1. Almacenamiento eficiente y seguro:

El almacenamiento adecuado de documentos es esencial para garantizar su seguridad y accesibilidad a largo plazo. En primer lugar, es importante establecer un sistema de organización claro y consistente, utilizando categorías y etiquetas que faciliten la identificación y recuperación de documentos. Además, se debe utilizar un espacio físico o digital dedicado para el almacenamiento de documentos, asegurándose de que estén protegidos contra factores como incendios, inundaciones o pérdida de datos.

2. Digitalización y gestión documental electrónica:

La digitalización de documentos es una solución eficiente para optimizar el almacenamiento y la recuperación. Al convertir los documentos físicos en archivos digitales, se reduce la necesidad de espacio físico y se mejora la accesibilidad. La implementación de un sistema de gestión documental electrónico permite organizar y categorizar los documentos de manera eficiente, facilitando su búsqueda y recuperación rápida. Además, la digitalización reduce el riesgo de pérdida o daño de documentos físicos y mejora la seguridad de la información.

3. Indexación y metadatos:

La indexación adecuada y el uso de metadatos son elementos clave para facilitar la recuperación de documentos. Al asignar etiquetas y palabras clave relevantes a los documentos, se agiliza el proceso de búsqueda y se mejora la precisión de los resultados. Los metadatos, como la fecha, el autor o la categoría del documento, brindan información adicional que permite una clasificación más efectiva y una recuperación más rápida de los documentos relevantes.

4. Implementación de sistemas de búsqueda avanzada:

Para una recuperación eficiente de documentos, es recomendable utilizar sistemas de búsqueda avanzada. Estos sistemas utilizan algoritmos y tecnologías de inteligencia artificial para realizar búsquedas más precisas y rápidas. Pueden incluir funciones como búsqueda por contenido, reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y filtros avanzados. Esto permite a los usuarios encontrar documentos específicos de manera más eficiente, ahorrando tiempo y mejorando la productividad.

Conclusión:

El almacenamiento y recuperación de documentos son aspectos cruciales para una gestión eficiente de la información. Implementar prácticas eficientes, como un almacenamiento seguro, la digitalización y gestión documental electrónica, el uso de indexación y metadatos adecuados, y la implementación de sistemas de búsqueda avanzada, garantizará una recuperación rápida y precisa de los documentos necesarios. Al hacerlo, las organizaciones podrán optimizar sus flujos de trabajo, mejorar la toma de decisiones y lograr una gestión de documentos eficiente en el entorno empresarial actual.

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Hoy en día, con la nube no hay necesidad de acudir a otros sistemas de almacenamiento y recuperación de documentos o hardware, es decir, cualquier información se puede guardar o almacenar sin usar el disco duro de una computadora.

Mediante el uso de recursos en la nube, las empresas pueden acelerar el proceso y optimizar la calidad de los resultados al reducir el procesamiento de documentos y la carga de trabajo manual.

Todo esto no solo supone un ahorro considerable de dinero, sino también de tiempo, permitiendo simplificar el día a día de las empresas, ya que disponen de un acceso rápido y útil a la información actual.

Existen una serie de beneficios que ofrece la nube en el almacenamiento y recuperación de documentos:

• Liberar la memoria de la computadora abre un mundo de oportunidades de tecnología de la información (TIC) y economía digital.
• Reduce costos.
• Al no depender de los dispositivos de almacenamiento físico. Puede evitar que se dañen y ahorrar dinero en el mantenimiento de la computadora y las actualizaciones de software.
• Dependiendo del acuerdo de servicio que firme para su empresa, las actualizaciones y el mantenimiento se pueden realizar automáticamente a través de la nube.
• Fácil acceso a la información.
• El almacenamiento en la nube le permite trabajar de forma remota sin tener que ir a la oficina.
• Los archivos muy grandes se pueden compartir fácil y rápidamente. Lo que hace que el intercambio de información entre y sea más eficiente.
• Capacidad de almacenamiento ilimitada.
• Alto nivel de seguridad.

Además de estos beneficios, todo tipo de datos se pueden almacenar en la nube, e incluso cierto tipo de aplicaciones se pueden gestionar desde su plataforma.

