escanear los documentos y crear archivos digitales se tiene m谩s control sobre el acceso y el seguimiento de los documentos.聽Hay muchos tipos de聽softwares聽que permiten restringir el acceso a documentos, realizar un seguimiento de los cambios y revisar versiones anteriores.

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