Sistema de Gestión Documental, Gestión de Procesos

Tips para mejorar el proceso de documentación en tu empresa

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Bien sabemos que en el desarrollo de la actividad de cualquier tipo de empresa es necesario crear varios tipos de documentos relacionados con temas monetarios, de operación, de información, de personal, legales, entre algunos, y se ve la importancia de llevar un orden para que la operación no se dificulte y se ponga en peligro la calidad de los procesos realizados. A continuación, te recomendaremos algunos tips para que mejores el manejo de la documentación en tu empresa:

  1. Aplica un Sistema de Gestión Documental: este tipo de herramienta permite plantear, organizar y establecer un orden en la documentación con el fin de establecer soluciones rápidas y útiles a la manera en como se manejan las diferentes documentaciones. Gracias a un sistema podrás conservar los documentos a largo plazo, disponer de ellos de manera rápida y controlar el acceso a la información.
  2. En la era digital, actualízate: como bien sabemos, vivimos en un mundo digital y tu empresa no tiene por que quedarse atrás. Existe un amplio portafolio de empresas que ofrecen Servicios de Gestión Documental los cuales pueden ayudar a tu empresa a implementar un sistema hecho a la medida y justo para las necesidades de tu día a día y lo que requiera tu actividad o tu sector. Descubre la mejor manera de gestionar tu documentación de manera digital y mantén tus documentos seguros y controlados.
  3. La sencillez es la clave: no compliques tu documentación con procesos largos y tediosos, en la facilidad del uso se encuentra la mejora en eficacia. Encontrar documentos de manera rápida puede disminuir el tiempo gastado en un proceso y aumentar la productividad en tu empresa. No pierdas tiempo utilizando sistemas complejos y que necesiten de horas entrenamiento para tu personal.
  4. Se creativo: organizar documentos no tiene por que ser aburrido. Utiliza división por colores, imágenes representativas o hasta formas diferentes, ser didáctico puede hacer que encontrar documentos específicos sea mucho mas veloz al saber que los documentos relacionados con presupuesto tienen etiqueta verde o que los relacionados con tu personal tienen color azul. Las opciones son múltiples así que habla con tu equipo y decide que es mejor para todos.

Llevar una adecuada documentación puede hacerte la vida mucho mas fácil. El saber en dónde están los documentos, como están divididos y la rapidez en encontrarlos, podrán hacer que la Gestión de Procesos en tu empresa se realicen de una manera más efectiva, aumentando al mismo tiempo productividad y calidad.

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