Con el tiempo y las nuevas tecnologías se han desarrollado 4 tipos de nubes:

Nube pública: Es una alternativa de almacenamiento gratuito que requiere poco control y mantenimiento por parte de los administradores. Está disponible para el público o cualquier persona que quiera utilizarlo.

Nube privada: Este tipo de nube implica la compra de espacio de almacenamiento en línea. Su exclusividad marca la diferencia no solo en términos de eficiencia. Sino también en términos de seguridad y protección de datos.

Nube mixta: Una nube mixta es una combinación de nubes públicas y privadas. En este modelo, los usuarios dominan y poseen algunos datos y comparten otros datos.

Nube distribuida: Este tipo de nube es una extensión de la nube pública, pero sus servicios son prestados por entidades privadas.

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Y conozca cómo Frost puede ayudar a su empresa a implementar una tecnología sostenible y respetuosa con el planeta. Digitalizando tus documentos y aprovechando todas las ventajas de una oficina sin papel.

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El cambio también debe ser sostenible, ecológico y orgánico.

Por lo tanto, la sostenibilidad digital debe significar, que las tecnologías digitales son sustentables.

Al mismo tiempo, trae importantes beneficios para la empresa, ya que aumenta la eficiencia del sistema y disminuyen los costos:

• Reduzca los errores a través de la automatización de procesos.
• Reduce el tiempo de procesamiento.
• Mayor seguridad y confidencialidad de las operaciones.
• Se pueden implementar soluciones como la firma digital y el almacenamiento digital
• La preservación digital de documentos para reducir el consumo de papel y tóner.

En definitiva, es un paso hacia la eliminación del papel y promueve la introducción de la generación e intercambio de documentos electrónicos en todo el proceso de gestión.

Estas soluciones abren horizontes electrónicos para las organizaciones y, además del etiquetado ambiental, incluyen una nueva forma de gestión documental y empresarial.

Emisión de dióxido de carbono.

Se estima que las tecnologías digitales pueden reducir las emisiones globales de CO2 en alrededor de un 15%. Un sistema que puede ayudar a reducir estas emisiones es la computación en la nube, que crea un entorno virtual donde las aplicaciones, las plataformas y el software se entregan en la nube. La cual se encarga del almacenamiento y recuperación de documentos .

Según la International Data Corporation (IDC), la adopción de la computación en la nube podría ahorrar más de mil millones de toneladas de emisiones de dióxido de carbono (CO2) entre 2021 y 2024.

La computación en la nube beneficia a las empresas porque tiene beneficios adicionales:

• Disponibilidad del entorno virtual.
• Actualización de la solución.
• Escalabilidad de la solución.
• Ahorra costos.

El compromiso de la empresa con la sostenibilidad

El uso de la tecnología en la producción comercial, aplicado en diversas áreas de gestión y producción, puede abordar cuestiones ambientales, sociales y de gestión.

Cada vez más empresas son conscientes o se ven obligadas a tomar medidas para reducir su huella ecológica utilizando menos energía, agua y papel y fomentando el uso de energías renovables.

• Energía sostenible.
• Medir los residuos y sus emisiones es el primer paso para establecer objetivos.

Beneficios ambientales:

• Protección Ambiental
• Acción climática
• Proteger la naturaleza y el medio ambiente.

Mejorar el gobierno corporativo:

• Ahorrar costos
• Eficiencia
• Mejorar la competitividad.

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Por lo tanto, la mayoría de las empresas se vieron obligadas a adaptarse a la nueva realidad. Como por ejemplo, de introducir el trabajo remoto y aprender a gestionar su negocio online.

Todo esto es un gran desafío para muchas personas. Especialmente debido a los rápidos cambios y la falta de experiencia laboral remota, ya que anteriormente no era tan común este tipo de labor.

Al mismo tiempo enfatizando la importancia de la digitalización de documentos, convirtiendo sus versiones en papel a formatos electrónicos.

La digitalización de documentos como vía para la nueva realidad

El teletrabajo obligatorio durante la pandemia puso en desventaja a las empresas públicas o privadas que aún no han entrado en el mundo digital.

De hecho, muchos de ellos no han podido adaptarse a tiempo al nuevo entorno. Hoy en día tienen más problemas para continuar con sus actividades y seguir brindando un excelente servicio a sus clientes.

