La forma más efectiva de respaldar sus documentos:
Todos los procesos que se manejan en una empresa, se inician generalmente mediante algún tipo de documentación y por eso es importante organizarlos y clasificarlos. Cabe destacar, que es una tarea vital para la gestión documental.
Durante los últimos años, el papel está siendo reemplazado cada vez más por documentos digitales, con el propósito de que puedan ser almacenados y recuperados con facilidad cuando se requiera. Generalmente, el personal de oficina se encuentra sobrecargado de información; por ello, las instalaciones de un software de gestion documental, se convierten en un factor clave para mejorar la productividad y la seguridad de la información dentro de las organizaciones.
Consecuencias de la Cuarta Revolución Industrial
Como es sabido, los documentos como libros, artículos, informes, contratos y correspondencia han estado en circulación en papel. No obstante, con el auge de la Cuarta Revolución Industrial, los computadores y las Tecnologías de la Información y la Comunicación, en general, han proveído diversas facilidades para administrar, almacenar y recuperar documentos.
Gracias a este impacto, se desarrollaron y mejoraron bases de datos de recuperación de información como los software de gestion documental, con el objetivo de gestionar eficientemente las necesidades y demandas nuevas y variadas que están creciendo de manera masiva en el mercado empresarial.
Con la evolución tecnológica de los últimos años ha sido posible identificar, en el entorno de oficina, la manera en la que se implementan los software de gestión de documentos electrónicos incluye una variedad de funciones como la tecnología de imágenes, que proporciona la posibilidad de sustituir electrónicamente un sistema de gestión de documentos en papel, y la tecnología multimedia, que se encarga de la captura y visualización de diferentes tipos de archivos.
Hoy en día, muchas organizaciones han podido percatarse de que el control eficiente del flujo de información conduce a una gestión eficaz. En este sentido, la gestión documental se reconoce cada vez más como uno de los métodos más fiables para gestionar el flujo de información de una compañía tanto en el sector público como en el privado (Jones, 2012). En otras palabras, los documentos son esencialmente la memoria almacenada de una organización y registran la forma en que se realizan los negocios (Forbes-Pitt, 2006).
En conclusión, los software de gestion documental actúan como agentes inteligentes de recuperación de información. Dicha información, almacenada en documentos, representa un depósito valioso que facilita su accesibilidad y, así mismo, una solución para mejorar la eficiencia de las organizaciones.
Con Frost podrás estar a la vanguardia y adaptarte al ritmo acelerado en el que se están dando los cambios tecnológicos. Esto te permitirá obtener los resultados que deseas.
Referencias
Forbes-Pitt, K. (2006). A document for document’s sake: A possible account for document system failures and a proposed way forward. Records Management Journal, vol. 16(1), pp.13–20.
Jones, S. (2012). EGovernment document management system: A case analysis of risk and reward. International Journal of Information Management, vol. 32(4), pp. 396–400.