digitalización de archivos

Tu Empresa Necesita Digitalizar: Motivos y Beneficios.

La digitalización de documentos tiene como objetivo convertir archivos originales impresos, en un formato digital que se pueda editar, guardar y compartir con más facilidad. Usualmente, la gestión documental incluye el almacenamiento seguro de toda la información electrónica, permitiendo solo el acceso de usuarios autorizados.

El formato PDF se utiliza para convertir documentos físicos en digital, formatos como .tiff, .jpg y .psd son utilizados para convertir imágenes gráficas a digital, así como otros diferentes formatos que funcionan para cada documento en específico.

Otro factor muy importante en una correcta gestión documental es la implementación de etiquetas que ayudarán a identificar y organizar todo el contenido digitalizado por palabras claves, esto permite evitar pérdidas de información valiosa o recuperar archivos con más facilidad.

El cambio drástico que trajo consigo la pandemia, logró un cambio repentino hacia el trabajo remoto o a los lugares de trabajo híbrido. Los documentos digitalizados son esenciales en este tipo de trabajo para garantizar el acceso y el intercambio de información de una forma más cómoda.

La Digitalización de documentos tiene un impacto positivo, especialmente en las organizaciones empresariales grandes.

  • Mejora la productividad del usuario: Una vez digitalizados y resguardados los documentos, se pueden buscar y encontrar rápidamente para su recuperación inmediata. No más esfuerzos en pilas de papel gigantes en busca de la aguja en el pajar.
  • Simplificar la presentación: Las empresas pueden diseñar un esquema de indexación y nomenclatura que coincida con sus flujos de trabajo únicos para que los documentos escaneados sean fácilmente identificables.
  • Consistencia para el cumplimiento: Las reglas se pueden implementar para determinar las políticas de la información, como los permisos de acceso de los usuarios, los períodos de archivo y destrucción, y el control de versiones después de editar o actualizar los documentos.
  • Más rápido y más barato para compartir información: Compartir documentos electrónicos con compañeros de trabajo y clientes a través de correo electrónico es instantáneo y gratuito, en comparación con la impresión y el envío por correo en papel. Mejor aún, cuando las personas tienen acceso a un sistema de administración de documentos en la nube, se puede acceder a los documentos y verlos desde cualquier lugar donde tenga una conexión a Internet.
  • Reduce los gastos generales: Las empresas pueden ahorrar grandes cantidades en servicios de almacenamiento y recuperación de documentos fuera del sitio, hacer un mejor uso del espacio de oficina que actualmente ocupan los archivadores.
  • Conservación y archivo de la información: La calidad de la imagen original permanece intacta, ya que las imágenes escaneadas no se desvanecen con el tiempo. Las copias de seguridad digitales almacenadas en la nube garantizan que la información no se dañe por incendios o inundaciones.

Y, por supuesto, los documentos digitales significan que la información nunca se puede perder o monopolizar por un solo usuario, siempre hay acceso a los registros originales para que todos en el equipo, consulten y trabajen según sea necesario.

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