Por el contrario, las empresas que se mueven rápidamente y eligen digitalizarse están mejor equipadas para enfrentar la situación posterior a la pandemia. Por ende, es más probable que permanezcan en el entorno de buenos resultados.

Afortunadamente, cada vez más empresas se dan cuenta de la importancia de la digitalización de documentos. Descubren la gran cantidad beneficios que puede traer a corto y largo plazo.

Por estas y muchas otras razones, cada vez son más las empresas que deciden implantar sistemas de gestión documental digital.

Una oficina digital puede ser compleja y es importante generar un proyecto digital donde la catalogación de documentos sea profesional. Donde podamos encontrar todo lo que necesitamos en unos segundos.

Servicios profesionales que pueden ayudarnos a reducir el tiempo de transición y aprovechar todo lo que la digitalización tiene para ofrecer.

A continuación, te enumeramos los principales beneficios que puedes obtener con la digitalización en las empresas:

• Acceso rápido y cómodo a toda la información. Al almacenar archivos en una plataforma digital confiable, sus empleados pueden acceder instantáneamente a los documentos sin salir de la oficina.
• El procesamiento de datos es más seguro. La seguridad de la información es primordial. Sabemos que cargar, cuidar el almacenamiento y recuperación de documentos en la nube. Por lo tanto, puede hacer que los empleadores presten más atención a la protección de sus datos.

Una mala organización administrativa conduce muchas veces a la pérdida de documentos, puede tener graves consecuencias económicas para la empresa.

La digitalización de documentos, facturas y contratos cobra ahora aún más importancia. Por lo que su organización por carpetas, procesos o proyectos permite un fácil acceso a cualquiera de ellos. También un mayor control sobre la información y los datos.

En Frost SA contamos con las mejores herramientas para digitalizar tu empresa.

¿Estás listo para dar el paso?

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Cada oficina es un mundo, altamente informatizadas y las que siguen utilizando papel, teléfono, correo electrónico y páginas web estáticas como se hacía en el siglo pasado necesitan un cambio.

Montañas de papel, archivos, carpetas, cuadernos… 

Transformar tu lugar de trabajo en una oficina digital es más barato, rápido y fácil de lo que parece, con una buena planificación inicial, podrás pasar a una nueva forma de hacer las cosas más eficiente y práctica.

Veamos cómo decirle adiós al papel: 

Al igual que con cualquier proceso en particular, dependiendo del tamaño de su negocio y, en cualquier caso, para que su negocio siga funcionando.

Debemos tener claras dos cosas antes de realizar cualquier cambio:

¿Por qué queremos hacerlo?

para pasar a una oficina digital y ¿qué elementos de nuestra oficina actual queremos digitalizar? 

La digitalización de tu negocio no puede ser solo un interés por un determinado producto (gadget o software). Debes tenerlo claro si quieres una oficina digital es porque conoces las ventajas y los beneficios que ofrece.

Estas son algunas de las importantes ventajas de una oficina digital: 

• Usa menos espacio físico para el almacenamiento de documentos.
• Accede a estos datos desde cualquier lugar de la oficina, incluso desde casa.
• Acceso instantáneo a datos con búsqueda simple.
• Comunicarse con los miembros del equipo en todo momento.
• Permitir el trabajo remoto en determinados momentos o con regularidad.
• Conozca clientes de todo el mundo a un precio más bajo 
• Simplifica las tareas burocráticas y financieras evitando viajes y más. 

Podemos digitalizar muchos elementos de nuestro negocio.

La transición a una oficina digital puede ser total o parcial. Dependiendo de en qué áreas nos sentimos más cómodos usando herramientas digitales y dónde preferimos seguir usando papel convencional. 

Con la digitalización de documentos di adiós a los libros de papel.

No importa en qué negocio estés, tu oficina estará inevitablemente llena de papel: informes, manuales, facturas, prospectos, conocimientos de embarque, formularios, etc. En la oficina digital no se requiere papel. 

Por un lado, se trata de generar una cantidad mínima de documentación en papel.

El motivo puede ser algo así como imprimir un correo electrónico o imprimir cualquier documento que pase por nuestro ordenador para ser leído o guardado. En una buena pantalla de computadora sería fácil de leer sin necesidad de imprimir documentos.

