Tu Empresa Necesita Digitalizar: Motivos y Beneficios.

La digitalizaci贸n de documentos tiene como objetivo convertir archivos originales impresos, en un formato digital que se pueda editar, guardar y compartir con m谩s facilidad. Usualmente, la gesti贸n documental incluye el almacenamiento seguro de toda la informaci贸n electr贸nica, permitiendo solo el acceso de usuarios autorizados.

El formato PDF se utiliza para convertir documentos f铆sicos en digital, formatos como .tiff, .jpg y .psd son utilizados para convertir im谩genes gr谩ficas a digital, as铆 como otros diferentes formatos que funcionan para cada documento en espec铆fico.

Otro factor muy importante en una correcta gesti贸n documental es la implementaci贸n de etiquetas que ayudar谩n a identificar y organizar todo el contenido digitalizado por palabras claves, esto permite evitar p茅rdidas de informaci贸n valiosa o recuperar archivos con m谩s facilidad.

El cambio dr谩stico que trajo consigo la pandemia, logr贸 un cambio repentino hacia el trabajo remoto o a los lugares de trabajo h铆brido. Los documentos digitalizados son esenciales en este tipo de trabajo para garantizar el acceso y el intercambio de informaci贸n de una forma m谩s c贸moda.

La Digitalizaci贸n de documentos tiene un impacto positivo, especialmente en las organizaciones empresariales grandes.

  • Mejora la productividad del usuario:聽Una vez digitalizados y resguardados los documentos, se pueden buscar y encontrar r谩pidamente para su recuperaci贸n inmediata.聽No m谩s esfuerzos en pilas de papel gigantes en busca de la aguja en el pajar.
  • Simplificar la presentaci贸n:聽Las empresas pueden dise帽ar un esquema de indexaci贸n y nomenclatura que coincida con sus flujos de trabajo 煤nicos para que los documentos escaneados sean f谩cilmente identificables.
  • Consistencia para el cumplimiento: Las reglas se pueden implementar para determinar las pol铆ticas de la informaci贸n, como los permisos de acceso de los usuarios, los per铆odos de archivo y destrucci贸n, y el control de versiones despu茅s de editar o actualizar los documentos.
  • M谩s r谩pido y m谩s barato para compartir informaci贸n:聽Compartir documentos electr贸nicos con compa帽eros de trabajo y clientes a trav茅s de correo electr贸nico es instant谩neo y gratuito, en comparaci贸n con la impresi贸n y el env铆o por correo en papel.聽Mejor a煤n, cuando las personas tienen acceso a un sistema de administraci贸n de documentos en la nube, se puede acceder a los documentos y verlos desde cualquier lugar donde tenga una conexi贸n a Internet.
  • Reduce los gastos generales:Las empresas pueden ahorrar grandes cantidades en servicios de almacenamiento y recuperaci贸n de documentos fuera del sitio, hacer un mejor uso del espacio de oficina que actualmente ocupan los archivadores.
  • Conservaci贸n y archivo de la informaci贸n: La calidad de la imagen original permanece intacta, ya que las im谩genes escaneadas no se desvanecen con el tiempo.聽Las copias de seguridad digitales almacenadas en la nube garantizan que la informaci贸n no se da帽e por incendios o inundaciones.

Y, por supuesto, los documentos digitales significan que la informaci贸n nunca se puede perder o monopolizar por un solo usuario, siempre hay acceso a los registros originales para que todos en el equipo, consulten y trabajen seg煤n sea necesario.

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