digitalización de documentos, gestión documental

Se beneficiará de la digitalización de documentos, no importa en qué industria se encuentre su negocio

Los documentos en papel siguen siendo una parte crítica de la mayoría de los procesos de negocio. Sin una estrategia de digitalización de documentos, las empresas continúan administrando documentos en papel de manera tradicional.

Las empresas de hoy se están ahogando en papel, por ello muchas de ellas están haciendo la transición del papel a lo digital, las organizaciones todavía confían en los documentos en papel las necesidades operativas y la gestión diaria general. Para muchos de nosotros, puede ser difícil dejar de lado nuestra dependencia del papel, pero hay una gran cantidad de beneficios para la digitalización de documentos, particularmente en campos pesados de papel como las industrias médica, legal o financiera ya que la información debe estar disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado.

La gestión documental le permite fusionar su información en papel y digital en flujos de trabajo productivos que permiten a su equipo tomar decisiones informadas de manera más rápida y efectiva.

Varios de los problemas que tienen las empresas no digitalizadas son:

  • Presentación no estructurada
  • Problemas de recuperación de datos
  • Información perdida o extraviada
  • Cuellos de botella en el flujo de trabajo
  • Problemas de espacio de almacenamiento
  • Acceso remoto de usuarios
  • Riesgos de seguridad
  • Desafíos de cumplimiento normativo

Razones principales por las cual necesita digitalización de documentos en su negocio

  • Los documentos digitalizados aumentan la eficiencia: Los documentos digitalizados son fáciles de buscar, encontrar y organizar.  La digitalización de sus documentos puede agilizar sus operaciones, aumentar la productividad y la eficiencia en su negocio de varias maneras y puede mejorar los tiempos de respuesta al tratar con clientes
  • La digitalización ahorra espacio físico: los archivadores pueden ocupar una gran cantidad de espacio valioso en su oficina. Solo algunos documentos en papel deben guardarse en su forma original. Almacenar registros en papel en un archivador de 4 cajones puede costar más de $ 2000. Transformar un depósito de papeles en espacio de oficina puede ayudarlo a utilizar mejor su espacio.
  • Reducirá los costos: Con los archivos electrónicos es más fácil el almacenamiento y recuperación de documentos, más fáciles de buscar y más baratos de transportar. El papel tiene muchos costos asociados con el procesamiento, la organización y el almacenamiento. Con menos necesidad de espacio físico para almacenar registros en papel, incluso podría ahorrar dinero en el alquiler.
  • Es amigable con el medio ambiente: el trabajador de oficina promedio imprime 10,000 hojas de papel al año. Cuando digitaliza, se reduce el uso del papel. Esta simple tarea reducirá su huella de carbono.
  • El cumplimiento normativo es más fácil: hoy día hay muchas regulaciones que afectan a diferentes industrias que requieren el mantenimiento de registros para permanecer dentro de la ley. La digitalización de documentos puede hacer que sea más fácil de cumplir. Se vuelve más fácil proteger la información confidencial y es menos probable que pierda información vital cuando se realiza una copia de seguridad digital.

¡Llámenos y permítanos mostrarle lo fácil, eficiente y asequible que es digitalizar sus documentos y llevar su gestión digital!

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