Por otro lado, ¿Qué hacemos con los papeles existentes?

Si tuviéramos que digitalizar, tendríamos un acceso más rápido, y eso, sin contar el espacio físico que ahorramos al no tener que almacenar mucho papel.

Con las copias de seguridad y la nube, no hay peligro de que perdamos copias de estos archivos. 

Sin embargo, cualquier pequeño cambio destinado a digitalizar nuestra vida diaria, puede tener un impacto positivo si está bien planificado.

Esta transformación digital permite que elimines el papel de tu empresa y sea más sencillo el almacenamiento y recuperación de documentos, realizando las gestiones importantes a través de la red y guardando tus archivos en la nube.

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La preservación, disponibilidad y distribución de la información documental. De todas y cada una de las empresas, depende de la estabilidad, disposición y buen manejo de los documentos.

La necesidad más urgente es garantizar la protección de la información documental a nivel  mundial. También es verdaderamente importante hacer que esta información sea accesible a tantas personas como sea posible, utilizando tecnologías apropiadas.

La información se ha convertido en uno de los activos más importantes para las empresas. Por tanto, es crucial adoptar medidas preventivas que garanticen un  nivel máximo de seguridad.

La preservación digital, es el proceso de garantizar el acceso futuro a archivos digitales, independientemente de que sean versiones digitales o digitalizadas; el proceso garantiza el ingreso y el uso correcto de esos archivos, incluso cuando los formatos y las tecnologías van desarrollándose y evolucionando.

La digitalización de documentos persigue una doble finalidad: por un lado, conservar la información y por otro, facilitar a los usuarios poder acceder a la información de manera segura.

Todas las empresas, deben conservar los documentos desde los menos importantes hasta los más importantes. Dependiendo de su rango de manera segura para que la misma permanezca en el tiempo para su mejor uso.

La gestión documental identifica puntos a mejorar, establece beneficios y factores tecnológicos digitales actualizados, para el manejo y buen cuidado de los datos a lo largo del tiempo.

Es importante que las empresas o unidades de negocios tengan una buena política de conservación de documentos para protegerlas de conflictos legales, financieros, laborales, entre otros.

• La conservación de registros puede generar a las empresas ahorro de tiempo y dinero. Como por ejemplo, la destrucción de archivadores y de documentos físicos, entre otras cosas.

La conservación de los registros de los documentos de las empresas te ayudará de manera satisfactoria con lo siguiente:

• Apoya la Toma de Decisiones

Digitalizar los documentos también ayuda a tomar decisiones eficientes. Especialmente cuando se deba utilizar documentación de vieja data para elaborar nuevas políticas , planes y procedimientos dentro de una empresa.

• Control de Acceso

No todos los trabajadores deben  tener acceso a  los registros.

En la mayoría de los casos, con la gestión documental, los archivos están disponibles cuando se necesita. Si se organizan los registros bajo una política de conservación. Será más fácil dictar qué departamentos o empleados tienen acceso a los datos.

• Protección de Documentos

La mayoría de las empresas se limitan a colocar sus archivos en grandes cestas y ponerlos unos encima de otros. Ese es exactamente el tipo de factores que el sistema de gestión documental eficaz eliminará.

Mientras que los documentos en papel pueden destruirse debido a errores humanos o desastres naturales, la digitalización de documentos podrá asegurar a las organizaciones la protección de documentos.

En Frost SA, la digitalización de documentos cubre los planes de copia de seguridad, el almacenamiento y recuperación de documentos.

Es evidente, que una buena gestión documental te ayudará a la preservación de documentos y será fundamental para garantizar la protección de los archivos.

Con el establecimiento de la digitalización de documentos podrán conservarse los papeles fácilmente, por lo tanto, servirán de guía para que las empresas u organizaciones sepan el momento preciso para  deshacerse de un documento físico.

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Este proceso permite un desarrollo más rápido y eficiente en tu empresa, en cuanto al almacenamiento y recuperación de documentos será una herramienta irremplazable.

