¿Qué es Gestión Documental?
La gestión documental es el conjunto de acciones que buscan garantizar la organización, el control y el acceso objetivo a los documentos de una empresa o entidad.
De este propósito se desprende, entre otras cosas, la necesidad de contar con el compromiso de implementar eficazmente estándares y buenas prácticas en la administración de los documentos y, de esta manera, lograr una efectiva preservación de los archivos que conforman la memoria institucional de una organización.
Para expertos en el tema como Egan (1998), la tarea de administrar toda la información requerida para diseñar y construir el archivo documental de una organización representa un gran desafío. Por ello, en la búsqueda de suplir la necesidad de optimización y productividad de las empresas, se han propuesto soluciones basadas en la práctica de la documentación actual (Björk, 2002), tales como la adopción de documentos electrónicos mediante la implementación de sistemas de gestión electrónica de documentos (EDM).
A este respecto, los sistemas de gestión de documentos electrónicos tienen como objetivo esencial facilitar la gestión de la información de una empresa, organización o entidad.
¿Qué es un Documento?
En la jerga cotidiana, el término documento hace referencia a un soporte de información, generalmente en papel, que contiene información escrita con datos susceptibles de ser empleados para un fin específico (RAE, 2023). En concordancia con lo que afirma Löwnertz (1998) la idea central de un documento suele ser que pueda transferirse, almacenarse y manejarse fácilmente como una unidad.
Por ello, es ideal que los documentos que se manejan en el mundo empresarial se produzcan y almacenen como archivos informáticos, dado que esto facilita su transferencia, la interacción con el documento que se requiera y, además, facilita la interoperabilidad.
¿Por qué es importante un Sistema de Gestion Documental?
Como consecuencia de lo anterior, el uso de un sistema de gestión documental es considerado un método muy sofisticado en la actualidad, en la medida en la que dichos sistemas permiten almacenar la información en un servidor web para que los usuarios interactúen con este depósito mediante navegadores web estándar o interfaces construidas con otros software.
Cabe destacar que, además de las capacidades básicas que provee la administración de archivos de manera digital, los sistemas EDM se caracterizan por contener características relacionadas con la clasificación, el ciclo de vida y el control de versiones de los documentos.
Conclusión
Finalmente, a partir de los sistemas de gestión documental es posible diferenciar entre el contenido relevante y el secundario de un documento. Por lo demás, esta información secundaria es la que permite a los sistemas de gestión buscar, recuperar y abrir documentos. A los datos segmentados mediante este procedimiento generalmente se le conoce como metadatos, los cuales, en el entorno digital actual, son indudablemente adecuados para el almacenamiento de la información en bases de datos que facilitan su búsqueda.
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