sistemas de gesti贸n documental

Software de Gesti贸n Documental en Empresas

La forma m谩s efectiva de respaldar sus documentos:

Todos los procesos que se manejan en una empresa, se inician generalmente mediante alg煤n tipo de documentaci贸n y por eso es importante organizarlos y clasificarlos. Cabe destacar,聽 que es una tarea vital para la gesti贸n documental.

Durante los 煤ltimos a帽os, el papel est谩 siendo reemplazado cada vez m谩s por documentos digitales, con el prop贸sito de que puedan ser almacenados y recuperados con facilidad cuando se requiera. Generalmente, el personal de oficina se encuentra sobrecargado de informaci贸n; por ello, las instalaciones de un software de gestion documental, se convierten en un factor clave para mejorar la productividad y la seguridad de la informaci贸n dentro de las organizaciones.

Consecuencias de la Cuarta Revoluci贸n Industrial

Como es sabido, los documentos como libros, art铆culos, informes, contratos y correspondencia han estado en circulaci贸n en papel. No obstante, con el auge de la Cuarta Revoluci贸n Industrial, los computadores y las Tecnolog铆as de la Informaci贸n y la Comunicaci贸n, en general, han prove铆do diversas facilidades para administrar, almacenar y recuperar documentos.聽

Gracias a este impacto, se desarrollaron y mejoraron bases de datos de recuperaci贸n de informaci贸n como los software de gestion documental, con el objetivo de gestionar eficientemente las necesidades y demandas nuevas y variadas que est谩n creciendo de manera masiva en el mercado empresarial.聽

Con la evoluci贸n tecnol贸gica de los 煤ltimos a帽os ha sido posible identificar, en el entorno de oficina, la manera en la que se implementan los software de gesti贸n de documentos electr贸nicos incluye una variedad de funciones como la tecnolog铆a de im谩genes, que proporciona la posibilidad de sustituir electr贸nicamente un sistema de gesti贸n de documentos en papel, y la tecnolog铆a multimedia, que se encarga de la captura y visualizaci贸n de diferentes tipos de archivos.

Hoy en d铆a, muchas organizaciones han podido percatarse de que el control eficiente del flujo de informaci贸n conduce a una gesti贸n eficaz. En este sentido, la gesti贸n documental se reconoce cada vez m谩s como uno de los m茅todos m谩s fiables para gestionar el flujo de informaci贸n de una compa帽铆a tanto en el sector p煤blico como en el privado (Jones, 2012). En otras palabras, los documentos son esencialmente la memoria almacenada de una organizaci贸n y registran la forma en que se realizan los negocios (Forbes-Pitt, 2006).

En conclusi贸n, los software de gestion documental act煤an como agentes inteligentes de recuperaci贸n de informaci贸n. Dicha informaci贸n, almacenada en documentos, representa un dep贸sito valioso que facilita su accesibilidad y, as铆 mismo, una soluci贸n para mejorar la eficiencia de las organizaciones.

 

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Referencias

Forbes-Pitt, K. (2006). A document for document鈥檚 sake: A possible account for document system failures and a proposed way forward. Records Management Journal, vol. 16(1), pp.13鈥20.聽

Jones, S. (2012). EGovernment document management system: A case analysis of risk and reward. International Journal of Information Management, vol. 32(4), pp. 396鈥400.

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