En todo el proceso de digitalización de documentos, te ofrecemos una excelente gestión documental que permitirá mejorar el acceso y la consulta de una documentación, organizada y estructurada. Sin duda, también te beneficiarás con un mecanismo que permitirá realizar esta tarea y las búsquedas pertinentes con más facilidad.

La digitalización de documentos

Para las empresas es un proceso que puede aportar mucha más trascendencia a la organización. Al margen del aumento del espacio físico por la eliminación del papel o documentos. Búsquedas ágiles y un mejor acceso a la información.

Por ende, la organización no es un fin en sí mismo, sino un medio para mejorar la gestión empresarial. Hoy en día, la digitalización no es una opción, sino una necesidad para adaptarse a la nueva realidad.

Los cambios tecnológicos, se han evidenciado en el mercado, que se reflejan en nuevos hábitos, necesidades, deseos, patrones de comunicación.

En una empresa digitalizada la fuerza laboral funciona de manera diferente a la tradicional. Se utilizan herramientas técnicas como dispositivos móviles, colaboración social y plataformas de comunicación unificada.

Son sistemas tecnológicos, lo que permite trabajar de una manera más “digital”, creando a su vez nuevas oportunidades.

Esta digitalización, ayudará a reducir el espacio por documentos físicos, mejorar su clasificación y disminuir el tiempo de consulta. Convirtiendo la información mucho más inteligible, en cualquier momento en el que se requiera, aportando beneficios vitales.

La digitalización de los documentos hace parte de una de las estrategias más importantes que se deben llevar a cabo en una empresa, ya que proveen ventajas en cuanto a la protección, conservación y control de la información. Es prácticamente aplicable a cualquier ámbito de negocio u organismo público.

Sin embargo, siempre es recomendable realizar un estudio previo mediante el que conozcamos en profundidad todos los procesos documentales existentes. Haciendo así más fácil determinar qué implementación será más beneficiosa.

La digitalización de documentos es uno de los procesos más relevantes dentro del desarrollo de sistema de gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan al interior de la empresa.

Para muchas empresas y agencias gubernamentales, la acumulación de montones de papeles en las oficinas puede causar pérdidas. Ralentiza su flujo de trabajo y no proporciona seguridad ni garantías legales.

La importancia de la digitalización de documentos

Está relacionada principalmente con nuestra contribución a la salud del planeta mediante la creación de un entorno cada vez más verde.

Además, seremos capaces de transmitir la imagen de que somos responsables con el medio ambiente y la innovación. Algo que será muy apreciado por los clientes, socios comerciales, empleados y las sociedades.

Los documentos estarán mucho más seguros y protegidos por medidas de autenticación digital y adecuadamente a salvo de inconvenientes, pérdidas, destrucciones malintencionadas o ser traspapelados.

Gracias a la gestión documental, se notará un cambio más fácil, sencillo, rápido y competente en las empresas en cuanto a los efectos del buen funcionamiento en archivos y manejo de la información.

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Las aplicaciones SaaS a veces se denominan software de gestión documental basado en web, software bajo demanda o software alojado. Cualquiera que sea el nombre, las aplicaciones SaaS se ejecutan en los servidores de un proveedor de SaaS. El proveedor gestiona el acceso a la aplicación, incluida la seguridad, la disponibilidad y el rendimiento. SaaS permite que una organización se ponga en marcha y pueda ejecutar aplicaciones con un costo inicial mínimo.

Características SaaS

Una buena manera de entender el modelo SaaS es pensar en un banco, que protege la privacidad de cada cliente mientras brinda un servicio confiable y seguro a gran escala. Todos los clientes de un banco utilizan los mismos sistemas financieros y tecnológicos, tecnología sin preocuparse de que alguien acceda a su información personal sin autorización.

Un “banco” cumple con las características clave del modelo SaaS.

Arquitectura Multiusuario

En esta herramienta  todos los usuarios y aplicaciones comparten una única infraestructura común y una base de código que se mantiene de forma centralizada.

Fácil Personalización

Debido a la configuración  en la que está diseñado SaaS, las personalizaciones son únicas para cada empresa o usuario y siempre se conservan mediante actualizaciones.

Mejor Acceso

Se pudo observar la mejoría del acceso a los datos desde cualquier dispositivo en red al tiempo que facilita la administración de privilegios, monitorea el uso de datos y garantiza que todos vean la misma información al mismo tiempo.

SaaS Aprovecha la Web del Consumidor

Con el modelo SaaS, se puede personalizar con solo apuntar y hacer clic, lo que hace que las semanas o los meses que lleva actualizar el software comercial tradicional parecen irremediablemente anticuados.

En Frost te ayudamos a la digitalización masiva de documentos. Este proceso consiste en pasar el documento físico a un formato digital. Esta transformación permite que elimines el papel de tu empresa y sea más sencillo el almacenamiento y recuperación de documentos, realizando las gestiones importantes a través de la red y guardando tus archivos en la nube.

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McShamish sobrevivió con bocadillos, bebidas y café con leche dejados por varios administradores que caminaban por la ciudad hasta el almacén a diario para agregar manualmente nuevos documentos en papel al elaborado sistema de archivo de varios pisos.

“Podía escuchar el barajado de pies y archivos, pero simplemente no podía encontrar la manera de salir”, dijo McShamish.

El CEO de la compañía, Frank Woodseye, negó las afirmaciones, diciendo que era “un montón de mentiras”.

Sin embargo, una investigación confirmó que la compañia ha estado fomentando un entorno de trabajo pesado y basado en papel durante años. La investigadora principal, Mariam Seeall, dijo: “La situación podría haberse evitado por completo si la compañía simplemente hubiera escaneado sus registros”.

Como resultado de su investigación, los reguladores del papel anunciaron hoy que los habían multado con $ 10.25 millones por no cumplir con los requisitos de mantenimiento de registros digitales.

Woodseye dice que “no tiene idea” de por qué la digitalización recibe tanto revuelo, ya que su asistente le entregó un correo electrónico impreso para su lectura. “El papel sigue siendo el futuro. Los medios afirman que la digitalización es clave. Bueno, no puedo encontrar esa clave en ninguna parte de mi máquina de escribir”, continuó.

La investigación mostró que la filosofía analógica de larga data de Woodseye ha creado un entorno de trabajo basado en papel y un modelo de negocio que va en contra de todas las mejores prácticas de gestión de la información que existen. Seeall citó ejemplos específicos de empleados que usan documentos como posavasos de bebidas y sobres enviados por correo improvisados como persianas de ventanas. Mientras recorría la oficina de la compañía, observó a una mujer usando una pila de archivos de papel para equilibrar su espejo de maquillaje mientras se aplicaba rímel. Cuando se le preguntó qué contenían los archivos, la empleada anunció con entusiasmo que no estaba segura, pero proclamó: “¿Qué truco tan genial, ¿verdad?

Quizás uno de los actos más atroces involucró a la compañía al descubrir que un empleado en realidad había estado tratando de “compostar” información confidencial en el contenedor de basura para mascotas de su vecindario durante años. No se tomó ninguna medida para resolver el problema. De hecho, el liderazgo redobló su mentalidad basada en papel después de que una encuesta de compromiso de los empleados reveló que el personal de APATT experimentó sus mayores sentimientos de alegría al tirar documentos en papel directamente a la basura.

En cuanto a McShamish, su experiencia en el archivo de registros lo ha llevado a lanzar una agresiva iniciativa de transformación digital de base en la compañía, donde todavía está empleado y ahora dirige el recién creado Departamento de Policía de Papel APATT con la ayuda de Docufree.

(Si bien la historia anterior es ficticia, los desafíos que crean los entornos de trabajo basados en papel son muy reales).

Articulo de www.docufree.com

En Frost te ayudamos a la digitalización de documentos este proceso consiste en pasar el documento físico a un formato digital. Esta transformación permite que elimines el papel de tu empresa y sea más sencillo el almacenamiento y recuperación de documentos, realizando las gestiones importantes a través de la red y guardando tus archivos en la nube.

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De esta forma, además de la contaminación que se genera en la fabricación del papel, hay que añadir la que se genera una vez que utilizamos el papel y nos deshacemos de él, generando de nuevo gastos y emisiones en transporte, desplazamiento y destrucción.

El cuidado del medio ambiente tiene un gran peso en la actualidad, la realidad es que seguimos malgastando papel. Tanto la fabricación como el uso de papel están llegando a niveles astronómicos. Por eso, hemos decidido informarnos sobre el impacto ambiental del papel y proponer una serie de consejos para ahorrar papel en la oficinas.

No es necesario explicar porque la tecnología está en un momento determinante, y no podría ser de otra forma que teniendo a su lado a otra de las protagonistas de esta década: la transformación digital. Con ella, los procesos manuales de la historia pasan a realizarse de forma digital, agilizando el trabajo y mejorando tanto la experiencia como los resultados, por ejemplo: la digitalización masiva de documentos.

Por otro lado, estos conceptos también enlazan con la creciente preocupación por el cambio climático y el cuidado del medioambiente. La realidad es que cada año, seguimos consumiendo una gran cantidad de papel y malgastando recursos al mismo tiempo que contaminamos antes, durante y después de su proceso de fabricación.

En las empresas el consumo y el desperdicio del papel está a la orden del día, donde hasta un 45% de los documentos están duplicados. Este dato nos lleva a hablar de los gastos económicos y temporales:

• Las empresas invierten una gran cantidad de dinero en los documentos que se utilizan: impresión de varias copias, tóner, mantenimiento de maquinaria, entre otros
• Las empresas invierten una gran cantidad de tiempo, ya que es más difícil localizar los archivos que deseamos en nuestra empresa, invirtiendo más de dos horas diarias en este proceso.
• Un gran coste a nivel medioambiental. Cada millón de facturas impresas implica la utilización de 10 toneladas de madera y un factor determinante como la fabricación y el tratamiento del papel, que son procesos altamente contaminantes, algo que conlleva directamente la deforestación de los pulmones de la Tierra.

La problemática con el papel comienza desde el primer momento, ya que su propia fabricación y los procesos que intervienen en ella son una enorme fuente de contaminación. Entre los puntos más relevantes en este campo se encuentran los siguientes:

• implican la pérdida de bosques y zonas verdes, destruyendo la flora de zonas específicas e influyendo directamente en el hábitat de la fauna que habita en eses lugares.
• Durante los procesos que se llevan a cabo se producen gases de efecto invernadero, nocivos para el planeta y que aceleran el cambio climático, y se contaminan tanto el aire como el agua.
• Implica el consumo de grandes cantidades de agua y de energía. De hecho, esta industria utiliza más agua por cada tonelada producida que cualquiera otra, por lo que es un hecho alarmante.
• Para su distribución es necesaria el transporte en grande escala, por lo que esto es otra fuente nueva de contaminación del aire.

Una de las soluciones para evitar el desperdicio de papel es implantar la Oficina sin Papel en tu empresa. Este concepto tiene como objetivo principal la eliminación de papel de las empresas al mismo tiempo que mejora la eficiencia, reduce los costes y cuida el medio ambiente. Dentro de esta forma de vida y de trabajo hay distintas herramientas que pueden ayudar a nuestra empresa a realizar las mismas tareas, pero sin utilizar papel, llegando incluso a mejorar la experiencia y los resultados. Las principales herramientas son las siguientes:

       Digitalización de documentos

La digitalización de documentos es el proceso en el que un documento en formato físico se convierte en uno de formato digital. Esta transformación permite que elimines el papel de tu empresa y sea mas sencillo el almacenamiento y recuperacion de documentos, realizando las gestiones importantes a través de la red y guardando tus archivos en la nube.

        Destrucción certificada de papel

Si llevas a cabo la digitalización de documentos de tu empresa o simplemente quieres deshacerte de documentos confidenciales o que no necesitas. Con esta modalidad, podrás destruir de forma certificada tus archivos y reciclarlos.

        Gestor documental de documentos

Esto permitirá que no tengas que imprimir tus documentos cada vez que necesites trabajar con ellos, reduciendo en gran medida el uso del papel. Tambien, permite que se logre una mayor eficacia y economía en la explotación y gestión de los archivos.

Si tienes una empresa, esperamos que las herramientas y las opciones que te proponemos sean de tu interés. También cabe destacar que todas ellas se adaptan perfectamente a cualquier empresa, independientemente de su tamaño y su sector. Si estás interesado o tienes alguna duda sobre el funcionamiento de alguna de ellas, no dudes contactarnos

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